Características del control efectivo
Está claro que la eficacia del control depende no sólo del comportamiento de las personas. Para que el control cumpla su tarea principal (contribuir al logro de los objetivos de la organización), debe tener una serie de características.
Carácter estratégico
El control efectivo debe ser de naturaleza estratégica, es decir, reflejar y respaldar las prioridades generales de la organización. El hecho de que sea relativamente difícil evaluar o medir cuantitativamente un tipo particular de actividad no debería convertirse en ningún caso en un criterio para decidir si se debe introducir este mecanismo de control, a menos, por supuesto, que esté justificado desde un punto de vista económico. Las actividades que no son de importancia estratégica deben medirse con poca frecuencia y las desviaciones no pueden informarse a nadie hasta que se vuelvan graves. El control absoluto sobre operaciones menores no tiene sentido y sólo distrae la atención de objetivos más importantes.
Pero si tal o cual actividad, desde el punto de vista de la gestión, es de importancia estratégica, entonces el control sobre ella es obligatorio, incluso si es muy difícil cambiarla y evaluarla. Está claro que las áreas de control primario y más estricto serán diferentes en diferentes empresas, pero cualquier organización necesita un sistema de control eficaz.
Centrarse en los resultados
El objetivo final del proceso de control no es recopilar información, establecer estándares e identificar problemas, sino lograr las metas organizacionales. La medición y la presentación de informes son necesarios sólo como medio para lograrlos. Para que los controles sean eficaces, la dirección debe tener cuidado de garantizar que estos controles explícitos no se vuelvan más importantes que los verdaderos objetivos de la organización. Por ejemplo, sería una tontería despedir a su mejor agente de ventas si constantemente llega tarde con los informes.
Además, no tiene sentido afirmar que un sistema de control apunta a resultados específicos si no se logran los objetivos reales. De nada sirve, por ejemplo, disponer de información amplia y precisa sobre determinadas deficiencias si no se utiliza para medidas correctoras adecuadas. Esto significa que la información sólo será significativa para el control cuando llegue a aquellas personas que tienen suficiente autoridad para implementar los cambios apropiados. Si el mecanismo de control no funciona, la razón más frecuente es que no sea una estructura de poder imperfecta, sino el mecanismo de medición. Por lo tanto, el control eficaz debe integrarse con otras funciones de gestión.
En general, el proceso de control se considera eficaz sólo si la organización realmente logra las metas deseadas y es capaz de formular nuevas metas que le permitan sobrevivir en el futuro.
Correspondencia
El control efectivo debe corresponder necesariamente al tipo de actividad controlada con su ayuda. Debe medir y evaluar objetivamente lo que realmente importa. Es más probable que los controles inadecuados enmascaren el problema que lo identifiquen.
No hace tanto tiempo Hewlett Packard descubrió que los nuevos procedimientos de fabricación hacían inadecuados sus métodos tradicionales de control de costes. Hasta 1983, la empresa controlaba la producción de placas de circuito impreso mediante un sistema de órdenes de trabajo. En 1983, la empresa pasó a la "fabricación de ciclos repetitivos", que se caracteriza por la producción, procesamiento y montaje de grandes volúmenes de productos estandarizados. Uno de los principales requisitos de este proceso es que para asegurar su continuidad, se redistribuyen constantemente trabajadores y materiales entre diferentes órdenes. Desafortunadamente, este requisito socavó todos los intentos de controlar los costos de producción a la antigua usanza mediante órdenes de trabajo. Los costos se estimaron de manera muy inexacta y los trabajadores, gerentes y contadores se sintieron cada vez más frustrados por su incapacidad para rastrear los costos reales de cualquier pedido determinado. Como resultado, la empresa tuvo que mejorar su sistema de control de costos, incluido el abandono de la clasificación del costo de la mano de obra "viva" como una categoría de costos separada.
Oportunidad
El control efectivo debe ser oportuno. Esto no significa una alta velocidad del proceso de control ni una alta frecuencia de las actividades de control, sino que el intervalo de tiempo entre la medición y la evaluación debe corresponder al fenómeno controlado. El intervalo de tiempo más apropiado está determinado por factores como el marco temporal de la línea de base, la tasa de cambio y el costo de la medición y la presentación de informes.
Una tienda minorista, por ejemplo, puede necesitar información de inventario semanal relativamente precisa para asegurarse de tener suficiente inventario. Pero un inventario completo de las mercancías en el almacén para evaluar las pérdidas por robo no debe realizarse más de una vez por trimestre.
Además, el objetivo principal del control es eliminar las deficiencias de desempeño antes de que se vuelvan graves. Por lo tanto, un sistema de control eficaz es aquel que proporciona la información adecuada a las personas adecuadas antes de que se produzca una crisis.
Flexibilidad
Si se pudieran predecir acontecimientos inesperados, el control sería innecesario. Los controles, al igual que los planes, deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los cambios actuales. Los cambios menores en los planes generalmente no requieren cambios importantes en el sistema de control. Por ejemplo, una empresa que produce cien tipos de productos debería utilizar métodos de control de inventario que sean aplicables a cambios bastante grandes en sus volúmenes. Sin suficiente flexibilidad, el sistema de control será inaceptable en las situaciones para las que fue creado. Por lo tanto, si surge inesperadamente un nuevo factor de costos, causado, por ejemplo, por la necesidad de adaptarse a una nueva ley, entonces el sistema de control de la empresa no podrá monitorear efectivamente sus costos hasta que este factor se introduzca en el sistema.
Sencillez
Como regla general, el sistema de control más eficaz es aquel que resulta más fácil de utilizar para resolver los problemas para los que está destinado. Los métodos de control más sencillos requieren menos esfuerzo y son más económicos. Pero lo más importante es que si un sistema de control es innecesariamente complejo y las personas que interactúan con él no lo entienden ni lo apoyan, entonces simplemente no puede ser eficaz. La excesiva complejidad conduce a la confusión, y la confusión es sinónimo de falta de control. Se debe crear un sistema de control eficaz teniendo en cuenta las necesidades y capacidades de las personas que lo implementan e interactúan con él.
Hay muchos ejemplos en los que las organizaciones han gastado enormes cantidades de dinero en la creación de sistemas de control altamente complejos, que, sin embargo, nunca se utilizaron porque eran demasiado complejos para quienes tenían que implementarlos.
Económico
Las organizaciones rara vez se esfuerzan por alcanzar la excelencia en el control porque este último nivel de mejora tiende a requerir una cantidad desproporcionada de esfuerzo y gasto. Por ejemplo, el número de envíos de mercancías de una empresa media no suele ser muy grande. Sin embargo, a menos que el envío recibido sea particularmente valioso o sea muy fácil de inspeccionar, marcar cada casilla probablemente le costará a la empresa mucho más que si simplemente aceptara el envío y contabilizara las posibles pérdidas.
No debe olvidarse que cualquier costo para una organización debería resultar en un aumento de sus beneficios. Deberían acercarla a sus objetivos. Por lo tanto, si los costos totales de un sistema de control exceden sus beneficios, se debe abandonarlo o introducir controles menos estrictos. En general, dado que hay muchos costos ocultos asociados con el control, como el tiempo invertido y la desviación de esfuerzos que podrían dedicarse a otras tareas, para que el control sea económicamente justificable, su relación costo-beneficio debe ser bastante baja.
Por supuesto, para evaluar correctamente esta relación, es necesario tener en cuenta no sólo el efecto del control a corto plazo, sino también a largo plazo. En general, si existe una regla clara de control, es que cualquier control que cueste más que su contribución al logro de los objetivos conduce no a un mejor control de la situación, sino a la elección del camino equivocado (otro sinónimo de falta de control). ).
Control encendido nivel internacional
Si una organización hace negocios en el extranjero, la función de control se vuelve aún más compleja. Al acceder al nivel internacional, el número de objetivos de la empresa aumenta significativamente y el control se vuelve una tarea más difícil. Los gerentes tienen que establecer estándares, medir resultados y tomar acciones correctivas no sólo para sus negocios en el país sino también en el extranjero. Está claro que cuantos más países opera una empresa, más difícil le resulta ejercer la función de control.
Esta tarea se complica aún más por los problemas de comunicación entre la empresa matriz y las filiales. Surgen debido a la distancia geográfica y las barreras lingüísticas y culturales. Por ejemplo, estilo americano El control consiste en seleccionar a las personas adecuadas y hacerlas responsables del logro de objetivos y la implementación de programas, y en México la responsabilidad se percibe como algo fatalista. Al decirle a un colega mexicano en México que él es personalmente responsable del fracaso del proyecto, el director estadounidense lo estaría insultando gravemente. Además, según el profesor A. Phatak, “en algunas culturas, los informes detallados inherentes a los sistemas de gestión con control estricto son simplemente inaceptables”.
Los gerentes que operan internacionalmente pueden aprovechar diferentes técnicas de control que utilizan sus contrapartes en el mercado interno: 1) celebrar reuniones periódicas en la oficina central con la participación de personal de sucursales extranjeras; 2) organizar viajes de ejecutivos de corporaciones a sucursales en el extranjero; 3) enviar gerentes de su propio país a trabajar en sucursales extranjeras; 4) exigir que las sucursales extranjeras presenten informes detallados sobre áreas individuales de actividad a la oficina central; 5) realizar periódicamente actividades en el marco del control presupuestario y financiero.
EN ITT, por ejemplo, en la sede de Nueva York, se llevan a cabo reuniones mensuales para gerentes de todas las sucursales, tanto rentables como no rentables. Discuten los informes de estas divisiones, que contienen información sobre ventas, ganancias, retorno de la inversión, etc. Además, los gerentes deben informar sobre los problemas actuales y potenciales de sus divisiones, ser capaces de explicar sus razones y decir cómo pretenden resolverlos. a ellos.
Sin embargo, hay que recordar que al analizar el desempeño de las sucursales en el extranjero, el director de la sucursal sólo puede ser considerado responsable de lo que puede controlar. Por ejemplo, si resulta que la razón principal del mal desempeño de una subsidiaria es la acción del gobierno, entonces el gerente no debe ser considerado responsable del fracaso porque ese factor está fuera de su control. Por otra parte, si se pudiera predecir la influencia de tales factores, no se debería eximir de responsabilidad al directivo. Si se podría haber abordado una tendencia pero no se hizo, puede valer la pena modificar el sistema de planificación de la filial extranjera para tener en cuenta las tendencias que probablemente afecten sus operaciones.
Finalmente, las empresas multinacionales, al igual que las que operan en casa, deben utilizar controles tanto financieros como no financieros: participación de mercado, productividad, imagen de la empresa en el país y la comunidad local, moral, relaciones con los sindicatos y con el gobierno anfitrión.
Del libro Control y auditoría: notas de clase. autor Ivanova Elena Leonidovna6. Características del control efectivo La primera y principal condición para la efectividad del control financiero es proporcionar acceso a cualquier información necesaria sobre el estado real o acción del objeto controlado. Para ello, las oficinas deberán contar con: 1) el derecho
Del libro Control y Auditoría. autor Ivanova Elena Leonidovna4. Características del control efectivo La primera y principal condición para la efectividad del control financiero es proporcionar acceso a cualquier información necesaria sobre el estado real o acción del objeto controlado. Para ello, las oficinas deberán contar con: 1) el derecho
Del libro Maestro de Ventas. manual de autoinstrucciones autor Shevchuk Denis AlexandrovichBLOQUE 7. Medios de comunicación eficaz Resultado previsto: aumentar la eficiencia del proceso de negociación con los clientes y ampliar la base de clientes. Una vez que se haya familiarizado con las etapas de la comunicación empresarial con los clientes, consideraremos qué medios puede utilizar.
Del libro Historia del pensamiento económico [Curso de conferencias] autor Agapova Irina Ivanovna1. La teoría de la demanda efectiva Como ya sabemos, desde los años 70 del siglo XIX, el enfoque microeconómico ha dominado en la teoría económica. La entidad económica (consumidor o empresa) que maximiza su beneficio se sitúa en el centro del análisis.
Del libro Conceptos básicos de la gestión de pequeñas empresas en la industria de la peluquería. autor Mysin Alexander AnatolievichUn gerente es un organizador de una gestión eficaz. Hay cinco operaciones básicas en el trabajo de todo gerente. Su resultado es la integración de recursos para lograr los objetivos establecidos. Primero, el gerente determina cuáles deben ser los objetivos y establece tareas específicas.
Del libro Finanzas y Crédito. autor Shevchuk Denis Alexandrovich58. La esencia del control financiero. Propósito, objetivos y papel del control financiero en una economía de mercado El control financiero (FC) es la actividad de organismos estatales y no estatales dotados de poderes que se lleva a cabo en formas especiales y mediante métodos especiales.
Del libro CIO nuevo líder. Establecer metas y alcanzar metas por Kitsis EllenSeis dimensiones de un liderazgo de TI eficaz Existen muchas leyendas y especulaciones sobre el buen liderazgo. Para llegar al fondo de lo que realmente separa lo bueno de lo promedio y lo malo en el liderazgo de TI, colaboramos con representantes de 250 empresas en un estudio.
Del libro En la cima de la oportunidad. Reglas para la efectividad de los profesionales. por Robert PosenEl secreto para reuniones efectivas Si ha aprendido cómo cancelar, evitar y acortar reuniones, intente mejorar la eficiencia de aquellas a las que debe asistir. En mesa La Figura 6 muestra cinco reglas clave para reuniones efectivas y sus posibles consecuencias.
Del libro Teoría general del empleo, el interés y el dinero. autor Keynes John MaynardCAPÍTULO 3. El principio de demanda efectiva IPara empezar, debemos introducir varios conceptos, cuyo significado exacto se revelará más adelante. Supongamos que el período de tiempo considerado, el estado del equipo, la disponibilidad de efectivo recursos laborales y nivel de costos
Del libro MBA en tu bolsillo: una guía práctica para desarrollar habilidades de gestión clave por Pearson BarryCapítulo 9 El arte de la comunicación eficaz Correspondencia eficaz Evite escribir siempre que sea posible: - no escriba simplemente para confirmar o reconocer - llame en lugar de enviar un mensaje de texto - escriba su respuesta directamente en los memorandos;
Del libro Cómo innovar. por Prater-CharlesDesignación de un facilitador eficaz Cada grupo o equipo al que se le asigna la tarea de resolver problemas en una sesión creativa requiere un facilitador capacitado para guiar el proceso. EN
Del libro La práctica de la gestión de recursos humanos. autor michael armstrongCONDICIONES PARA UN APRENDIZAJE EFECTIVO Las condiciones necesarias para que el aprendizaje sea eficaz se formulan en las teorías y conceptos de aprendizaje esbozados en el capítulo. 37. Ahora pasamos a detalles más detallados.
Del libro El método McKinsey. Utilizar técnicas de consultores estratégicos líderes para resolver problemas personales y comerciales. por Rasiel EthanTres principios de un mensaje eficaz Un mensaje empresarial bien redactado tiene tres características distintivas: brevedad, exhaustividad y estructura. Estos rasgos deben estar presentes en cada mensaje que envíe si desea que su destinatario
Del libro El método Silva. El arte de la gestión por Silva José Del libro Gestión de Riesgos, Auditoría y Control Interno. autor Filatov Alexander Alexandrovich1. El concepto de gestión eficaz de riesgos Todas las empresas se enfrentan a la incertidumbre todos los días. Las fluctuaciones en los mercados financieros, los cambios en el costo de los recursos clave, la aparición de nuevos competidores, los cambios políticos: cada evento está plagado de consecuencias positivas o
Del libro MBA en 10 días. Los programas más importantes de las principales escuelas de negocios del mundo autor Stephen SilbigerHipótesis del mercado eficiente La línea de mercado de valores supone la presencia de operaciones rentables. Sin embargo, surge una pregunta lógica: "Si el mercado es eficiente, ¿de dónde vienen los bienes a precios reducidos?" La hipótesis del mercado eficiente establece que el mercado en diferentes
El control, sin el cual ninguna organización puede funcionar con éxito actualmente, resuelve varios problemas en el sistema de gestión.
En primer lugar, permite detectar de antemano en el entorno interno o externo de una organización factores que pueden tener un impacto significativo en sus actividades, prepararse según sea necesario y responder a ellos de manera oportuna. También ayuda a rastrear tendencias insuficientemente definidas en el desarrollo de la organización, su dirección y profundidad, y a crear planes más razonables y confiables.
En segundo lugar, El control ayuda a identificar rápidamente violaciones y fallas, errores y pifias que son inevitables en el trabajo de cualquier organización y a tomar rápidamente las medidas necesarias para eliminarlos.
Tercero, los resultados del control sirven como base para evaluar los resultados de las actividades de la organización, el trabajo del personal durante un período determinado, la eficacia y confiabilidad del sistema de gestión.
Por cuartos, El control le permite corregir el estado actual de las cosas y crear las condiciones previas necesarias para la estimulación.
El control moderno no tiene como objetivo corregir, sino prevenir errores, lo cual es mucho más económico. Por lo tanto, representa un elemento integral del proceso de planificación en todas sus etapas.
El control eficaz también debe estar vinculado a cambios en la estructura de la organización y su sistema de gestión, por lo que un requisito importante para ello es la flexibilidad y adaptabilidad a las condiciones cambiantes.
El control debe ser oportuno y permitir eliminar las violaciones antes de que alcancen proporciones peligrosas; de lo contrario, siempre llegará tarde y será inútil en la práctica.
Dado que el control no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr un objetivo, debe servir como condición para aumentar la eficiencia empresarial y, por tanto, ser económico (los beneficios generados deben superar los costos). Esto se garantiza mediante la optimización de todos los costes asociados al control (por ejemplo, medios tecnicos, recopilación, procesamiento y almacenamiento de información, etc.). La falta de efecto económico del control indica que no aumenta el grado de control de la situación real por parte de la dirección, además, dirige sus acciones por el camino equivocado.
El control efectivo es individualizado, dirigido a procesos y resultados específicos, y requiere tener en cuenta las cualidades personales de las personas, su posición y sus conexiones en el equipo.
El control debe corresponder a la naturaleza de su objeto y su finalidad debe ser comprensible. Se debe demostrar al empleado que no es su personalidad la que se controla, sino sus actividades de producción, y que esto se hace de manera objetiva. Por tanto, no es apropiado utilizar métodos de control que la gente rechace.
Conviene evitar un control excesivo sobre ellos, sobre todo por desconfianza, porque aparte de un despilfarro de dinero y emociones innecesarias, esto no aporta nada. Por otro lado, un control débil, y más aún la falta de control, son un signo de la actitud indiferente de la dirección hacia las personas y los asuntos de la organización.
Hay que tener en cuenta que la oportunidad de volver a hablar con el director, establecer un estrecho contacto con él y discutir todo tipo de problemas corresponde al deseo de la mayoría de los artistas.
Un líder para quien el control, junto con la planificación, es la principal responsabilidad oficial, debe mostrar preocupación por las personas durante su implementación y recompensarlas por cualquier resultado positivo. Esto estimula el crecimiento de la productividad y el deseo de superación personal.
Por supuesto, el comportamiento de las personas no es el único factor que determina la eficacia del control. Para que el control cumpla su verdadera tarea, es decir Asegurar el logro de los objetivos de la organización, debe tener varias propiedades importantes: enfoque estratégico, orientado a resultados, relevante, oportuno, flexible y simple, rentable.
Para que sea eficaz, el control debe ser de naturaleza estratégica, es decir, Reflejar y apoyar las prioridades generales de la organización. La dificultad relativa de cuantificar una actividad o medir su eficacia sobre una base costo-beneficio nunca debería servir como criterio para decidir si se introduce un mecanismo de control. Las actividades en áreas que no son de importancia estratégica deben medirse con poca frecuencia y es posible que no se informen los resultados hasta que las variaciones se vuelvan inusualmente grandes. El control absoluto sobre las operaciones rutinarias (como los gastos menores) no tiene sentido y sólo desviará fuerzas de objetivos más importantes.
El objetivo final del control no es recopilar información, establecer estándares e identificar problemas, sino resolver los problemas que enfrenta la organización. Realizar mediciones y comunicar sus resultados es importante sólo como medio para lograr este objetivo. El control puede considerarse eficaz sólo cuando la organización realmente logra los objetivos deseados y es capaz de formular nuevos objetivos que aseguren su supervivencia en el futuro.
Para ser eficaces, los controles deben ser adecuados al tipo de actividad. Debe medir y evaluar objetivamente lo que realmente importa. Un mecanismo de control inadecuado puede enmascarar información crítica en lugar de capturarla.
Para ser eficaz, el control debe ser oportuno. La oportunidad del control no reside en la velocidad o frecuencia excepcionalmente alta de su implementación, sino en el intervalo de tiempo entre mediciones o evaluaciones que corresponda adecuadamente al fenómeno que se está monitoreando. El intervalo de tiempo más apropiado de este tipo se determina teniendo en cuenta el marco temporal del plan maestro, la tasa de cambio y el costo de tomar mediciones y difundir los resultados.
Además, el objetivo más importante del control sigue siendo la eliminación de las desviaciones antes de que se vuelvan graves. Por lo tanto, un sistema de control eficaz es aquel que hace llegar la información correcta a las personas adecuadas antes de que se desarrolle una crisis.
Si se puede predecir algo inesperado, entonces el control se vuelve innecesario. El control, al igual que los planes, debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios. Los cambios menores en los planes rara vez requieren cambios importantes en el sistema de control.
Por regla general, el control más eficaz es el más sencillo en cuanto a los fines a los que está destinado. Los métodos de control más sencillos requieren menos esfuerzo y son más económicos. Pero lo más importante es que si el sistema de control es demasiado complejo y las personas que interactúan con él no lo entienden ni lo apoyan, entonces dicho sistema de control no puede ser eficaz. La excesiva complejidad conduce al desorden, que es sinónimo de pérdida de control. Para ser eficaz, el control debe coincidir con las necesidades y capacidades de las personas que interactúan con el sistema de control y lo implementan.
Es muy raro esforzarse por lograr la perfección total en el trabajo de una organización a través del control, ya que las mejoras progresivas y las mejoras en las últimas etapas requieren una cantidad desproporcionada de esfuerzo y dinero. Nunca debemos olvidar que todos los gastos en los que incurre una organización deben conducir a un aumento de sus beneficios e ingresos. Los gastos deberían acercar a la organización a sus objetivos. Por lo tanto, si el costo total de un sistema de control excede los beneficios que genera, es mejor que la organización no utilice el sistema de control en absoluto o introduzca controles menos rigurosos. En general, dado que el control esconde muchos costos secundarios, como el costo del tiempo de trabajo y el desvío de recursos que podrían gastarse en resolver otros problemas, para que el control esté económicamente justificado, su relación costo-beneficio La proporción debería ser bastante baja.
Si existe una regla estricta y rápida de control, es, en primer lugar, que cualquier control que cueste más de lo que logrará en el logro de objetivos no mejora el control sobre la situación, sino que dirige el trabajo por el camino equivocado, que es Otro sinónimo de pérdida de control.
Si no te fijas ninguna meta en la vida y vives por inercia, es decir Como una barcaza a la deriva en el mar, resulta imposible hablar de su eficacia. Si usted es una persona activa y ambiciosa con metas elevadas, entonces la discusión, la evaluación y el desarrollo de su efectividad personal se convierten en un asunto significativo y necesario.
Entrena tu cerebro con diversión
Desarrolla la memoria, la atención y el pensamiento con entrenadores online.
COMENZAR A DESARROLLARLa eficiencia ideal es la capacidad de realizar transiciones instantáneas desde estado actual a lo que quieres.
Antes de responder a la pregunta de cómo ser más eficaz, es necesario determinar el nivel inicial de eficacia personal. ¿Conozco bien mis objetivos? ¿Tengo suficientes recursos? ¿Qué tan rápido logro mis objetivos? ¿Estoy satisfecho con el resultado de mi trabajo, etc.? Califícalo en una escala de 10 puntos. Aumentar la eficiencia sólo es posible sabiendo dónde se encuentra. Bajo ningún concepto recurras a opiniones ajenas, hazlo tú mismo.
Métodos para aumentar la eficacia personal.
Entonces. encontramos que la efectividad personal depende de las metas personales, los recursos y el resultado final. Ahora hablemos de esto con más detalle y descubramos qué métodos existen para ser más efectivos en la vida.
Metas personales
Sueños
Creo que este es el punto más difícil. ¡Por eso es el primero! Mirando a la mayoría de las personas, podemos decir que están "durmiendo" porque ya dejaron de soñar en la infancia. Crecieron y simplemente se quedaron dormidos. La vida está vacía: trabajo-casa-trabajo-pensión-muerte. Tener sueños significa llenar tu vida de algún significado. Soñar es una habilidad muy importante en la vida en la que debes trabajar constantemente.
Necesitas desear algo constantemente y hacerte varias preguntas. ¿Quién soy? ¿Qué es importante para mí en esta vida? ¿Cómo puedo ser útil al mundo? En base a esto, aparecerá una visión de una vida en la que serás exitoso y feliz. Este es tu punto B seguro, hacia el cual continuarás tu camino. Con este fin o también llamado tablero de visión, para ver hacia dónde te diriges.
Objetivos
No querrás trabajar para tu tío toda tu vida hasta la jubilación. Por eso, profundiza constantemente en tu interior y escucha tus deseos, en base a tus valores de vida. Siempre debes ser el capitán de un barco que tenga una ruta para aterrizar en la costa requerida. Y tus objetivos te permitirán comprender cómo nadar de manera más eficiente.
Asegúrate de que tu vida no esté sin rumbo. Para ello, crea una meta que marcará metas para el próximo mes, año, 3 y 5 años. Es necesario revisarlos todos los días. De esta manera estarás muy concentrado en lograrlos y tu cerebro buscará constantemente la manera de solucionarlos. Recuerde, las metas que no están escritas en un papel son solo deseos.
Planificación
A continuación, cada objetivo requiere un plan claro para lograrlo. ¿Qué es un plan? Se trata de dividir un objetivo grande en otros más pequeños. Si miramos constantemente el objetivo principal y nos vemos avanzando hacia él a baja velocidad, lo más probable es que lo abandonemos. Y los objetivos más pequeños en el centro del grande te ayudan a ver el resultado del movimiento.
Es necesario un plan para garantizar que el siguiente paso sea el correcto. Las habilidades de planificación deben desarrollarse constantemente, porque... Te ayudará enormemente a ser más eficaz a la hora de alcanzar grandes objetivos. Planifique todos los días, ya sea por la tarde o por la mañana. Te resultará más cómodo.
Administracion de recursos
Energía
El principal recurso que debes monitorear constantemente es tu energía. Además, se presenta en 4 tipos: físico, emocional, mental y espiritual. Todos estos tanques deben llenarse a lo largo del día. Debes entender que la fuente más importante de todo eres tú mismo. Si no tienes recursos, ¿cómo puedes lograr algo en la vida? Por eso, cuida tu salud todos los días: haz ejercicio regularmente, come comida sana, saber relajarse a tiempo, etc.
Tiempo
Falta de tiempo y vida constante en fuga, así es como vive la mayoría de la gente ahora. No tengo tiempo: la excusa más común para los "idiotas vagos" que pierden el tiempo. Si prestas atención a las personas exitosas, siempre tienen suficiente tiempo. ¿Por qué pasó esto? ¿Quizás tengan alguna hora extra de 25? No precisamente. Simplemente saben cómo gestionar el segundo recurso más importante: el tiempo.
Necesitará aprender técnicas de gestión del tiempo o, en otras palabras, gestión del tiempo. La gestión eficaz del tiempo le abrirá oportunidades que ni siquiera puede imaginar. Esto le permitirá no sólo trabajar mucho, sino también, lo más importante, hacer muchas cosas. Cuando empieces a gestionar tu tiempo te darás cuenta de que no es lo mismo en absoluto.
Habilidades
Nuevos conocimientos y habilidades que tendrás que convertir en habilidades te ayudarán a ser eficaz. La lectura es, por supuesto, muy útil, pero no debes olvidar aplicar todos los conocimientos adquiridos en la vida, de lo contrario sólo será conocimiento en tu cabeza. El conocimiento es un recurso muy poderoso que debe actualizarse constantemente, porque... el tiempo no se detiene y el mundo es propiedad de quien posee la información.
Relación
No tengas cien rublos, pero ten cien amigos. Este proverbio tiene un significado muy profundo. Las relaciones son otro recurso importante que le ayudará a ser eficaz en el logro de sus objetivos. Además, debes comenzar con tu relación contigo mismo, es decir. aprende a amarte a ti mismo. Luego, establezca las relaciones adecuadas con los padres, la familia y los niños. Y luego con sus amigos, conocidos, personas de ideas afines y socios comerciales. Habilidades muy importantes aquí serán la capacidad de hacer nuevas conexiones, poder inspirar, formar un equipo y poder delegar tareas menos importantes.
Dinero
Un recurso no menos importante que todos los demás. Vivimos en un mundo donde manda el dinero y todavía no podemos escapar de él. Por lo tanto, es necesario aprender a administrar el dinero o aprender todos los conceptos básicos de la educación financiera para poder ganar, ahorrar e invertir dinero, aumentando así sus activos y reduciendo sus pasivos. Cada persona necesita tener al menos 3 buenas fuentes de ingresos para poder vivir cómodamente y no temer por su futuro.
Seguimiento de resultados
El último paso necesario para determinar su eficacia es realizar un seguimiento del resultado. Hay un resultado: hay movimiento. Hay movimiento, hay cumplimiento de la meta. Todas las noches pregúntese: "¿Fui eficaz hoy?" Y anota tus pensamientos en un diario, para luego poder leerlos y analizarlos, trabajar en los errores y ver los lugares en los que necesitas esforzarte más para ser más eficaz.
Conclusión
Aumentar la eficacia personal no sólo acelera el proceso de consecución de tus objetivos, sino que también te permite alcanzarlos más rápido que otras personas, lo que te hace mucho más notorio. Esto aumenta su competitividad, lo que le permite acceder a nuevos y mejores recursos para alcanzar sus nuevos y ambiciosos objetivos aún más rápido. También podemos decir que ser eficaz significa trabajar cada minuto para mejorar tu eficacia personal.
La eficacia del control depende de los siguientes factores:
Objetividad de criterios y estándares;
Información de alta calidad sobre el estado de los objetos y procesos controlados;
Comunicación bidireccional entre empleados de los órganos de control y personas cuyas actividades se controlan;
Para evitar una estrecha vigilancia;
Utilizar métodos de incentivos materiales para el cumplimiento de los criterios establecidos y el logro de los resultados planificados.
No menos importante es el funcionamiento eficaz del sistema de información y control de gestión, un sistema formalizado para preparar la información necesaria para la toma de decisiones de gestión. Debe contener información sobre los estados preliminares, actuales y futuros de los procesos u objetos controlados. Su funcionamiento debe basarse en el uso de tecnologías modernas. equipo de computadora, tecnologías.
Para que el control cumpla su tarea, es decir, asegurar el logro de los objetivos de la organización, debe tener varias propiedades importantes. Consideremos estas propiedades con más detalle.
1. Enfoque estratégico de control.
Para ser eficaz, el control debe ser estratégico, es decir, reflejar y respaldar las prioridades generales de la organización. El control debe proporcionar al gerente información suficiente para tomar decisiones estratégicas. Pero un aumento en la cantidad de información crea el efecto de "desordenar el cerebro" del gerente. Si la alta dirección cree que ciertas actividades tienen un propósito estratégico, entonces se debe establecer control en cada una de esas áreas, incluso si estas actividades no pueden medirse. Por supuesto, las áreas específicas en diferentes organizaciones serán diferentes, pero todas las organizaciones necesitan sistemas de control eficaces.
2. Orientado a los resultados.
El objetivo final del control no es recopilar información, establecer estándares e identificar problemas, sino resolver los problemas que enfrenta la organización. Tomar mediciones y comunicar sus resultados sólo es importante como medio para lograr este fin. Para que los controles sean efectivos, se debe tener cuidado de garantizar que estos controles no se vuelvan más importantes que los verdaderos objetivos de la organización.
Además, no tiene sentido afirmar que un sistema de control tiene como objetivo obtener resultados específicos si en realidad no puede lograrlos. De nada sirve disponer de información precisa sobre las diversas desviaciones de los objetivos previstos si esta información no se utiliza para adoptar las medidas correctivas necesarias. Esto significa que la información sobre los resultados del control es necesaria sólo cuando se trata de aquellas personas que tienen derecho a influir en el curso del proceso que se está controlando. Cuando el mecanismo de control falla, lo más probable es que la razón sea la necesidad de mejorar las estructuras de derechos y responsabilidades, más que el procedimiento de medición. Por tanto, para ser eficaz, el control debe integrarse con otras funciones de gestión.
Por lo tanto, el control será efectivo solo cuando la organización haya logrado realmente los objetivos previstos y pueda formular nuevos objetivos que aseguren su existencia en el futuro.
3. Apto para el caso
Para eso, Para ser eficaces, los controles deben ser apropiados para el tipo de actividad que se controla. Debe medir y evaluar objetivamente lo que realmente importa. Un mecanismo de control inadecuado puede enmascarar información crítica en lugar de capturarla. Por ejemplo, está socialmente aceptado evaluar la eficacia del comercio estableciendo una cuota determinada y comparando con ella el volumen de ventas real. Pero esto puede provocar grandes pérdidas, ya que, de hecho, el éxito no está determinado por el volumen de ventas, sino por el nivel de ingresos. Muchos factores pueden hacer que se cumplan las cuotas mientras que el rendimiento comercial es realmente bajo. Por ejemplo, una empresa puede ofrecer un descuento demasiado alto o demasiado servicio posventa para conseguir nuevos pedidos, o los precios pueden aumentar debido a la inflación. En tales situaciones, la empresa perderá dinero con cada venta en lugar de ganarlo.
Hewlett-Packard hasta 1983 utilizó un sistema de pedido por pieza para controlar los costos en la producción de placas de circuito impreso y circuitos integrados. En 1983, la empresa pasó a una producción de ciclo repetitivo, en la que se fabricaba, procesaba y ensamblaba una gran cantidad de productos estándar. Uno de los aspectos clave de estos procesos de producción en masa es que los trabajadores y los materiales se redistribuyen continuamente entre pedidos individuales para respaldarlos. Desafortunadamente, este requisito frustró los intentos de determinar y controlar los costos de producción de cada pedido bajo el sistema de pedido por pieza. Los costos determinados de esta manera eran muy inexactos y los trabajadores, gerentes y contadores estaban confundidos por la incapacidad de determinar los costos reales de producir un pedido en particular. Se tuvieron que realizar algunas mejoras al sistema de control de costos (incluida la eliminación del costo de la vida laboral como una categoría separada de gastos) antes de que el sistema volviera a ser utilizable.
4. Especificidad del control
La información sobre los resultados del control es importante para las personas que toman decisiones y acciones apropiadas en relación con el objeto de control. Por ejemplo, no debe informar al jefe de contabilidad sobre violaciones en la tecnología de fabricación de productos. Las conclusiones de los controladores expertos pueden contener conceptos que son incomprensibles para el gerente, pero que ciertos especialistas comprenden bien. Para ello, es necesario adaptar los resultados del control a la personalidad del directivo.
5. Oportunidad del control
Para ser eficaz, el control debe ser oportuno. La oportunidad del control no reside en la velocidad o frecuencia excepcionalmente alta de su implementación, sino en el intervalo de tiempo entre mediciones o evaluaciones que correspondan adecuadamente al fenómeno controlado. El valor del intervalo de tiempo más apropiado de este tipo se determina teniendo en cuenta el marco temporal del plan principal, la velocidad de medición y los costos de realizar la medición y difundir los resultados.
Una tienda minorista, por ejemplo, puede necesitar información de inventario semanal bastante precisa. Esto es necesario para garantizar que la tienda tenga lo que vender. Sin embargo, un inventario físico real de bienes para determinar las pérdidas por robo no debe realizarse más de una vez por trimestre. Asimismo, un minorista debe determinar y registrar su volumen de ventas diariamente para poder depositar dinero en el banco y controlar el flujo de caja.
Además, el objetivo más importante del control sigue siendo la eliminación de las desviaciones antes de que se vuelvan graves. Por tanto, un sistema de control eficaz es aquel que proporciona la información adecuada a las personas adecuadas antes de que la crisis se agrave.
6. Flexibilidad de control
Los controles, al igual que los planes, deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a cualquier cambio en el sistema de control. Por ejemplo, una empresa que produce 100 tipos diferentes de productos debe utilizar técnicas de control de inventarios para controlar cualquier aumento o disminución relativamente grande en la cantidad de productos, así como la cantidad de cada uno actualmente disponible. Sin suficiente flexibilidad, el sistema de control no será válido en las situaciones para las que está previsto. Así, por ejemplo, si surge repentinamente un nuevo factor de costos debido a la necesidad de adaptarse a la legislación recientemente adoptada, hasta que no se introduzca en el sistema de control de la empresa, esta no podrá rastrear los costos de producción.
7. Control de sensibilidad
El control no debe crear un sentimiento de ansiedad e incertidumbre entre los empleados. El personal debe comprender el propósito del control y comprender claramente el sistema para evaluar sus resultados. El estado deseado puede considerarse aquel en el que los trabajadores ayudan a los inspectores a realizar las inspecciones. De lo contrario, cuando los empleados comprenden el peligro del control, deliberadamente crean inconvenientes para la inspección y distorsionan la información.
8. Fácil de controlar
Por regla general, el control más eficaz es el más sencillo en cuanto a los fines a los que está destinado. Los métodos de control simples requieren menos costo y son económicos. Pero lo más importante es que si el sistema de control es muy complejo, entonces las personas que interactúan con él no lo entienden ni lo apoyan. Un sistema de control así no puede ser eficaz. La complejidad excesiva conduce a la pérdida de control sobre la situación. Para ser efectivos, los controles deben coincidir con las necesidades y capacidades de las personas que interactúan con el sistema de control y lo implementan.
Hay muchos ejemplos de organizaciones que gastaron mucho dinero en desarrollar métodos de control sofisticados que nunca se utilizaron porque eran demasiado complejos para las personas que se suponía que debían utilizarlos. En la década de 1960, por ejemplo, casi todos los principales bancos de Nueva York intentaron ampliar las capacidades de sus sistemas de control. El resultado fue un mar de densos volúmenes que contenían información compleja sobre todo lo que hay bajo el sol. Todos los bancos menos uno se vieron obligados a abandonar los nuevos métodos de control simplemente porque su personal se sintió confundido por la información.
El enfoque del director de aquel banco se distinguió cualitativamente por una excelente comprensión de los factores que hacen eficaz el control y la difusión de la información. El secreto de este líder fue que primero probó todas las instrucciones desarrolladas en sus compañeras hijas. Si las chicas, que no sabían nada de banca, entendían el procedimiento que él describía, entonces el director podía estar seguro de que los empleados del banco también lo entenderían.
9. Control económico
Es muy raro intentar alcanzar la perfección en el trabajo de una organización a través del control, ya que la mejora progresiva de una organización requiere mucho esfuerzo y dinero.
Nunca debemos olvidar que todas las ganancias para una organización conllevan un aumento de sus beneficios e ingresos. Los gastos deberían acercar a las organizaciones a sus objetivos previstos. Por lo tanto, si los beneficios totales de un sistema de control exceden los beneficios que crea, es mejor que la organización no utilice este sistema de control en absoluto o introduzca controles menos exhaustivos. En general, dado que el control contiene muchos costos secundarios que podrían usarse para resolver otros problemas, para que el control esté económicamente justificado, la relación entre costos e ingresos posibles debe ser bastante baja.
Para determinar la relación costo-beneficio real de un sistema de control, es necesario considerar aspectos tanto de largo como de corto plazo. Por ejemplo, no tiene sentido que la mayoría de los restaurantes controlen hasta el último centavo el costo de cada artículo del menú. Para la cadena de restaurantes McDonald's, este control puede generar beneficios de muchos millones de dólares, ya que un céntimo es una parte importante del coste.
Aspectos conductuales del control.
Proceso de control.
Sujeto. ESENCIA Y SIGNIFICADO DEL CONTROL.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL EFICIENTE
Para que el control cumpla su verdadera tarea, es decir Para asegurar el logro de los objetivos de la organización, debe tener varias propiedades importantes:
1) tener un carácter estratégico, es decir reflejar las prioridades generales de la organización y apoyarlas;
2) debe estar orientado a resultados (el objetivo final del control no es recopilar información, establecer estándares e identificar problemas, sino resolver los problemas que enfrenta la organización);
3) corresponden al tipo de actividad controlada;
4) ser oportuno;
5) ser flexible, sencillo y económico.
ü establecer comunicación bidireccional;
ü evitar un control excesivo;
ü establecer normas estrictas pero alcanzables;
ü recompensa.
1. La palabra “control” suele generar emociones negativas. Para muchas personas, control significa, ante todo, restricción, coerción, falta de independencia, etc. - en general, todo lo que sea directamente opuesto a nuestras ideas sobre la libertad personal. De hecho, un aspecto del control es imponer la obediencia a algo. Sin embargo, reducir el control simplemente a ciertas restricciones que excluyen la posibilidad de acciones que perjudiquen a la organización y obliguen a todos a comportarse de manera estrictamente disciplinada significaría perder de vista la tarea principal del control.
CONTROL es el proceso de asegurar que una organización alcance sus objetivos.
El proceso de control consiste en establecer estándares, medir los resultados reales obtenidos y realizar ajustes si los resultados obtenidos difieren significativamente de los estándares establecidos.
La necesidad de control se debe a una serie de circunstancias, entre las que podemos destacar incertidumbre, prevención de situaciones de crisis, manteniendo el éxito, amplitud de control.
Incertidumbre. Los planes y las estructuras organizativas son sólo imágenes de cómo a la dirección le gustaría que fuera el futuro. Muchas circunstancias diferentes pueden impedir que sus planes se hagan realidad. Cambios en leyes, valores sociales, tecnologías, condiciones competitivas y otras variables. ambiente puede convertir, después de un tiempo, planes que eran bastante realistas en el momento de su formación, en algo completamente inalcanzable. Es más, incluso las mejores estructuras organizativas tienen sus defectos. Y por último, personas que no pueden ser programadas para realizar una tarea concreta con absoluta precisión. A pesar de los avances significativos en la comprensión del mecanismo del comportamiento de las personas durante el trabajo, los gerentes aún están muy lejos de poder predecir en detalle la respuesta de los trabajadores a la introducción de nuevas instrucciones y órdenes, la imposición de derechos y responsabilidades adicionales.
Prevención de posibles situaciones de crisis.. Los errores y problemas que surgen al analizar la situación dentro de una organización se entrelazan, si no se corrigen a tiempo, con errores en la evaluación de las condiciones ambientales futuras y del comportamiento de las personas. La función de control le permite identificar problemas y ajustar las actividades de la organización en consecuencia antes de que estos problemas se conviertan en una crisis.
Manteniendo el éxito. También es importante lado positivo control, consistente en el apoyo temporal a todo lo que tiene éxito en las actividades de la organización, es decir Es importante determinar qué áreas de las actividades de la organización contribuyeron más eficazmente al logro exitoso de sus objetivos generales.
Amplitud de control. El control no puede seguir siendo prerrogativa exclusiva del administrador. Todo directivo, independientemente de su rango, debe ejercer el control como parte integral de su responsabilidades laborales, incluso si nadie le ordenó específicamente que hiciera esto. El control es el elemento más fundamental del proceso de gestión, del que no se puede considerar ni la planificación ni la creación. estructura organizativa, ni motivación. Hay tres tipos principales de control: - preliminar, actual; final . Se diferencian en el momento de su implementación, pero persiguen el mismo objetivo. Garantizar que los resultados reales obtenidos sean lo más cercanos posibles a los requeridos.
2. El proceso de control incluye tres etapas claramente diferenciables:
Desarrollo de normas y criterios;
Comparación de resultados reales con ellos;
Tomar las acciones correctivas necesarias.
En cada etapa se implementa un conjunto de diversas medidas.
Nivel 1 El proceso de control demuestra cuán estrechamente se fusionan esencialmente las funciones de control y planificación. Los estándares son objetivos específicos con los que se puede medir el progreso. Estos objetivos claramente surgen del proceso de planificación. Todos los estándares utilizados para el control deben seleccionarse entre los muchos objetivos y estrategias de la organización. Las metas que puedan usarse como estándar de control deben tener dos características muy importantes:
Disponibilidad de plazos dentro de los cuales se debe completar el trabajo;
Criterio específico en relación con el cual se puede determinar el grado de finalización de la obra.
Un criterio específico y un período de tiempo específico se denomina “indicador de desempeño”. El indicador de desempeño define exactamente lo que se debe lograr para alcanzar los objetivos establecidos. Permite a la dirección comparar el trabajo realmente realizado con lo planificado y responder a las siguientes preguntas importantes: "¿Qué queda por hacer?", "¿Qué debemos hacer para lograr los objetivos planificados?" Algunas cantidades no se pueden medir cuantitativamente; se pueden representar en forma numérica midiendo indirectamente ciertos indicadores.
En Etapa 2 El gerente debe determinar en qué medida los resultados obtenidos corresponden a sus expectativas. Las actividades que se realizan en esta etapa son determinar la escala de las desviaciones, medir resultados, transferir información y evaluarla. La dirección establece un rango de desviaciones permisibles dentro de las cuales las desviaciones de los resultados obtenidos de los previstos no deben causar alarma. La cuestión de determinar la escala de las desviaciones permitidas es de fundamental importancia. Si se toma un rango demasiado grande, los problemas que surjan pueden adquirir formas formidables. Pero si el rango es demasiado pequeño, entonces la organización reaccionará ante desviaciones muy pequeñas, lo que supone un gran desperdicio y consume mucho tiempo. Un sistema de control de este tipo puede paralizar y desorganizar el trabajo de la organización y obstaculizará, en lugar de ayudar, el logro de los objetivos.
Para ser eficaz, el control debe ser económico. Los costos del sistema de control consisten en el tiempo que dedican los gerentes y otros empleados a recopilar, transmitir y recuperar información relacionada con cuestiones de control. Una forma de aumentar potencialmente la rentabilidad del control es utilizar el control por excepción. Consiste en que el sistema de control debe funcionar sólo en presencia de desviaciones notables de los estándares.
Medir los resultados para determinar en qué medida se han cumplido las normas establecidas es el elemento de control más difícil y costoso. Para ser eficaz, un sistema de medición debe ser apropiado para el tipo de actividad que se supervisa. Primero debe elegir una unidad de medida y una que se pueda convertir a las unidades en las que se expresa el estándar. También es importante que la velocidad, frecuencia y precisión de las mediciones sean consistentes con la actividad que se está monitoreando. El coste de la medición suele ser el mayor elemento de coste de todo el proceso de inspección. A menudo es este factor el que determina si vale la pena el control.
La difusión de información desempeña un papel clave para garantizar un control eficaz. Para que el sistema de control funcione de manera efectiva, es necesario llamar la atención de los empleados relevantes de la organización tanto sobre los estándares establecidos como sobre los resultados obtenidos. Dicha información debe ser precisa, llegar a tiempo y comunicarse a los empleados responsables del área correspondiente en una forma que les permita tomar fácilmente las decisiones y acciones necesarias. Las principales dificultades que surgen en la recopilación y difusión de información de control están asociadas a diversos problemas de comunicación en su sentido amplio (distorsiones, por ejemplo).
En la etapa final se evalúa la información sobre los resultados obtenidos. El directivo debe decidir si ha recibido la información que describe adecuadamente el fenómeno en estudio y es fundamental para tomar la decisión correcta. El propósito de la evaluación es decidir si actuar y cómo hacerlo.
Después de realizar una evaluación, el proceso de control pasa a la tercera etapa, en la que el gerente debe elegir uno de tres cursos de acción: no hacer nada, eliminar la desviación o revisar el estándar.
El objetivo principal del control es lograr una posición en la que el proceso de gestión de la organización realmente haga que funcione de acuerdo con el plan. Y si una comparación de los resultados reales con los resultados estándar sugiere que se están logrando los objetivos establecidos, lo mejor es no hacer nada.
Idealmente, la etapa de medición debería mostrar el alcance de la desviación del estándar e indicar con precisión su causa. El objetivo del ajuste en todos los casos es comprender las razones de la desviación y hacer que la organización vuelva al curso de acción correcto. El ajuste se puede lograr mejorando los valores de cualquier factor variable interno de una organización determinada, mejorando las funciones de gestión o procesos tecnológicos. Es importante enfatizar que cualquier variable puede ser la causa de problemas y que una combinación de diferentes factores puede contribuir a desviaciones de los resultados deseados. Por lo tanto, naturalmente, el gerente no puede elegir una acción correctiva solo porque resuelve el problema que acaba de surgir. Antes de elegir una acción correctiva, es necesario sopesar todas las variables internas relevantes y sus relaciones. Es importante que la acción correctiva no cree dificultades adicionales.
No todas las desviaciones notables de las normas deben corregirse. A veces, los estándares en sí mismos pueden ser poco realistas porque se basan en planes, y los planes son sólo un modelo para el futuro. Dependiendo de la situación, las normas pueden revisarse ya sea para endurecerlas o para debilitarlas. En el diagrama se presenta un modelo completo del proceso de control.
