Recomendaciones para los niveles de dotación de personal en St. Cálculo de niveles de dotación de personal.

Tarde o temprano, un empresario contrata empleados para la empresa. A medida que el negocio crece, también aumentan los niveles de personal de la organización. Cuanto más personal tenga, más difícil será determinar cuántos empleados tiene realmente. Debe averiguar por qué se necesita este indicador y cómo calcularlo para 1 período de informe.

El concepto de dotación de personal se menciona en el art. 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. La plantilla es un documento normativo interno, cumplimentado según el formulario T-3, establecido por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1. Puede cambiar dependiendo de la expansión o cambio en las condiciones operativas de la empresa. El número de empleados se calcula utilizando este documento.

Tipos de plantilla

Debe saber que existen diferentes tipos de números de empleado que se reflejan de manera diferente en su declaración de impuestos y otros informes.

Tipos de número de empleados:

1. Número estándar.

Determinado por las normas laborales y el volumen de trabajo requerido a realizar. Su significado debe idealizarse.

2. Número planificado.

Es un poco más realista en relación con el momento actual que el normativo, pero aún se acerca a él. Este número está influenciado por factores de productividad laboral y las características cambiantes de la propia organización.

3. Dotación de personal.

La composición incluye únicamente a aquellos empleados establecidos por la plantilla de la empresa. Esto no incluye a los trabajadores temporeros.

4. Número real de empleados.

Se establece para una fecha determinada e incluye a todos los empleados que actualmente trabajan en la empresa.

5. Cifras de participación.

Incluye todos aquellos empleados que se encuentran en su lugar de trabajo.

6. Plantilla media.

Este indicador se calcula para el período del informe como el número promedio de empleados que trabajaron a tiempo completo o parcial, en relación con el tiempo que trabajaron.

Cálculo del número requerido de empleados.

Para determinar los niveles de dotación de personal necesarios, es necesario considerar:

1. El volumen de trabajo planificado para el período analizado (por ejemplo, ingresos del año).
2. Fondo de tiempo de trabajo para el mismo período (si está en horas, entonces el número de horas de trabajo para todo el período considerado).
3. Producción (ingresos) estimada de un empleado por hora.
4. El coeficiente de cumplimiento de los estándares planificados (los ingresos planificados para el próximo año se dividen por los ingresos reales del año anterior).

Además de que los empleados de la empresa están en el lugar de trabajo durante el tiempo asignado, periódicamente se van de vacaciones, de baja por enfermedad y se toman días libres. Por lo tanto, es necesario determinar la tasa de ausentismo de sus empleados. Este indicador se calcula en horas.

Fórmula para calcular el coeficiente: 1 × % de empleados que no se presentaron a trabajar sobre el total / 100.

Para determinar el número estándar, se utiliza la fórmula: (tiempo de trabajo × producción estimada × ingresos estimados × tasa de cumplimiento de los estándares planificados) / volumen de trabajo planificado.

(Tiempo de trabajo × producción estimada × ingresos estimados × tasa de cumplimiento de los estándares planificados) / volumen de trabajo planificado = número estándar de empleados.

Como resultado, el nivel óptimo de dotación de personal será = número estándar × tasa de ausentismo de los empleados.

Número real de empleados

El número real se determina de acuerdo con los datos mantenidos por la empresa, por lo que es necesario tener en cuenta la fecha de inicio de cada empleado.

Para informar a Rosstat, se introdujo el concepto de "plantilla promedio". De acuerdo con el párrafo 77 de la Orden del Servicio Federal de Estadísticas del Estado No. 428, se toma como contabilidad la lista de empleados de la empresa, trabajadores externos a tiempo parcial y empleados con contratos civiles. Este número se calcula averiguando el número promedio de empleados a tiempo completo para cada mes calendario. El número de empleados que trabajan a tiempo parcial se calcula por separado.

El número real se determina utilizando la hoja de horas de trabajo.

A menudo sucede que el número real de empleados de una empresa es mayor que el número de empleados a tiempo completo. Esto se debe a la participación de empresas cuyo trabajo sólo es necesario periódicamente. Exceder el nivel de personal es inaceptable solo para los empresarios que trabajan en el sistema tributario simplificado (STS) o patente (PSN). En el sistema tributario simplificado el número de empleados no debe exceder de 100, y en el caso de una patente, 15.

El número de empleados de una organización determina la eficacia de las actividades comerciales. Es necesario adoptar un enfoque serio a la hora de establecer los niveles de dotación de personal. Además de las personas previstas en la plantilla, el gerente debe tener en cuenta a aquellas que realmente trabajarán para él. Un exceso de empleados en plantilla o, por el contrario, una escasez de ellos indica que es necesario reconsiderar su plantilla de personal.

Las normas laborales para los trabajadores técnicos y de ingeniería (E&T) y los empleados son necesarias para el cálculo correcto de su número, la distribución objetiva de responsabilidades entre los empleados, el crecimiento de su productividad laboral y condiciones objetivas para los incentivos materiales.

A los trabajadores técnicos y de ingeniería. incluir empleados que organizan el proceso de producción, gestión técnica, económica y de gestión. Es necesario distinguir entre ingenieros y especialistas. La base para clasificar a los trabajadores como ingenieros es el cargo que desempeñan (ingeniero, técnico, agrónomo, ganadero), y no la educación, por lo que también incluyen a los profesionales que no tienen educación especial.

Especialistas— se trata de trabajadores que han completado la educación superior y secundaria especializada. Pueden ser ingenieros o empleados.

Los especialistas incluyen a los trabajadores que se dedican a trabajos de ingeniería, técnicos, económicos y de otro tipo; los empleados incluyen a los empleados que preparan y procesan la documentación, la contabilidad y el control, y los servicios comerciales (secretarias, comandantes, oficinistas, cajeros, cronometradores, transitarios, etc.).

Teniendo en cuenta las peculiaridades del trabajo de ingenieros y empleados, su trabajo se normaliza utilizando varios métodos de estandarización analítica de la intensidad del trabajo y el número de artistas. La elección del método de estandarización depende de la complejidad del trabajo realizado, la variedad de métodos y enfoques para resolver problemas y la repetibilidad del trabajo. En consecuencia, se pueden definir tres grupos:

1. Obras que no requieren un gran esfuerzo creativo y se caracterizan por una pequeña variedad de operaciones realizadas.

Requieren la implementación precisa del procedimiento, reglas, métodos, instrucciones, estándares establecidos (por ejemplo, taquigrafía, trabajo de oficina, operaciones contables, detalle y copia de documentos, su ejecución y reproducción, cálculos según un programa determinado). Los estándares de tiempo para estos trabajos se establecen mediante métodos analíticos.

Consideremos cómo se regula el trabajo de un contratista para crear un pedido a destajo para el trabajo realizado en una empresa industrial.

Ejemplo 1

La creación de una orden de trabajo para el trabajo completado contiene una serie de acciones secuenciales (algoritmo; ver diagrama).

Al realizar trabajos para crear una orden de trabajo, el contratista debe actuar de acuerdo con un algoritmo. Conociendo los datos iniciales (número de trabajadores), se puede estimar la intensidad laboral de este trabajo. Teniendo en cuenta que el contratista también realiza otros trabajos, para los cuales también existen algoritmos prescritos, podemos calcular la intensidad laboral total y, en consecuencia, determinar el número de contratistas en la empresa.

2. Empleos que requieren trabajo creativo

Estos trabajos representan no solo actividades técnicas (preparación de materiales, diseño, elaboración de diagramas y cálculos), sino también creativas: estudio de diversos materiales y búsqueda de soluciones a problemas. Se trata de trabajos de diseño, cálculo, diseño, planificación y otros.

La primera parte se normaliza mediante métodos de estandarización analítica, la segunda parte, la creativa, es imposible de normalizar con estos métodos. Se les aplica lo siguiente:

• método de analogías por categorías de complejidad del trabajo realizado;
• método experto;
• Método basado en representantes típicos.

Entonces, método de analogía Consiste en que los temas, diseños y procesos tecnológicos previamente desarrollados se dividen en los elementos de trabajo más simples, para lo cual se registra el tiempo real invertido. Al racionar la intensidad laboral del desarrollo, el valor del tiempo se toma de análogos y se ajusta (ajusta) teniendo en cuenta el crecimiento de la productividad laboral.

La práctica demuestra que hasta el 50-60% de los diseños y su tecnología de fabricación son elementos de trabajo repetitivos.

Para tu información

La complejidad de esa parte de la obra que no tiene análogos se calcula utilizando factores de conversión que tienen en cuenta la complejidad y originalidad de la obra. Los factores de conversión se determinan principalmente mediante el método experto.

Para estandarizar el trabajo de diseñadores y tecnólogos, puede utilizar método de cálculo analítico, que se lleva a cabo en dos etapas.

En la primera etapa, al entregar el trabajo al diseñador (tecnólogo), solo se indica el tipo de trabajo y se ingresa un estándar de tiempo aproximado. Esto es necesario para calcular el plan de carga de trabajo mensual del empleado.

En la segunda etapa, cuando se completa el trabajo, se lleva a cabo un racionamiento cuantitativo y cualitativo de los costos laborales. La evaluación cuantitativa responde a la pregunta de cuántos formatos estándar 1A4 caben en el dibujo terminado. Una evaluación cualitativa le permite clasificar un dibujo en un determinado grupo de complejidad.

Consideremos un ejemplo de racionamiento del trabajo de los diseñadores en una empresa de construcción de maquinaria.

Ejemplo 2

Todos los productos desarrollados por diseñadores se dividen expertamente en cuatro grupos:

1. productos simples;
2. productos de complejidad media;
3. producto complejo;
4. modernización del producto.

Independientemente de la complejidad, el desarrollo de cada producto consta de una serie de etapas sucesivas:

Para cada grupo de productos en cada etapa, en función del tiempo real invertido, se determina el estándar de tiempo (Tabla 1).

tabla 1

Tabla de tasas de producción preliminares para el desarrollo de un nuevo producto, h

No.	Etapas del desarrollo del diseño de producto.	Producto sencillo	Producto de complejidad media	Producto complejo	Actualización del producto
	Desarrollo de un borrador de modelo de producto.
	Desarrollo de un modelo 3D y documentación de diseño para un prototipo.
	Supervisar la creación de un prototipo.
	Corrección de dibujos y preparación de un juego completo de documentación de diseño.
	Corrección de la documentación de diseño en base a los resultados del lote de instalación.
	Redacción y aprobación del acta de transferencia a producción en serie.

Con base en esta tabla, se calcula la carga de trabajo de cada diseñador, se determina la fecha de lanzamiento del producto y se determina la necesidad de empleados de la oficina de diseño.

3. Trabajo de gestión, incluido el trabajo de los jefes de departamento del aparato de gestión

El trabajo más difícil de regular. Se utiliza un método para determinar el número de empleados en función de los estándares de controlabilidad y las funciones de gestión.

Tasa de controlabilidad- este es el número de personas que están directamente subordinadas al gerente.

La tasa de controlabilidad óptima es de 7 personas. Esto se debe a la peculiaridad de la RAM humana de almacenar información sobre siete objetos no relacionados.

En la vida real, el límite de control puede llegar a 40 personas. Depende de las habilidades, experiencia del gerente, la uniformidad de las tareas realizadas y muchos otros factores, por ejemplo:

● tipo de actividad de la organización;

● ubicación de los objetos de gestión (debido a la ubicación geográfica de las sucursales o departamentos de una organización, en algunos casos es imposible lograr indicadores óptimos de controlabilidad);

● calificaciones de los empleados (el nivel de control sobre las actividades de los empleados depende de sus habilidades y motivación);

● tipo de estructura organizativa (jerárquica, matricial, de proyecto);

● nivel de estandarización de tareas;

● nivel de automatización de actividades, etc.

Es importante que una empresa determine el número total de empleados para cada función. Se calcula utilizando métodos de análisis de correlación, que tienen en cuenta la influencia de los factores más importantes en la intensidad del trabajo en una función determinada.

El número de gerentes por responsabilidades funcionales para implementar funciones de gestión básicas se puede calcular de acuerdo con los datos de la tabla. 2.

Tabla 2

Determinar el número de gerentes.

	Fórmula de cálculo del número de empleados directivos por funciones de gestión.
	K y = 23,6615 + 0,0011 × Mp + 0,029 × K pr
	K st = 0,05 × (K nuevo + K abierto)
Preproducción	K spp = 1,85 + 0,0051 × K pr
	K otiz = 11,2142 + 0,0031 × K ppp
	K op = 12,0716 + 0,0286 × K pr + 0,523 × Ch sp
	K personas = 5,015 + 0,0006 K ppp + 0,0006 × M r
	K buh = 3,9603 + 0,0013 × M + 0,0045 × K ppp
	K ok = 2,2129 + 0,0012 × K ppp
Seguridad y Salud Ocupacional	K oitb = 1,1 + 0,0062 × M r
	K d = 1,7883 + 0,0019 × K ppp + 0,0002 × D

Explicaciones de abreviaturas en la tabla. 2:

K y - el número total de gerentes en diferentes niveles;

M p - número de puestos de trabajo en la producción primaria;

Kpr: el número de trabajadores en la producción principal;

K st: el número de empleados de los servicios de normalización y certificación;

K nuevo: el número de empleados involucrados en el desarrollo e implementación de nuevas tecnologías y equipos;

A otk - el número de empleados del departamento de control técnico;

K SPP: el número de trabajadores en el servicio de preparación de la producción;

K otiz: el número de empleados en el departamento de remuneraciones;

K pp: el número total de personal de producción industrial;

K op - número de empleados en el departamento de soporte técnico de producción;

Ch sp - número de divisiones estructurales independientes de la empresa, unidades;

K peo: el número de empleados del departamento de planificación económica;

Libro K: el número de empleados en los departamentos de contabilidad y finanzas;

M - número de nombres, tamaños estándar y artículos de materiales, productos semiacabados, productos comprados, unidades;

K ok - número de empleados del servicio de formación de personal;

K OHS: el número de empleados en el departamento de seguridad y salud ocupacional;

K d - número de empleados en el departamento de oficina y servicios comerciales;

D - flujo anual de documentos, unidades.

El número total de unidades estructurales independientes, sus suplentes y asistentes, que están directamente subordinados al primer gerente, se calcula mediante la fórmula:

H sp = 7,78 + 0,00019 × K ppp.

¡Nota!

Estos métodos de cálculo se desarrollaron en una economía planificada y se utilizaron en grandes empresas industriales. Por lo tanto, en las condiciones modernas sólo pueden servir como una guía aproximada.

Ejemplo 3

Utilizando la metodología presentada anteriormente, calcularemos la cantidad de personal directivo.

Los datos iniciales se presentan en la tabla. 3, los resultados del cálculo están en la tabla. 4.

Tabla 3

Determinar el número de gerentes en función de las funciones de gestión.

Indicadores	Significado
Número de empleos en la producción primaria (M p)
Número de trabajadores en la producción principal (K pr)
Número de empleados involucrados en el desarrollo e implementación de nuevas tecnologías y equipos (K nuevos)
Número de empleados del departamento de control técnico (K otk)
Número total de personal de producción industrial (K pp)
Número de divisiones estructurales independientes de la empresa (junta H), unidades.
Número de nombres, tamaños estándar y artículos de materiales, productos semiacabados, productos comprados (M), unidades.
Flujo documental anual (D), unidades.

Tabla 4

Cálculo de números

Características de las responsabilidades funcionales de los gerentes y sus departamentos.	Número
Gestión general (lineal) de la producción principal.
Normalización y certificación de productos, procesos tecnológicos y otros elementos productivos.
Preproducción
Organización del trabajo y salarios.
Gestión operativa de la producción principal.
Planificación técnica y económica.
Actividades contables y financieras.
Reclutamiento y capacitación
Seguridad y Salud Ocupacional
Trabajos generales de oficina y gestión empresarial.

conclusiones

Si comparamos los resultados del cálculo con el número de personal de una empresa industrial real, en términos de protección laboral, dotación de personal, capacitación y preparación para la producción, podemos ver que el número estimado de personal se acerca mucho al real.

En cuanto a las funciones contables (PEO, contabilidad, salud y seguridad, trabajo de oficina), los datos calculados están sobreestimados entre 2 y 3 veces. El trabajo de estos departamentos está bastante automatizado y no requiere tantos empleados.

R. V. Kazantsev,
Director financiero de Teplodar del Reino Unido

Dependiendo de las necesidades del negocio, el empresario cambia la composición del personal de la empresa. La cantidad de empleados necesarios para el funcionamiento exitoso de la empresa se determina calculando la cantidad de empleados. Cómo calcular y dónde aplicar este parámetro, lo consideraremos más a fondo.

Alguna terminología

En la práctica, se utilizan seis tipos de número de empleados, que se diferencian en los métodos de cálculo y en los métodos de presentación de informes:

• normativo: establecido por las normas laborales y el volumen de trabajo a realizar (valor ideal);
• planificado: depende del tipo de actividad, el tamaño de la empresa, el volumen de producción, la disponibilidad de puestos de trabajo vacantes y otros factores (más realista que normativo, determinado según los datos de una empresa específica);
• promedio: el número promedio de empleados de la organización para el período del informe, sin contar a los trabajadores externos a tiempo parcial y a los que trabajan bajo contrato;
• real: el número de empleados de la empresa en una fecha determinada;
• tiempo completo: empleados aprobados por el gerente en la plantilla de la empresa (excluidos los trabajadores estacionales);
• asistente: personal de la organización que se encuentra en el lugar de trabajo.

El concepto de dotación de personal no está consagrado por ley. Se utiliza en cuestiones de personal y significa los empleados que una empresa necesita para operar con éxito e implementar planes.

Personal organizacional: objetivos y estándares de cálculo.

Los niveles de dotación de personal se calculan para optimizar la composición del personal y los costos laborales de la empresa. Durante el proceso de cálculo se especifica el tiempo que le tomará a un empleado completar un trabajo de cierta complejidad y el número de empleados necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Para los cálculos se utilizan datos desarrollados por institutos de investigación. Los estándares de la industria se calculan principalmente para grandes empresas e incluyen volúmenes y complejidad de trabajo típicos. Las pequeñas organizaciones deberán hacer sus propios cálculos, teniendo en cuenta la escala y las características específicas de sus actividades.

Métodos para calcular los niveles de dotación de personal.

En las empresas estatales, el número necesario de empleados se determina y controla obligatoriamente. Por tanto, la mayoría de los métodos de cálculo se desarrollaron para empresas del sector público. Así, las "Recomendaciones para determinar la plantilla de empleados de organizaciones presupuestarias basadas en las normas laborales" aprobadas por Roszdrav enumeran métodos basados ​​en las siguientes normas:

• tiempo de trabajo: el tiempo de trabajo requerido por los empleados para realizar un determinado trabajo;
• carga: la cantidad de trabajo que un empleado o grupo debe realizar durante el horario laboral;
• tiempo de servicio: lugares de trabajo que deben ser atendidos por un especialista durante el horario laboral;
• número: el número de empleados que un gerente puede organizar.

Cómo calcular el número de empleados.

Una de las fórmulas para calcular la dotación de personal se basa en comparar los ingresos con las horas de trabajo:

N = Ov ÷ (Frv × Vpl × Kvn)

donde Ov es el volumen planificado de trabajo o ingresos;

Фрв - fondo de tiempo de trabajo planificado en horas (con una semana laboral de 40 horas, el fondo de tiempo promedia 2004 horas por año, 167 horas por mes);

Vpl: producción planificada por empleado;

KVN es la tasa planificada de cumplimiento de la norma.

Ejemplo. El departamento comercial está formado por 15 personas. La dirección quiere calcular si se puede reducir el tamaño de la división. Para determinar el nivel de dotación de personal, el oficial de personal utilizó la fórmula N = Ov ÷ (Frv × Vpl × Kvn).

El indicador de volumen de ventas previsto para junio-diciembre de 2019 es de 58.000.000 de rublos. El fondo de tiempo de trabajo (FWF) para este período es de 1.047 horas. La producción prevista por empleado es de 755.000 rublos al mes. Producción real de julio a diciembre de 2018: 644.373 rublos/mes. La tasa prevista de cumplimiento de la norma (Kvn) se calcula como la relación: 755.000 / 644.373 = 1,17. La producción prevista por hora por empleado será de 4.327 rublos/hora (755.000 / 1.047 × 6 meses). Sustituyendo los valores en la fórmula, el oficial de personal recibió el resultado: 58.000.000 / (1.047 × 4.327 × 1,17) = 10,94 - redondeado a 11 personas. Por tanto, a primera vista, hay un exceso de personal en el departamento de ventas.

Esta fórmula no tiene en cuenta las condiciones laborales, las particularidades de las actividades de la empresa y el factor humano (las personas no son robots, se enferman, se van de vacaciones, etc.).

Determinación de la dotación de personal teniendo en cuenta el factor humano.

El cálculo del número de empleados se realiza sobre la base del estándar: una situación ideal en la que todos los empleados están presentes en el lugar de trabajo. El valor estándar no tiene en cuenta que los empleados se van de vacaciones, se enferman, etc. Para ajustar el cálculo se utiliza el coeficiente de ausentismo (Kn), el cual se determina registrando con precisión la asistencia e inasistencia del personal al fondo de tiempo de trabajo:

Kn = 1 + Dn

donde Kn es la tasa planificada de ausentismo del personal;

Día – la proporción de “no trabajo” en el fondo de tiempo de trabajo – porcentaje de ausentismo planificado / 100.

Teniendo en cuenta este coeficiente, la fórmula para calcular el valor estándar tomará la forma Shch = N × Kn. Esta fórmula le permite determinar el número óptimo de empleados y no gastar demasiado el fondo salarial.

Ejemplo. El empleado de RR.HH. determinó que el tamaño estándar del departamento de ventas es de 10,9 personas. Para aclarar el valor, calculó la tasa de ausentismo (Kn) para el período julio - diciembre de 2019.

El cálculo tiene en cuenta 35 días no laborables con una semana laboral de 40 horas, de los cuales 14 son vacaciones remuneradas, 14 son la norma de baja por enfermedad y 7 son gratuitos según el Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Esto equivale a 280 horas (35×8).

La proporción de “no trabajando” (Día) es igual a la relación: 280 (absentismo) / 1.047 (fondo de tiempo de trabajo). El resultado es 0,27. Tasa de ausentismo julio-diciembre 2019: 1+0,27=1,27. El número óptimo de empleados será 10,9 × 1,27 = 13,8 o 14 personas. Por tanto, el departamento comercial se puede reducir en 1 empleado.

Estructura y personal de la organización: relación.

La estructura y el personal de una organización son conceptos comparables. Las características estructurales de la empresa afectan la composición del personal y deben tenerse en cuenta al calcular la dotación de personal. Para ello, se determina la actitud de los empleados directivos hacia los empleados comunes:

• qué parte del personal cuenta con un abogado, contador, economista;
• cuántos departamentos de producción y servicios hay en la empresa;
• ¿Cuántos subordinados tiene cada jefe de departamento?

Desde la década de 1930, en cuestiones de personal se utilizan las normas desarrolladas por el científico francés V. Greikunas. Según estos estándares, un gerente de nivel superior tiene de 3 a 5 empleados ordinarios y un gerente de nivel medio, de 7 a 9.

¡Importante! Los estándares son valores indicativos que reflejan los promedios de la industria. Por lo tanto, el nivel de dotación de personal óptimo se calcula en cada empresa individualmente.

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¿Cuál es el número de empleados, definición del concepto? “El número de empleados de una empresa” es el número de trabajadores incluidos en su plantilla, aprobado por la plantilla. Esto solo incluye a los empleados que trabajan en su lugar principal de empleo en una organización en particular.

Averigüemos quién está incluido en el número habitual de empleados. Estos incluyen a los empleados incluidos en el "personal" de la empresa.

El número regular y real de empleados son tipos que se diferencian en que real significa el número de empleados en una fecha determinada. Por ejemplo, el número habitual de empleados del Ministerio del Interior de Moscú es de 200 personas, pero el número real al 01/08/2018 es de 120 personas, ya que 50 personas están de vacaciones, 15 de baja por enfermedad y 5 de viajes de negocios y 10 tienen vacantes.

También existe el número máximo de empleados: este es un estándar sobre cuya base se determina el número óptimo de personal necesario para determinar y justificar el número de empleados en el estado.

Las condiciones laborales actuales requieren que el empleador optimice el número de empleados en la organización, ya que esto permite utilizar racionalmente el tiempo de trabajo bajo una carga óptima, evitando al mismo tiempo el gasto excesivo del fondo salarial. Los métodos estadísticos probados y nuestro número de muestra de empleados le ayudarán a realizar el cálculo óptimo del número de empleados.

Como calcular

W = N × Kn,

• Ш es el número óptimo de empleados en plantilla (excluido el personal técnico);
• N - número estándar de empleados;
• Kn - tasa de ausentismo planificado.

Las recomendaciones para determinar la dotación de personal de las organizaciones presupuestarias fueron desarrolladas por el Departamento de Normas Laborales de la Empresa Unitaria del Estado Federal "Instituto de Investigación TSS" de Roszdrav. El texto de estas recomendaciones está disponible gratuitamente en Internet.

Estándares estándar de dotación de personal

El estándar de plantilla es el número de empleados que tienen determinadas cualificaciones profesionales para realizar determinadas funciones de gestión o de producción o en determinadas condiciones organizativas y técnicas.

Para calcular estos estándares se tiene en cuenta la composición o volumen de trabajo más típico de una determinada categoría de personal. Por lo tanto, este indicador puede no ser muy preciso, porque cualquier desviación de los indicadores reales de los indicadores estándar reduce la precisión del resultado. Muy a menudo, los estándares se presentan en forma de dependencias calculadas o tablas normativas compiladas sobre su base. Así, en la Orden del Departamento de Educación de la Región de Tver No. 409 del 31 de mayo de 2005, los estándares de dotación de personal para los empleados de las organizaciones educativas se calculan no a partir del número real, sino estimado, de clases y grupos de jornada extendida, dependiendo sobre la tasa de ocupación de 25 personas por clase.

¿Qué es la dotación de personal y cómo elaborarla?

Este es un acto regulatorio local del empleador que determina la estructura de la organización (número, composición, etc.). Rosstat lo aprobó como formulario T-3. El cronograma indica los siguientes detalles: el nombre de los departamentos indicando el código, los nombres de los puestos, especialidades, profesiones, clase, rango, etc., el número de subordinados indicando el salario (tarifa), asignaciones.

¿Cómo programar correctamente? El formulario T-3 consta de 10 secciones, completadas de acuerdo con la estructura organizativa de la empresa.

Primero, indicamos el nombre de la organización de acuerdo con los documentos legales, el código OKPO, el número de serie del documento según el Diario de registro de documentos, la fecha y el número. A continuación, pasamos a completar las secciones del documento.

En el apartado 1 (“Nombre de la unidad estructural”) indicamos divisiones, oficinas de representación y sucursales. Primero registramos el equipo directivo, luego por departamento de todos los demás. Por ejemplo, el departamento financiero, contabilidad, personal, luego datos de producción (talleres, sitios, etc.).

Completamos la sección 2 (“Código de unidad estructural”) utilizando clasificadores de industria. Asignamos un código específico a cada departamento para facilitar la gestión documental.

La sección 3 (“Puesto (especialidad, profesión), rango, clase (categoría) de calificaciones del empleado”) se completa sobre la base del Clasificador de profesiones de los trabajadores, puestos de los empleados y categorías arancelarias.

La siguiente sección (“Número de personal”) contiene información sobre el número de miembros del personal de acuerdo con las necesidades, viabilidad y características de una empresa en particular.

La sección 5 (“Tarifa (salario), etc.”) indica el salario o tarifa establecida del subordinado en rublos de acuerdo con los términos del contrato de trabajo.

La sección "Asignaciones y pagos adicionales" contiene datos sobre pagos de incentivos y compensaciones.

Sección 9 (“Total”): la suma de las columnas 5 a 8. Información sobre el fondo salarial de todos los empleados.

La Sección 10 (“Nota”) indica cualquier cambio o aclaración.

Ejemplo de cronograma de dotación de personal

¿Cuál es la plantilla media y cómo calcularla?

El número promedio de empleados por estado es el número de empleados en el estado en un determinado día del mes.

Un empleador a menudo se encuentra con el concepto de número promedio de empleados a tiempo completo; Este indicador se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

SChR = (KR1 + KR2 + KR3 +...+ KRn) / KD,

• SChR - número medio de empleados;
• KR1, KR2, KR3, KRn: el número de empleados durante 1, 2, 3 y otros días (dependiendo del número de días del período para el cual se realiza el cálculo);
• CD: el número de días del período impositivo.

Al utilizar esta fórmula, debe tener en cuenta que debe realizar su propio cálculo para cada mes, por lo que KR y CD serán iguales a la cantidad de días del mes para el cual se realiza el cálculo.

Este indicador es uno de los principales indicadores de desempeño de la empresa. El cálculo anterior lo realiza un contador o un empleado del departamento de recursos humanos. Es necesario para redactar informes para el Fondo de Pensiones, la Inspección Fiscal, Rosstat y otras autoridades. Todas las entidades comerciales, es decir, no solo las personas jurídicas, sino también los empresarios individuales que tengan subordinados, deben presentar este informe al comienzo de cada año.

El cálculo de la dotación de personal se realiza teniendo en cuenta las características de la estructura, funciones y niveles de gestión de la organización. Descubra cómo determinar los niveles de personal y qué fórmulas utilizar.

Del artículo aprenderás:

¿Cuál es el número de empleados: definición?

Se debe realizar un cálculo del número de empleados para optimizar el número de empleados. Para garantizar que los costos de personal no excedan la norma y que la organización pueda obtener ganancias estables, es racional aplicar estándares de la industria calculados por especialistas de institutos de investigación.

A partir del cálculo de la dotación de personal, se determinan los siguientes indicadores:

la cantidad de tiempo requerido por los empleados de la especialidad y calificaciones correspondientes para realizar un trabajo de cierta complejidad;

el número de empleados que deben estar empleados en una división específica de la empresa.

Costes totales por año/hora

Fondo de tiempo de trabajo estándar para cada empleado durante un año en horas

Tasa de ausentismo durante vacaciones regulares, enfermedad, etc.

Se acepta convencionalmente que el fondo estándar de tiempo de trabajo sea de dos mil horas. Estas recomendaciones de cálculo se dan para organizaciones presupuestarias. Pero las organizaciones comerciales también pueden utilizar el estándar para calcular la dotación de personal. Las leyes y reglamentos pertinentes han aprobado normas para los trabajadores:

• servicios Legales;
• servicios financieros;
• contabilidad;
• servicios de protección laboral;
• mesas de registro militar;
• lavanderías;
• salas de calderas;
• complejos de salud, etc.

Cómo calcular el número de empleados.

El número de empleados es el número de personal de la especialidad correspondiente y las calificaciones suficientes para completar las tareas asignadas. Al determinar el valor estándar, se debe utilizar una fórmula simple:

• V es el volumen de trabajo planificado, las cifras se solicitan a los jefes de departamento;
• FW se refiere al fondo de tiempo de trabajo para el período planificado correspondiente. En promedio, el fondo de tiempo anual con una semana de 40 horas es de 2004 horas, el mensual es de 176 horas;
• Vpl indica la producción planificada por empleado. Puede solicitar indicadores a los jefes de departamento;
• KVN tiene en cuenta el coeficiente planificado para cumplir con los estándares. Los indicadores se determinan en función de la relación entre la producción planificada para un período determinado del año en curso y la producción real para el mismo período del año anterior. Se solicitan indicadores a los jefes de las divisiones estructurales.

Ejemplo

El departamento de ventas empleaba a 15 personas. El director general de la empresa consideró que esto era mucho para una empresa pequeña y pidió al director de recursos humanos que calculara y determinara si era posible reducir el personal del departamento correspondiente. El director de recursos humanos utilizó la fórmula estándar: H = V: (Frv × Vpl × Kvn). Como base para el volumen previsto del indicador V se utilizó el volumen de ventas previsto para el período de enero a noviembre de 2017. La cifra fue de 1.264.710.000 rublos. El fondo de jornada laboral según el indicador FW de enero a noviembre de 2017 ascendió a 1803 horas. La producción prevista por especialista según los indicadores VPL para el período contable ascendió a 66.699 rublos. Al mismo tiempo, la producción real para el mismo período registrado y comparado del año 2016 anterior es de 60.305 rublos. El coeficiente previsto para el cumplimiento de las normas de los indicadores de KVN se calculó de la siguiente manera: 66.699: 60.305 = 1,11. Estos indicadores se sustituyeron en la fórmula estándar y se obtuvo el resultado correspondiente: 1.264.710.000: (1803 × 66.699 × 1,11) = 9 personas. La cifra mostraba directamente que se excedían los niveles de dotación de personal y era necesario reducir el personal.

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Normas de dotación de personal del departamento de contabilidad.

El cálculo de la dotación de personal del departamento de contabilidad se lleva a cabo teniendo en cuenta los estándares industriales pertinentes. Al determinar el número de contadores, se tiene en cuenta el número estándar de empleados de la empresa y de todas las divisiones estructurales. Para cada rango de medición, se utilizan diferentes dependencias calculadas y fórmulas especialmente desarrolladas. Las particularidades del trabajo de cada empresa y indicadores tales como:

1. número de unidades estructurales atendidas;
2. ratios de peso específicos para la contabilidad.

El número regular y real de empleados son dos unidades diferentes. Cada rango utiliza diferentes dependencias de datos de diseño. Si una empresa lleva a cabo tipos específicos de contabilidad, los resultados del número de contadores serán significativamente diferentes a los de los tipos de trabajo estándar.

Cómo determinar la cantidad de personal de una organización y departamentos

El cálculo de la dotación de personal se realiza teniendo en cuenta el hecho de que el número estándar de trabajadores es una situación idealista. Los estándares no tienen en cuenta que los empleados se enferman periódicamente, se van de vacaciones regularmente, etc. el empleador debe determinar cuántas personas serán necesarias para reemplazar al personal temporalmente ausente. Para responder a esta pregunta, es necesario determinar el valor de la lista. Los indicadores están determinados por la fórmula:

N es el número estándar de empleados;

Kn refleja la tasa de ausentismo planificado. El indicador se calcula mediante la siguiente fórmula: Kn = 1 + Día. En este caso, el Día es la proporción determinante del tiempo no laborable en el fondo total de todo el tiempo de trabajo, calculado según el calendario de producción. Los indicadores se definen como la cantidad total de horas de ausentismo dividida por el número total estimado de todas las horas trabajadas en el período especificado correspondiente.

Ejemplo

El director de recursos humanos calculó el tamaño estándar del departamento de ventas. La cifra resultante fue 9. Para calcular la nómina se determinó la tasa de ausentismo planificado - Kn, de enero a noviembre de 2017. Se tuvo en cuenta los siguientes datos: el número de días inhábiles durante el año es de 49, de los cuales 28 días son vacaciones planificadas, más 7 días sin goce de sueldo de acuerdo con el Código del Trabajo y más 14 días de licencia por enfermedad estándar, esto es de 392 horas si se tiene en cuenta una semana de 8 horas. La proporción de todas las horas no laborables según la fórmula de jornada fue: 392 horas (absentismo): 1.803 horas (teniendo en cuenta el número total de días laborables). El resultado fue 0,22. Tasa de absentismo en enero-noviembre: 1 + 0,22 = 1,22. La dotación de personal requerida es 9 × 1,22 = 11 empleados.

¡Nota! El concepto de dotación de personal se acerca más a la realidad que el número normativo, que siempre resulta ser significativamente menor cuando se calcula. Al ahorrar su presupuesto para costos laborales, es racional elegir el indicador promedio.

¿De qué indicadores depende la estructura y el nivel de personal?

Los niveles de estructura y dotación de personal son dos conceptos comparables. Al calcular el número de empleados, siempre vale la pena tener en cuenta las características estructurales de la organización. Es necesario identificar las desproporciones entre el número de personal directivo y los empleados ordinarios:

ver a cuánto personal atiende cada contador, economista, abogado;

determinar el número de departamentos de producción y unidades de servicio;

el número de subordinados que tiene cada líder.

El tamaño estándar del personal, basado en la eficiencia de la gestión, es:

para los directivos de alto nivel: de tres a cinco;

para los mandos intermedios: de siete a nueve.

Estas normas se aplican desde hace mucho tiempo en empresas de todas las formas de propiedad. Fueron desarrollados por el científico francés Graikunas y son reconocidos en todo el mundo como clásicos. Si el número de subordinados excede los estándares especificados, el nivel de gestión de personal cae drásticamente.

El nivel máximo de dotación de personal de una institución se calcula mediante fórmulas que tienen en cuenta la rentabilidad y la viabilidad económica. Es importante que indicadores de niveles estándar y de dotación de personal correspondía a la cantidad óptima requerida para completar con éxito las tareas asignadas.

Recomendaciones para justificar los niveles de dotación de personal de la organización.

Alina Malysheva, directora de recursos humanos de Solta-Invest, recomienda:

Cuando la empresa resumió los resultados del año, el director ejecutivo le pidió al director financiero datos sobre cuánto dinero gastó cada departamento. El jefe de la organización observó que el servicio de recursos humanos, que no produce ni vende nada, le costó a la empresa el año pasado un poco menos que el departamento de marketing. El director general tenía una duda: ¿en qué consisten los gastos del departamento de RRHH? El director de recursos humanos prometió crear un presupuesto para su servicio, pero tuvo un problema. Hay muchas publicaciones en revistas e Internet sobre el presupuesto de personal en general, pero casi nada sobre el presupuesto del servicio de RRHH. Decidí asesorar a mi colega para que los costes propuestos no suscitaran objeciones por parte de la comisión de presupuesto.

Consulte con el director general sobre los planes de desarrollo de la empresa y las expectativas del servicio de recursos humanos. Desarrolla un presupuesto teniendo esto en mente.

Descubra cuáles son los planes de la empresa para cambiar de plantilla. Si la empresa va a expandirse, necesitará contratar nuevos reclutadores y gerentes de desarrollo, capacitar a los jefes de departamento en habilidades de entrevista, establecer trabajo con universidades y ampliar la presencia de la empresa en los sitios de búsqueda de empleo. Incluir estos gastos en el presupuesto del departamento de RRHH.

Luego, aclare qué tareas prioritarias establece el director de la empresa para su departamento para el próximo año. ¿Con qué está contento o insatisfecho el director ejecutivo cuando trabaja con personal? ¿Tiene alguna sugerencia para cambiar el paquete social o el sistema de motivación, o información sobre la experiencia de otras empresas que, en su opinión, valga la pena adoptar? Responder estas preguntas lo ayudará a crear un presupuesto para su función de recursos humanos que satisfaga las necesidades de su negocio. Esto significa que dicho presupuesto será más fácil de proteger.

Conclusiones importantes

1. A la hora de elaborar un presupuesto para el servicio de RR.HH. para el próximo año, consulte con el director si tiene previsto ampliar la empresa. En caso afirmativo, haga un presupuesto para los costos de aumentar el personal del servicio de recursos humanos y los gerentes de capacitación.
2. En la partida de gastos de formación, se incluyen en primer lugar los costes de formación de un especialista en protección laboral y de un responsable de C&B, si forman parte del personal del servicio de recursos humanos.
3. Para defensa, prepare tres versiones del presupuesto: optimista, pesimista y óptima. Y tenga en cuenta el "plan mínimo": gastos que no se pueden rechazar bajo ninguna circunstancia.

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