Las órdenes de recibos y gastos son formularios unificados aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas para uso de organizaciones o empresarios individuales que utilizan efectivo. Dependiendo de la función que realicen en la caja de la organización (ingresos o gastos), existe una orden de recibo de efectivo y una orden de gastos de efectivo. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos, para qué se necesita, qué función tiene y cuándo se debe emitir.
¿Cuándo se completa la orden de recibo en efectivo (PKO)?
Cuando se recibe efectivo en la caja de una organización o empresario individual, es necesario reflejar el hecho de esta transacción comercial en las cuentas contables. Y para la contabilización de efectivo, existe una orden de recibo de efectivo.
Está redactado según documento unificado en un solo ejemplar y firmado por el jefe de contabilidad, contador, contador-cajero, cajero de la organización u otra persona autorizada.
Una orden de recibo de efectivo consta de dos bloques:
- la propia OMP;
- Un recibo que, una vez cumplimentado, se arranca y se entrega a la persona que depositó el dinero en la caja registradora.
Puede emitir un recibo manualmente o utilizando una computadora. No se permiten correcciones en el orden de recepción. Si comete un error, la orden debe reescribirse. De lo contrario, dicho documento no es válido y viola la disciplina monetaria.
Después de completar, el segundo bloque del "Recibo" de PKO lo sella una persona jurídica o empresario. Ahora no hace falta poner un sello para que la mitad vaya a la orden de recibo de caja y la otra mitad al recibo.
¿En qué casos se diligencia la Orden de Recibo de Efectivo?
Completamos una orden de recibo de efectivo cuando:
- aportación de los fundadores de su participación en el capital autorizado;
- recibo de los ingresos en caja. Si utiliza una caja registradora en su trabajo y perfora recibos de efectivo a los clientes durante el día, entonces no necesita emitir una orden de recibo de efectivo por cada cheque perforado; el monto total lo recibe solo un PKO al final del turno de trabajo;
- devolución de fondos prestados. Si su organización o empresario individual otorgó un préstamo a una persona jurídica o física y el préstamo se devuelve a la caja de la organización;
- devolución de la persona responsable. Su organización le dio dinero a cuenta al empleado, el empleado compró lo que necesitaba y trae el resto del anticipo a la caja de la organización o empresario;
- retiro de fondos de la cuenta corriente de una persona jurídica. Si retira fondos de la cuenta corriente de la organización para salarios, necesidades del hogar, etc., estos fondos deben ir primero a la caja de la organización.
El procedimiento para completar la orden de recibo en efectivo.
Ahora veremos el procedimiento paso a paso para completar cada campo de la Orden de Recibo en Efectivo.
Sitio web de Rosstat.
En el campo “Fecha de Compilación” se ingresa la fecha actual, porque Una orden de recibo de efectivo se redacta en el momento de una transacción comercial.
Las columnas "Débito" y "Crédito" se completan de acuerdo con los asientos contables y son preparadas por el contador. Pero, de forma predeterminada, la columna "Débito" se completa con 50.1, ya que esta es la cuenta contable de la caja de la organización. La columna "Crédito" puede contener una de las siguientes cuentas contables:
75 “acuerdos con fundadores” - cuando los fundadores aportan una participación en el capital autorizado;
51 “cuentas corrientes” - al retirar fondos de una cuenta corriente;
71 “acuerdos con personas responsables” - al devolver un anticipo no utilizado de un empleado;
62 "acuerdos con compradores y clientes" - al recibir el pago del comprador en la caja de la organización;
90.1 “ingresos por ventas”: al registrar los ingresos de un turno utilizando equipo de caja registradora.
El campo "Monto" refleja el monto depositado en la caja registradora. En este caso, la indicación de kopeks y rublos está separada por el símbolo "-".
En el campo "Aceptado de", se escribe el nombre completo del donante en caso genitivo (responde a la pregunta: ¿de quién?), o el nombre completo de la entidad jurídica o empresario individual y el nombre completo del donante de el individuo, también en el caso genitivo.
En el campo "Base", se ingresa la base para depositar fondos: contribución al capital autorizado, ingresos por ventas, recibo de efectivo del banco, pago de bienes/servicios según el número de factura (número de acuerdo), etc.
En el campo "Monto", la cantidad de fondos depositados se escribe en palabras con letra mayúscula, los kopeks se indican en números. Vale la pena señalar que si indicó el monto total sin kopeks en la parte tabular del PQS, en el campo "Monto" debe indicar solo el monto total en palabras sin indicar kopeks. No se permite la reducción de rublos y kopeks. Si el monto incluye el IVA, entonces se escribe “incluido el IVA, el tipo de interés del IVA y el importe del IVA”.
Los documentos principales sobre cuya base se deposita el dinero se ingresan en el campo "Apéndice".
Las dos líneas inferiores contienen las firmas del cajero y del jefe de contabilidad.
El bloque "Recibo" se completa de manera similar al bloque "Orden de recibo en efectivo". Se coloca un sello, se arranca a lo largo de la línea y se entrega al depositante.
Muestra de cómo completar una orden de recibo en efectivo (PKO)
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¿Cuándo se completa la Orden de gastos en efectivo (RKO)?
Por analogía con una orden de efectivo entrante, una orden de efectivo saliente se completa cuando es necesario recibir dinero en la caja de la organización.
RKO se elabora en una única copia unificada y se almacena en el libro de caja de la organización.
La orden de gastos en efectivo constará de un solo bloque: la orden de gastos en efectivo en sí. Firmado por el jefe de contabilidad, contador, contador-cajero, cajero de la organización u otra persona autorizada.
Puede emitir consumibles manualmente o mediante una computadora. No se permiten correcciones en el orden de gastos. Si cometió un error, la orden debe reescribirse. De lo contrario, dicho documento no es válido y viola la disciplina monetaria.
¿En qué casos se diligencia la Orden de Gastos en Efectivo?
Completamos una orden de efectivo de gastos cuando:
- la necesidad de nombrar personas responsables de la compra de bienes o materiales necesarios para la organización;
- emisión a personas responsables de gastos personales y de viaje;
- depositar efectivo en el banco en la cuenta corriente de la organización;
- pago de salarios (anticipo) a los empleados en efectivo en caja;
- pago de dividendos a los fundadores.
El procedimiento para completar la Orden de gastos de efectivo.
Ahora veamos paso a paso cómo completar correctamente una orden de recibo de efectivo.
En el campo "Organización" ingresamos el nombre completo de la entidad legal o empresario individual de acuerdo con los documentos legales.
El campo “Unidad estructural” indica la unidad que emitió la orden. Si una organización o empresario individual no tiene una división, se agrega un guión.
En el campo "según OKPO", ingrese el código OKPO emitido por las autoridades estadísticas. Si no conoce su código, puede encontrarlo en el sitio web oficial de Rosstat.
El campo “número de documento” se asigna a partir del primer número, a partir del 1 de enero del nuevo año y tiene numeración continua durante todo el año hasta el 31 de diciembre. La organización tiene derecho a utilizar prefijos de números.
En el campo “Fecha de Compilación” se ingresa la fecha actual, porque una orden de gastos en efectivo se emite en el momento de una transacción comercial.
Las columnas "Débito" y "Crédito" se completan de acuerdo con los asientos contables y son preparadas por el contador. Pero, de forma predeterminada, la columna "Crédito" se completa con 50.1, ya que esta es la cuenta contable de la caja de la organización. La columna “Débito” puede contener una de las siguientes cuentas contables:
70 "liquidaciones de nómina": al realizar pagos a los empleados de una organización en efectivo;
51 "cuentas corrientes": al depositar fondos en una cuenta corriente desde la caja de la organización;
71 “acuerdos con personas responsables” - al emitir un anticipo a un empleado para las necesidades de la empresa o gastos de viaje;
60 “acuerdos con proveedores y contratistas” - al pagar a los proveedores en efectivo.
El campo "Monto" refleja el monto depositado en la caja registradora. En este caso, la indicación de kopeks y rublos está separada por el símbolo "-". O, con rublos completos, es posible que no se indiquen kopeks.
El campo "Código de propósito" se completa solo si la organización utiliza un sistema de codificación.
En el campo "Emisión", en el caso genitivo se escribe el nombre completo de la persona a quien se emite el efectivo (responde a la pregunta: ¿de quién?), o el nombre completo de la entidad jurídica o empresario individual y el nombre completo Nombre del destinatario del individuo, también en el caso genitivo.
En el campo “Base”, ingrese la base para la emisión de fondos: pago de dividendos, pago al proveedor, cobro, pago de bienes/servicios según No. de factura (No. de acuerdo), etc.
En el campo "Monto", la cantidad de fondos emitidos se escribe en palabras con letra mayúscula, los kopeks se indican en números. Vale la pena señalar que si indicó el monto total sin kopeks en la parte tabular del sistema de liquidación de efectivo, en el campo "Monto" debe indicar solo el monto total en palabras sin indicar kopeks. No se permite la reducción de rublos y kopeks.
Las reglas para realizar transacciones en efectivo están establecidas por la Directiva del Banco Central No. 3210-U. Al recibir fondos en la caja, el cajero debe emitir una orden de recibo de efectivo y entregar un recibo al depositante. Los documentos en efectivo son uno de los pocos cuyos formularios, aprobados por el Comité Estatal de Estadística, son de uso obligatorio. La organización no puede desarrollarlos ni aprobarlos de forma independiente de ninguna forma.
El documento para el depositante que confirma el depósito de dinero en la caja registradora es la parte desprendible del PKO: un recibo de la orden de recibo de efectivo (el formulario está aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia No. 88 de 18/08/1998).
Recibo de orden de recibo de efectivo: formulario
El 19 de agosto de 2017 entraron en vigor cambios a la Directiva que permiten la ejecución de documentos de efectivo electrónicos. En este caso, el recibo del PKO, a petición del depositante, podrá enviarse a la dirección de correo electrónico proporcionada por él.
Registro de recibo de pago de bienes y servicios en caja.
En el territorio de la Federación de Rusia, al recibir pagos por bienes, trabajos y servicios en efectivo o con tarjetas de pago, es obligatorio utilizar sistemas de caja registradora (artículo 1.2 de la Ley Federal No. 54).
Si brinda servicios a la población enumerada en el párrafo 2 del artículo 2 de 54-FZ y acepta pagos en efectivo o con tarjeta de pago, en lugar de un cheque de caja registradora puede emitir un formulario de informe estricto. Los formularios BSO pueden ser aprobados por la agencia gubernamental. Por ejemplo, un bono turístico aprobado por Orden del Ministerio de Hacienda No. 60n del 09/07/2007. Si no existe un formulario aprobado, entonces la organización puede desarrollarlo de forma independiente, indicando todos los detalles obligatorios mencionados en el párrafo 3 del Decreto Gubernamental No. 359 del 06/05/2008:
- nombre del documento, fecha de su elaboración;
- nombre de la empresa o nombre completo empresario individual;
- TIN y dirección de ubicación;
- nombre y costo del servicio;
- monto y fecha de pago;
- puesto, nombre completo y la firma de la persona responsable de la finalización de la transacción y la corrección de su ejecución, una impresión de sello si está disponible.
Al emitir un recibo (hoja desprendible para un pedido de recibo de caja), debe recordarse que no es un formulario de informe estricto y no puede reemplazar un recibo de caja. Por lo tanto, a pesar de que se emite un recibo, se debe completar un formulario de informe estricto.
Recibo de pedido de recibo de efectivo: llenado de muestra
Cuando el cajero recibe el PKO, deberá volver a calcular el monto recibido y verificar que los datos estén completados correctamente. El recibo de corte del PKO debe contener información sobre el depositante, el monto depositado, la base, así como el número y la fecha de la orden del recibo de efectivo.
La caja registradora de la empresa se elabora con un documento primario: orden de recibo de efectivo. Este documento es de cumplimentación obligatoria y tiene un formulario unificado KO-1. El formulario de recibo de caja se puede descargar al final del artículo. Averigüemos cómo completar correctamente la orden de recibo de efectivo KO-1; puede descargar una muestra del formulario a continuación.
Muestra de cómo completar un formulario de pedido de recibo de efectivo KO-1
El formulario KO-1 es una hoja cuyo lado derecho se puede arrancar. Al recibir efectivo, se completa una orden de recibo de efectivo a mano o en medios electrónicos, luego se arranca el lado derecho y se entrega a la persona que depositó el dinero, como señal de que el monto ha sido aceptado para contabilidad.
El lado izquierdo del formulario de pedido está destinado al departamento de contabilidad de la empresa que recibe el dinero.
Completamos secuencialmente todas las líneas y columnas del formulario de pedido de recibo de efectivo:
- nombre de la organización, su código OKPO;
- número de serie del destinatario, fecha de preparación - fecha de aceptación del dinero;
- “débito” – débito de la cuenta contable en la que se registrará el monto recibido (cuenta 50 “Efectivo”);
- “crédito” – crédito a la cuenta contable correspondiente (si el dinero lo entrega una persona responsable, entonces el crédito a la cuenta 71; si es de un tercero, entonces el crédito a la cuenta 76; si es un pago del comprador, entonces la cuenta 62; si es un pago del comprador, entonces la cuenta 62; si la contribución al capital autorizado es del fundador, luego la cuenta 75, etc.), si se lleva contabilidad analítica para esta cuenta, se indica en la columna correspondiente; aquí también se escribe el código de la unidad estructural (si la organización utiliza un sistema de codificación);
- “cantidad” – escriba la cantidad de dinero recibida en la caja registradora en números;
- “código de propósito” - si la organización utiliza los códigos apropiados;
- "aceptado de": ya sea el nombre completo de un empleado de la organización (por ejemplo, una persona responsable) o, si el dinero proviene de una organización de terceros, entonces el nombre de la organización y el nombre completo de la persona. a través de quién se transfiere el dinero;
- “terreno” – un documento que es la base para la recepción de dinero (factura, acuerdo, factura de pago, informe anticipado, etc.);
- “cantidad” – en palabras con letra mayúscula, kopeks en números, el espacio vacío se llena con un guión;
- “incluido” – ya sea la frase “sin IVA” o, si se asigna IVA, el monto de este impuesto en cifras;
- “Apéndice”: se proporciona una lista de los documentos adjuntos (si los hubiera);
- firmas del responsable (cajero) que recibió el dinero y del jefe de contabilidad.
Se completa el lado izquierdo del formulario de pedido. Pasemos al lado derecho del formulario KO-1, llamado recibo:
- nombre de la compañía;
- número y fecha del destinatario del lado izquierdo;
- las líneas “aceptado de”, “base”, “suma”, “incluido” repiten los valores de las líneas correspondientes del lado izquierdo;
- fecha, firmas del cajero y jefe de contabilidad y sello de la organización.
El formulario de recibo de efectivo ha sido completado; puede descargar una muestra a continuación. Cortamos el recibo del orden de recibo a lo largo de la línea de corte y se lo entregamos a la persona que entregó el dinero.
El lado izquierdo del formulario se transfiere al departamento de contabilidad y se archiva en un libro especial llamado, en el que se registran secuencialmente todas las órdenes de efectivo entrantes y salientes. Una orden de gastos en efectivo también es un documento de caja importante, sobre la base del cual se emiten los fondos de la caja registradora, puede descargar una muestra de cómo completar KO-2, desde donde también puede descargar el formulario de este formulario.
Puede descargar el formulario de pedido de recibo de efectivo en word, xls, rtf desde este artículo. Este documento lo redactan todas las empresas y empresarios individuales de OSNO que realizan pagos en efectivo. También en el artículo encontrará un formulario PKO en blanco y una muestra de orden de recibo de efectivo completada.
Recibo de orden en efectivo (PKO)
El formulario KO-1 "Orden de recibo de efectivo" se utiliza al recibir efectivo. El depositante del dinero recibe un recibo por la PKO. Si completa el PKO electrónicamente, envíe un recibo al correo electrónico del pagador. Para preparar documentos en efectivo, puede utilizar nuestro servicio en línea gratuito.
Al utilizar una caja registradora, puede recibir todos los ingresos recibidos durante el día a través de una orden de recibo de caja. Complete esta operación a más tardar al final de la jornada laboral. Si el cobrador llega antes, el plazo se limita al momento de su llegada.
Tiene derecho a no emitir un recibo de orden en efectivo para un recibo de caja registradora. La legislación no prevé tales requisitos.
Sanciones bajo PKO
Por no utilizar una orden de recibo de efectivo, estará sujeto a sanciones fiscales y administrativas (artículo 106 del Código Tributario, artículo 2.1 del Código Administrativo).
Puede surgir responsabilidad fiscal para una empresa por violar gravemente las reglas para llevar registros de gastos e ingresos. Si se comete en un período impositivo, la empresa será multada con 10.000 rublos, y si se realiza en diferentes períodos impositivos, con 30.000 rublos.
Cuando la falta de uso de las PKO se convierte en el motivo de la subestimación de la base imponible, la empresa será multada con el 20% de cada impuesto no pagado, pero no menos de 40.000 rublos.
La responsabilidad administrativa de la empresa surgirá por la ausencia de PKO. Se le impondrá una multa de 40.000 rublos. hasta 50.000 rublos.
Los funcionarios serán multados:
- por la ausencia o ejecución inoportuna de una PKO por un monto de 4000 rublos. hasta 5000 rublos;
- por incumplimiento del plazo y el procedimiento para almacenar órdenes de recibo de efectivo: desde 2000 rublos. hasta 3000 frotar.
Si los documentos no se presentan durante la inspección, el director puede recibir una multa de 300 a 500 rublos.
Recibo de orden en efectivo: formulario y muestra.
A continuación se encuentran los formularios PQS en blanco disponibles para descargar:
Cómo completar una orden de recibo de efectivo
El formulario de pedido de recibo de caja consta de dos partes: el PKO en sí y el recibo de corte. Puede completar un documento en papel a mano, en una computadora o en ambos. No hay restricciones en cuanto al color de la tinta. Puedes utilizar diferentes tonos de tinta.
Para obtener más información sobre cómo completar una orden de recibo de efectivo, consulte la Tabla 1.
Tabla 1. Registro de OMP
| Detalles del recibo del pedido en efectivo | lo que esta indicado |
| Organización | |
| Subdivisión estructural | El nombre de la unidad estructural que recibe el dinero. Si no hay departamentos separados con caja registradora, ponga un guión |
| Número del Documento | Número de serie. Los números se asignan en orden desde el comienzo del año. |
| Fecha del documento | Fecha en la que se recibió el dinero en caja |
| Débito | 50 |
| Crédito, código de unidad estructural | Código de la unidad estructural cuya caja recibe dinero. Si no existe tal código, ponga un guión. |
| Préstamo, cuenta corresponsal, subcuenta | El número de la cuenta correspondiente, que refleja el dinero recibido. El número de cuenta depende del tipo de transacción. |
| Crédito, código de contabilidad analítica. | Código de contabilidad analítica, si dichos códigos se utilizan en la organización. Si no hay códigos, ponga un guión. |
| Cantidad, frotar, kopeks | La cantidad de dinero que llegó a caja en cifras. Por ejemplo, 200–50 |
| Código de destino | Código de finalidad para utilizar el dinero recibido. Si no existe tal código, ponga un guión. |
| Tomado de | Información sobre la persona que deposita el dinero. |
| Base | La operación en base a la cual se recibió el dinero. |
| Suma | |
| Incluido | |
| Solicitud | Documentos que confirmen la cantidad de dinero depositado. |
Para obtener información sobre cómo completar un recibo para una orden de recibo de efectivo, consulte la Tabla 2.
Tabla 2. Emitir un recibo por la PKO
| Detalles del recibo | Que indicar |
| Organización | Nombre de la empresa que recibe el dinero en la caja registradora. |
| A la orden de recibo de caja No. _____ de fecha _____ | Número PQR y fecha |
| Tomado de | Igual que en la línea “Aceptado” del PKO |
| Base | Igual que en la línea “Base” del PKO |
| Suma | La cantidad de dinero que entró en la caja registradora. Los rublos se indican con palabras con letra mayúscula, kopeks con números. Por ejemplo, doscientos rublos. 50 kopeks |
| Incluido | Importe del IVA en cifras. Si la transacción no está sujeta a IVA, realice el asiento “Sin impuesto (IVA)” |
En el campo "Bases" del PKO y recibos, ingrese información sobre la base de la transacción comercial completada, por ejemplo: "Informe anticipado No. 8 del 25 de mayo de 2018". En el campo “Incluido”, muestra el monto del IVA en números, y si no pagas IVA, escribe “Sin IVA”. En el “Apéndice”, enumere los documentos adjuntos al PQS.
Ejemplo de orden de recibo de efectivo
Así como muestras de cómo completar una orden de recibo de efectivo al transferir dinero a una empresa por parte de un individuo, depositar efectivo en el capital autorizado, al retirar dinero para salarios y viáticos.
Es necesario sellar la PKO (Decreto del Comité Estatal de Estadística del 18 de agosto de 1998 No. 88). Sin embargo, no existen requisitos legales especiales para su ubicación. Colóquelo en el área del formulario donde se indican los detalles “M.P.”.
Tampoco hay requisitos de numeración. Puede hacer esto de la forma que más le convenga. Ingrese, por ejemplo, una numeración simple en orden ascendente o utilice un código alfabético adicional, fecha, etc. En este caso, la numeración PKO se puede hacer continua o no de un extremo a otro.
Los empresarios individuales también están registrados como feligreses.
Como regla general, los empresarios individuales no pueden constituir una OMP. Pero para los empresarios es más seguro hacerlo en OSNO. El Banco Central de la Federación de Rusia indica que los empresarios individuales no pueden emitir documentos en efectivo si tienen en cuenta ingresos y gastos o indicadores físicos de conformidad con la legislación sobre impuestos y tasas (párrafo 4, cláusula 4.1 de las instrucciones del Banco Central de marzo 11 de 2014 N° 3210-U). Los empresarios individuales de OSNO llevan libros de ingresos y gastos.
Al mismo tiempo, las autoridades fiscales no mencionan esta categoría de empresarios en sus explicaciones (cláusula 2 de la carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 9 de julio de 2014 No. ED-4-2/13338). Por lo tanto, al realizar inspecciones, las inspecciones territoriales pueden considerar la ausencia de documentos en efectivo como una violación e intentar aplicar sanciones administrativas (artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia). Es posible que el empresario individual tenga que defender sus acciones ante los tribunales.
La recepción de efectivo en caja va necesariamente acompañada de una orden de recepción de efectivo. En 2019, este documento se podrá cumplimentar no solo a mano, sino también online. ¿Cómo llenarlo correctamente?
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Cualquier recibo de efectivo en la caja de una entidad jurídica se registra mediante una orden de recibo de efectivo. Independientemente de las circunstancias y el motivo de la recepción del dinero, el procedimiento para completar el pedido permanece sin cambios.
Las reglas de registro no cambian al completar en línea. ¿Cómo completar correctamente un recibo online en 2019?
Aspectos importantes
Se considera uno de los elementos más importantes de la disciplina del efectivo. Marca cada recibo de fondos en la caja de una organización o empresario individual.
Por lo general, al final del día se redacta un documento por la cantidad total de dinero recibido durante todo el turno de trabajo.
En cuanto a la creación de una orden de recibo de efectivo separada para cualquier operación específica, esta acción queda enteramente a discreción del sujeto.
En este caso no existen requisitos estrictos. La persona jurídica decide por sí misma cómo es más conveniente procesar el recibo de efectivo, guiándose por el actual.
En cuanto al formato de cumplimentación del documento, depende de la propia empresa. Algunas entidades legales mantienen documentación en papel.
Otros automatizan procesos y utilizan el llenado por computadora. En cualquier caso, el recibo se redacta en una sola copia.
Términos básicos
Una orden de recibo de efectivo (PKO) es un documento de informe elaborado cuando se recibe efectivo en la caja de cualquier organización. Este documento se encuentra unificado desde agosto de 1998.
Es imposible prescindir de este documento. Es el PKO, como documento contable principal, el que confirma cualquier recibo de dinero.
Una orden de recibo de caja consta de dos partes: la orden en sí y la parte desmontable adjunta a ella. El documento completo permanece en la caja.
Pero primero debes registrarlo en . ,
Es una parte integral de la cuestión del control sobre el estado de la caja registradora. PKO es la base para mostrar datos en contabilidad.
También es importante a la hora de tomar decisiones de gestión. En este momento, el formulario de orden de recibo de efectivo tiene el formulario aprobado KO-1. Es intersectorial. Todas las entidades comerciales pueden utilizarlo.
Derecho a firmar un documento.
El cajero firma una orden de recibo de efectivo debidamente ejecutada. El documento también debe estar firmado por un contador o jefe de contabilidad.
Si no los hay, el PKO lo firma la persona que lo reemplaza. Puede ser el jefe de una organización o un empresario individual.
El recibo desmontable está firmado por las mismas personas. Luego, la parte desprendible del pedido queda certificada por el sello. Sólo después de esto se podrá transferir a la persona que depositó los fondos en la caja registradora. El sello debe estar presente únicamente en el recibo desprendible.
Es una opinión popular que la impresión del sello debe capturar parte de la firma. Esto se puede ver a menudo en la práctica. Pero en realidad esto es incorrecto y se considera una violación de las reglas para completar documentos.
El cajero está obligado a comprobar y verificar todos los datos de PKO. Es importante verificar la autenticidad de la firma del contador o su representante. Los datos del pedido deberán constar correctamente, sin correcciones ni errores.
Al especificar aplicaciones, debe asegurarse de que estén disponibles. Si se siguen todas las reglas establecidas y no se notan desviaciones, el cajero acepta el efectivo.
Al mismo tiempo, anota la fecha de la transacción, firma el formulario y entrega al cliente un recibo de PKO. Si se detectan errores, el cajero devuelve el recibo para su revisión.
Después de transferir el recibo, la parte principal del pedido de recibo de efectivo permanece en la caja registradora. El efectivo debe aceptarse en caja exactamente el día en que se redactó y firmó el documento.
Base normativa
El formulario de recibo de efectivo ha sido aprobado. Comenzó a utilizarse en 1999. Sin embargo, no puede agregar nuevos detalles al formulario ni eliminar los existentes.
Incluso a pesar de la adopción en . Esto se debe al hecho de que este documento de caja no está destinado a contabilidad.
Está incluido en el concepto de contabilidad de caja, que regula la circulación de fondos en la caja de la organización. El Banco de Rusia también estableció la obligación de utilizar exclusivamente el formulario KO-1 para procesar los fondos aceptados.
Esto se desprende de la Directiva N° 3210-U del 11 de marzo de 2014 "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo".
El PQR consta de dos partes y es obligatorio completar cada una de ellas. Solo las personas jurídicas están obligadas a registrar el recibo de efectivo en la caja registradora mediante una orden de recibo de efectivo.
El Banco de Rusia permitió a los empresarios individuales tomar decisiones de forma independiente sobre el uso de documentos en efectivo aprobados.
Pero esto sólo se aplica a los casos en que los empresarios individuales mantienen registros de ingresos/gastos y otros objetos obligatorios teniendo en cuenta las normas de la legislación fiscal. De lo contrario, los empresarios individuales deben utilizar los mismos formularios de caja unificados que una entidad jurídica.
Se emite una orden de recibo de efectivo cada vez que se recibe dinero en caja:
- al devolver el importe emitido a cuenta;
- en caso de devolución del excedente de salario emitido;
- al momento de la entrega del producto;
- al recibir dinero del comprador;
- al retirar fondos de una cuenta corriente, etc.
Los requisitos para diligenciar el PQR siguen siendo los mismos bajo cualquier circunstancia.
Realización online de orden de recibo de caja
Al realizar transacciones entrantes, se permite utilizar servicios de contabilidad en línea o sistemas automatizados.
Con la ayuda de estos medios, puede acelerar significativamente el registro del PQS. Los programas más utilizados son "1C", "BEST", "INFO-Accountant", "Parus" y otros.
También es conveniente utilizar el sistema al completar un recibo porque el número del documento se determina automáticamente y también se registra automáticamente en el diario contable.
Otra ventaja para la contabilidad es que las bases de datos del programa de documentos reglamentarios se actualizan periódicamente. Esto elimina el riesgo de utilizar formularios obsoletos.
Instrucción paso a paso
El algoritmo para completar el formulario KO-1 al completarlo línea por línea es el siguiente:
- organización: se indica el nombre de la empresa u otra entidad jurídica.
- OKPO: ingresa el código asignado por el Servicio de Estadísticas del Estado. Si no hay ningún código en la columna, se ingresa un guión.
- unidad estructural: aquí se escribe el nombre de la unidad involucrada en la formación de la orden de recibo de efectivo.
- número de documento – escriba el número de serie del documento, que debe ser secuencial.
- Fecha de compilación: ingrese la fecha de creación del documento. Es importante que coincidan las fechas de pago y recepción de efectivo.
- débito – se ingresa la cuenta contable 50.1 “Cajero”, lo que significa el recibo de dinero en la caja registradora.
- Código de unidad estructural: se anota el valor del código asignado para el cual se procesa el efectivo.
- cuenta/subcuenta corresponsal: se ingresa una cuenta de contabilidad de crédito. El número de cuenta depende del tipo de transacción:
- Código de contabilidad analítica: refleja los análisis internos de la cuenta.
- monto: el monto pagado durante el pago está escrito en números.
- aceptado de – se indica el apellido de la persona física o el nombre de la persona jurídica que depositó el dinero en la caja registradora.
- base: se registra por qué se recibió el dinero.
- cantidad – la cantidad recibida se escribe en letras y sin abreviaturas.
- incluso – la cantidad está escrita en números. Si una organización no paga IVA, se escribirá "Sin IVA".
- Apéndice: se firma una lista de todos los documentos relacionados, indicando el número de cada uno y la fecha de preparación.
Una vez diligenciado el PQR en una sola copia, se puede proceder al siguiente paso en su ejecución:
Hay que recordar que todos los pedidos de recibos están numerados en orden. La cuenta atrás comienza el primero de enero de cada nuevo año calendario.
Cuando se trabaja en 1C
El programa 1C contiene plantillas listas para usar para todos los formularios documentales necesarios para la contabilidad. Para comenzar, debe ingresar los datos de la organización en la memoria del programa y generar análisis.
Con cada registro posterior de PKO, no será necesario escribir el nombre de la entidad jurídica, OKPO. El sistema los ingresará automáticamente.
También se ingresará automáticamente la fecha de compilación del documento y su número de serie. Puede realizar un pedido de recibo de efectivo en línea en 1C de esta manera:
| Inicie sesión en el programa | Y abra la pestaña "Banco y caja" |
| Desde el menú desplegable | Seleccione “Orden de recibo de efectivo” |
| En la ventana que se abre | Haga clic en los botones “Acciones” → “Agregar” |
| En el documento creado, indique el monto y nombre de la contraparte. | Para indicar el monto, haga clic en el icono de la calculadora en la columna de monto. A continuación, en la línea sobre la contraparte, debe hacer clic en los puntos suspensivos. En la lista desplegable, seleccione el grupo deseado y el tema deseado |
| A continuación, haga clic en la pestaña "Imprimir". | En la página que se abre se indica de quién se aceptaron los fondos. También se indican aquí los documentos adjuntos. |
| Para guardar datos | Debes hacer clic en el botón “Grabar” |
Para ver todas las órdenes de recibo de efectivo y buscar cualquiera de ellas, debe ir a la pestaña "Banco y caja", hacer clic en "Orden de recibo de efectivo". Puede ver todos los recibos creados y cada uno de ellos por separado.
Cómo imprimir el formulario
Antes de imprimir el formulario formado en 1C, debe verificar que esté completado correctamente. Si se detecta algún error, puede cambiar las imprecisiones manualmente.
Para hacer esto, seleccione un documento y haga clic en el botón "Mover documento". A continuación, marque la casilla "Ajuste manual". Después de esto, puede realizar los cambios y ediciones necesarios en el documento.
Después de enviar el pedido, haga clic en el botón "Escribir". A continuación, haga clic en el botón "Pedido de recibo de efectivo"; se dibuja un icono de impresora al lado del botón.
Las firmas y el sello requeridos se colocan en el pedido impreso. Un recibo se separa a lo largo de la línea de ruptura y se entrega al destinatario. El pedido en sí se almacena en el departamento de contabilidad.
Ventajas y desventajas
La posibilidad de completar un pedido de recibo de efectivo en línea no significa que no pueda completar el documento en una computadora sin conexión o manualmente.
Todas estas opciones tienen su lugar. En cuanto a la creación online de un recibo, podemos destacar las siguientes ventajas:
