1. ¿Qué determina el procedimiento para contabilizar los gastos del software con licencia en la contabilidad fiscal?
2. Cómo reflejar en contabilidad la adquisición de un derecho no exclusivo de uso del software.
3. Qué responsabilidad establece la legislación de la Federación de Rusia por el uso de productos de software sin licencia.
Hoy en día es difícil imaginar una organización que no cuente con computadoras. Sin embargo, un ordenador como tal, sin software, prácticamente no tiene valor. Es un software que ayuda al usuario a resolver una variedad de tareas a las que se enfrenta: desde la creación más simple de un documento de texto hasta un diseño complejo. Al mismo tiempo, el software no tiene una forma tangible, es decir, comprar cualquier programa significa obtener los derechos para utilizarlo. Usado con mayor frecuencia software con licencia comprado bajo un acuerdo de licencia sin transferencia de derechos exclusivos sobre el mismo. Estos incluyen programas antivirus, aplicaciones de oficina y diversos programas especializados, por ejemplo, de contabilidad. En este artículo hablaremos específicamente sobre el software con licencia, o más precisamente, sobre cómo tener en cuenta los costos de su adquisición en impuestos y contabilidad.
Documentos de respaldo
Para tener en cuenta los costos de adquisición de programas en contabilidad y contabilidad fiscal, se requiere evidencia documental (artículo 252, párrafo 1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). En el caso de software con licencia, el principal documento de respaldo es el acuerdo de licencia. De conformidad con el art. 1235 Código Civil de la Federación de Rusia:
“Según un contrato de licencia, una parte, titular del derecho exclusivo sobre un resultado de la actividad intelectual o un medio de individualización (licenciante), concede o se compromete a proporcionar a la otra parte (licenciatario) el derecho a utilizar dicho resultado o medio dentro de los límites previstos en el contrato.”
El contrato de licencia entre el proveedor (licenciante) y el comprador (licenciatario) del producto de software establece el monto de la remuneración (es decir, el costo del programa), así como la duración del contrato (el período de uso del programa). Si dicho período no se establece expresamente en el contrato, en derecho civil se considera igual a cinco años (cláusula 4 del artículo 1235 del Código Civil de la Federación de Rusia).
La forma en que se redacta el contrato de licencia, así como los documentos de respaldo, pueden variar según el método de compra del software:
|
Cómo comprar software |
Documentos que confirmen los costos de compra de software. |
| en mayorista | Acuerdo de licencia firmado por el vendedor (licenciante) y el comprador (licenciatario); Certificado de aceptación y transferencia de derechos no exclusivos sobre el software. |
| Se ha comprado una copia del software. minorista | Acuerdo de licencia contenido en el paquete del producto de software (licencia en caja); Factura u otro documento similar que confirme el pago; |
| Se ha comprado una copia del software. a través de Internet | Acuerdo de licencia contenido en el sitio web del vendedor (titular de los derechos de autor); Documento que confirma el pago (Carta del Ministerio de Hacienda del 28 de septiembre de 2011 N 03-03-06/1/596); programa (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 5 de marzo de 2011. N 03-03-06/1/127) |
Si tiene los documentos de respaldo enumerados anteriormente, tiene todos los motivos para reflejar el software con licencia utilizado en las actividades comerciales en los registros fiscales y contables. Sin embargo, es necesario tener en cuenta algunos matices que se analizarán a continuación.
Contabilidad fiscal de gastos por la compra de software con licencia.
Impuesto sobre la renta
Para efectos del impuesto a las ganancias, los gastos por la adquisición del derecho a utilizar software de acuerdo con acuerdos de licencia y sublicencia (gastos por la adquisición de software con licencia) reducen la base imponible y se incluyen en otros gastos asociados con la producción y ventas (cláusula 1, párrafo 26, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Sin embargo, el tratamiento fiscal de dichos gastos puede variar dependiendo de la duración del contrato de licencia (el período de uso del software), o más precisamente, de si se establece este período.
1. Si en el contrato instalado el período durante el cual se transfiere al licenciatario el derecho a utilizar el producto de software, entonces los costos de su adquisición deben amortizarse uniformemente durante este período (cláusula 1 del artículo 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 31 de agosto de 2012 No. 03-03-06/2/ 95, de 16 de diciembre de 2011 No. 03-03-06/1/829).
Ejemplo.
Perspektiva LLC adquirió el producto de software Kaspersky Internet Security 2014 bajo un acuerdo de licencia. El costo del programa es de 2400 rublos. (sin IVA), el acuerdo de licencia es válido por 2 años.
Dado que se determina el período de validez del acuerdo de licencia, a los efectos de calcular el impuesto sobre la renta, la organización cancelará 100,00 rublos como gastos cada mes. (2.400 rublos / 24 meses).
2. En el caso de que el período de validez específico del acuerdo de licencia no instalado, la posición de las autoridades reguladoras es ambigua.
Anteriormente, el Ministerio de Finanzas explicó que una organización tiene derecho a establecer de forma independiente un procedimiento para contabilizar los gastos de adquisición de dicho software, teniendo en cuenta el principio de uniformidad (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 18 de marzo de 2013 N 03-03-06/1/8161). Sin embargo, un poco más tarde, salieron aclaraciones del Ministerio de Finanzas, según las cuales, si el período de uso del software no está establecido en el acuerdo de licencia, entonces, a efectos de contabilidad fiscal, se aplican las normas del Código Civil de la Federación de Rusia. aplicado, es decir, este período se considera igual a cinco años (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 23 de abril de 2013 No. 03-03 -06/1/14039). Por tanto, los gastos de compra de software deben amortizarse en la contabilidad fiscal en partes iguales durante cinco años.
El poder judicial también tiene su propia posición al respecto. Existen decisiones judiciales que reconocen la legalidad de cancelar los costos de compra de software. de una sola vez en el momento de la instalación, independientemente del período de validez del contrato de licencia (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú de 01.09.2011 N KA-A40/9214-11, de 28.12.2010 N KA-A40/15824- 10; FAS PO de 26.01.2010 N A57-4800 /2009; Servicio Federal Antimonopolio del Territorio del Norte de 9 de agosto de 2011 N A56-52065/2010).
! Nota: En vista de tal ambigüedad en las opiniones del Ministerio de Finanzas y del poder judicial, es mejor consolidar el procedimiento elegido para contabilizar los gastos de compra de software en la política contable a efectos fiscales.
Los gastos de compra de software con licencia se tienen en cuenta al determinar la base imponible según el sistema tributario simplificado con el objeto de tributar “ingresos - gastos” con base en la cláusula 1. Siglo 19 346 Código Fiscal de la Federación de Rusia. Al mismo tiempo, no existe un procedimiento especial para contabilizar dichos gastos al calcular el impuesto en el sistema tributario simplificado, a diferencia del cálculo del impuesto sobre la renta. En consecuencia, se tienen en cuenta una vez después de instalar y pagar el software.
Contabilidad del software con licencia
El software con licencia se refleja en la contabilidad en la forma establecida por el párrafo 39 de PBU 14/2007 "Contabilidad de activos intangibles". De acuerdo con PBU, activos intangibles, recibido para su uso, es decir, programas con licencia, deben contabilizarse en una cuenta fuera de balance al costo de adquisición. El plan de cuentas no prevé dicha cuenta, por lo que debe ingresarla de forma independiente en el plan de cuentas de trabajo de la organización. Por ejemplo, para estos fines se puede crear una cuenta fuera de balance 012 “Activos intangibles recibidos para su uso”. Los gastos de adquisición de software se contabilizan como gastos diferidos y se amortizan como gastos operativos durante todo el período de uso. El período de uso del software, en cuanto a la contabilidad fiscal, está determinado por el período de validez del contrato de licencia. Si el contrato no establece un plazo, la organización tiene derecho a determinarlo de forma independiente. Es mejor establecer criterios para determinar el período de uso del software en la política contable a efectos contables (es más conveniente si estos criterios coinciden con los utilizados en la contabilidad fiscal).
Asientos contables para contabilizar el software con licencia:
Responsabilidad por el uso de software sin licencia
A menudo, los gerentes y dueños de negocios, en un esfuerzo por ahorrar dinero en software, permiten la instalación de programas sin licencia en las computadoras corporativas. Por lo tanto, sería útil conocer acerca de medidas de responsabilidad, previsto para el uso de software sin licencia:
1. Responsabilidad civil (artículo 1301 del Código Civil de la Federación de Rusia) en forma de indemnización por pérdidas o pago de indemnización:
- de 10 mil rublos. hasta 5 millones de rublos a discreción del tribunal;
- el doble del costo del software.
2. Responsabilidad administrativa (Parte 1 del artículo 7.12 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia) en forma de multa:
- 30 – 40 mil rublos. — sobre la organización;
- 10-20 mil rublos. - al gestor.
3. Responsabilidad penal (artículo 146 del Código Penal de la Federación de Rusia):
- pena de prisión de hasta 2 años y multa de hasta 200 mil rublos, si el coste del software es superior a 100 mil rublos. hasta 1 millón de rublos;
- pena de prisión de hasta 6 años y multa de hasta 500 mil rublos, si el coste del software es de 1 millón de rublos. y más.
Como puede ver, las medidas para proteger el derecho exclusivo sobre los productos de software son muy serias. En este caso, ¿vale la pena instalar versiones de programas sin licencia y poner así en riesgo su negocio? Cada líder resuelve este problema a su manera. Sin embargo, en mi opinión, sería útil que un contador le recuerde al gerente su responsabilidad, así como el hecho de que los costos de compra de productos de software con licencia y su mantenimiento reducen la base imponible tanto del impuesto sobre la renta como del sistema tributario simplificado. .
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Actos legislativos y reglamentarios:
1. Código Fiscal de la Federación de Rusia
2. Código Civil de la Federación de Rusia
3. Código Penal de la Federación de Rusia
4. Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia
Todos los códigos de la Federación Rusa están disponibles en http://pravo.gov.ru/
5. Cartas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia
Puede familiarizarse con los documentos del departamento financiero en http://mfportal.garant.ru/
¿Qué hacer? Emitir una orden exigiendo la compra de una suscripción a la revista y estipular en las descripciones de funciones de los empleados su obligación de familiarizarse con las publicaciones profesionales. Entonces los costos se pueden tener en cuenta como costos de material. Cancele los montos cuando reciba el próximo número de la publicación.
Si eres emprendedor. Este material te será de utilidad. Aprenderá a amortizar correctamente los costes de las publicaciones impresas y electrónicas.
Cómo cancelar los costos de suscripción en contabilidad fiscal
Los funcionarios creen que si se aplica un sistema simplificado con el objeto de tributar "ingresos menos gastos", es imposible tener en cuenta los costos de las suscripciones a las publicaciones. Después de todo, la lista de gastos reconocidos en el sistema tributario simplificado es de naturaleza cerrada y no está sujeta a interpretación ampliada. Y no dice nada sobre las publicaciones periódicas (cláusula 1 del artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 28 de octubre de 2013 N 03-11-11/45487).
Sin embargo, en nuestra opinión, los costos de suscripción se pueden tener en cuenta sobre la base de los costos de material (cláusula 5, cláusula 1 y cláusula 2, artículo 346.16, cláusula 3, cláusula 1, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) . Esto lo confirma la práctica de arbitraje (Resoluciones de la FAS del Distrito de Siberia Occidental de 22 de enero de 2007 N F04-8976/2006 (29957-A67-40) y FAS del Distrito de Volga de 30 de octubre de 2008 N A65-1419/ 2008). Los jueces justifican su decisión por el hecho de que las publicaciones periódicas son necesarias para realizar actividades productivas destinadas a generar ingresos.
Para no llevar el asunto a los tribunales y las autoridades fiscales no tienen dudas sobre la validez de la compra de publicaciones periódicas, haga lo siguiente:
1. Prepare un pedido para comprar una suscripción a publicaciones impresas (electrónicas). Indique en él que se necesita una suscripción para mejorar la calidad del trabajo. Enumere los empleados o departamentos específicos para quienes se compra la suscripción.
2. Indicar en las descripciones de puestos de trabajo de los empleados la obligación de familiarizarse con las publicaciones profesionales.
3. Establecer en los convenios laborales y (o) colectivos la obligación del empleador de proporcionar a los empleados publicaciones profesionales. Por ejemplo, puede utilizar la siguiente redacción: "El empleador se compromete a proporcionar a los empleados literatura profesional y publicaciones periódicas impresas (electrónicas), incluidas las siguientes revistas..."
Ahora directamente sobre el procedimiento para cancelar el costo de las publicaciones. Para tener en cuenta los costos bajo el sistema tributario simplificado, es necesario incurrir en ellos. Es decir, la publicación debe ser pagada (cláusula 2 del artículo 346.17 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Y también en párrafos. 3 p.1 arte. 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que los bienes que no son depreciables se incluyen en los costos de materiales en su monto total a medida que se ponen en funcionamiento. En consecuencia, con un sistema simplificado, el costo de cualquier publicación puede cancelarse como gasto solo después de recibir un número específico, a pesar de que el pago de varios números se realiza por adelantado.
Por ello, es muy importante decidir en qué momento concreto se considera recibida la publicación. En relación con la publicación electrónica, a estos efectos, es recomendable emitir una orden, indicando en ella que los costos de la publicación electrónica se toman en cuenta mensualmente el último día del mes. Después de todo, por regla general, se publica un número electrónico en un mes. En cuanto a la publicación impresa, lo lógico es redactar un acta de publicación de cada número. Puede tomar como muestra el formulario N M-4 o N M-7. Luego, utilizando la fecha de dicho documento, cancele los gastos del número recibido en la contabilidad fiscal según el sistema simplificado.
¿Qué asientos hay que hacer en contabilidad?
Ahora le diremos cómo reflejar los costos de material de una suscripción en contabilidad.
El pago de una suscripción es un pago por adelantado. Es decir, la contabilización será la siguiente (cláusula 3 de PBU 10/99 “Gastos de la organización”):
- se incluye un pago por adelantado para una suscripción a una publicación impresa (electrónica).
Cuando reciba el próximo número impreso, tome nota:
Débito 10, subcuenta "Materiales", Crédito 60, subcuenta "Liquidaciones con editorial",
- Se aceptó para contabilidad el siguiente número de la publicación impresa como parte de los materiales.
A continuación, en el momento de comenzar a utilizar la copia impresa, cancele su costo como gastos (cláusula 5 de PBU 10/99):
Débito 26 (44) Crédito 10, subcuenta "Materiales",
- el coste de la publicación impresa se amortiza como gastos.
Memorándum. PBU 10/99 "Gastos de organización" fueron aprobados por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de mayo de 1999 N 33n.
Como regla general, este cableado se realiza simultáneamente con el anterior.
En el caso de una suscripción electrónica, la situación es ligeramente diferente. Parece que no tiene sentido llegar a la cuenta de 10 en esta situación. Después de todo, el producto es electrónico, no tiene valor material como tal. Por lo tanto, cancele inmediatamente el costo de la siguiente habitación como gasto. Es decir, después de recibir el próximo número de una revista (periódico) en formato electrónico (este puede configurarse como el último día del mes), realice una entrada:
Débito 26 (44) Crédito 60, subcuenta "Liquidaciones con editoriales",
- el coste de la publicación electrónica se carga como gasto.
Además, en ambos casos necesitarás cableado:
Débito 60, subcuenta "Liquidaciones con editoriales", Crédito 60, subcuenta "Liquidaciones por anticipos emitidos",
- el importe del anticipo se compensa con el reembolso de las cuentas por pagar.
Ejemplo. Contabilización de los costos de suscripción
LLC "Parus", que aplica el sistema tributario simplificado con el objeto de tributar "ingresos menos gastos", el 12 de enero de 2015 emitió y pagó una suscripción a la revista impresa mensual "BukhuchetPlus" de la editorial.
Por orden del director de la empresa, este diario se emite para uso del departamento de contabilidad de la empresa. E inmediatamente después de recibirlo se transfiere al departamento de contabilidad. El costo de una suscripción de seis meses es de 3000 rublos. (IVA no incluido), precio por habitación - 500 rublos. (3.000 rublos: 6). La empresa recibió el primer número de la revista el 15 de enero de 2015 y se redactó el acta correspondiente.
El contador hizo los siguientes asientos:
12 de enero de 2015
Débito 60, subcuenta "Liquidaciones por anticipos emitidos", Crédito 51
- 3000 frotar. - se transfirió dinero para una suscripción a la revista;
15 de enero de 2015
Débito 10 Crédito 60, subcuenta "Liquidaciones con proveedores y contratistas",
- 500 frotar. - el diario recibido se tiene en cuenta como parte de los inventarios;
Débito 26 Crédito 10
- 500 frotar. - el coste de la revista recibida se carga como gastos;
Débito 60, subcuenta "Liquidaciones con proveedores y contratistas", Crédito 60, subcuenta "Liquidaciones por anticipos emitidos",
- 500 frotar. - el anticipo emitido anteriormente se compensó con el coste del ejemplar impreso recibido de la revista "BukhuchetPlus".
Luego, cada mes, al recibir el siguiente número del diario, el contador de la empresa realizará un bloque similar de transacciones.
En la contabilidad fiscal bajo el sistema tributario simplificado, el contador de Parus LLC también reflejó los gastos el 15 de enero de 2015 por un monto de 500 rublos.
Los costos de compra de los números restantes de la publicación se incluirán en la base imponible del sistema simplificado y se reflejarán en la contabilidad fiscal mensualmente a medida que se reciba la revista.
En una nota. Qué hacer si la suscripción es para un empleado
Se puede emitir una suscripción a la publicación a uno de los empleados de la empresa (por ejemplo, un director o un contador). En este caso, las empresas suelen compensar el coste de la suscripción al empleado. Dicha compensación debe estar prevista en un convenio laboral (colectivo). Entonces no es necesario que esté sujeto a impuestos sobre los salarios: impuesto sobre la renta personal y contribuciones al seguro (artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, párrafo 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia y párrafo 2 del párrafo 1 de Artículo 9 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 N 212-FZ). Al mismo tiempo, tenga en cuenta que no existen motivos para tener en cuenta dicha compensación en los gastos del sistema tributario simplificado (cláusula 1 del artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Otra opción para reembolsar los gastos de un empleado en literatura profesional es prever en el contrato de trabajo (colectivo) un pago adicional al salario por la cantidad correspondiente. Luego, a diferencia de la compensación, dicho pago adicional se puede tener en cuenta en el sistema tributario simplificado (cláusula 6, cláusula 1, artículo 346.16 y cláusula 25, artículo 255 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Pero también habrá impuestos sobre los salarios, lo que evidentemente no es nada rentable.
Teniendo en cuenta estas desventajas, si es posible, es mejor suscribirse a la propia empresa. Luego puede contabilizar los costos como gastos de material.
¿Cómo reflejar en la contabilidad los costos asociados a las suscripciones a publicaciones periódicas electrónicas? ¿Los costos de un diario electrónico reducirán la base imponible bajo el sistema tributario simplificado? Las respuestas están en el artículo.
Pregunta:¿Cómo tener en cuenta los costos de un diario electrónico en contabilidad y contabilidad fiscal si la factura llegó el 31 de julio de 2014 y el período del diario es del 01/01/2015 al 30/06/2015 bajo el sistema tributario simplificado?
En el segundo caso, a efectos contables, los activos intangibles recibidos para su uso se contabilizan en una cuenta fuera de balance en la valoración establecida por el contrato (cláusula 39 de PBU 14/2007). El plan de cuentas no prevé una cuenta fuera de balance separada para contabilizar los activos intangibles recibidos para su uso. Por lo tanto, la organización necesita abrir de forma independiente una cuenta fuera de balance y consolidarla en sus políticas contables a efectos contables. Por ejemplo, la cuenta 012 “Publicaciones por suscripción electrónica”.
El pago único por el derecho otorgado a utilizar la publicación electrónica debe reflejarse en la contabilidad en la cuenta 97 "Gastos diferidos" e incluirse mensualmente en los gastos de actividades ordinarias durante el período de vigencia del contrato de licencia (párrafo 2, cláusula 39 de PBU 14/2007).
En contabilidad, refleje el pago anticipado contabilizando:
Débito 60 Crédito 51
- se ha pagado el coste del derecho de uso de la publicación electrónica.
Después de acceder a la publicación electrónica, tome notas:
Débito 012 " Publicaciones por suscripción electrónica »
- se tiene en cuenta el coste del derecho de acceso a la publicación electrónica;
Débito 97 Crédito 60
- el coste del derecho de acceso a la publicación electrónica se carga a gastos diferidos.*
Determine usted mismo el mecanismo para transferir gastos futuros al costo. Se pueden amortizar los siguientes gastos:
- uniformemente;
- en proporción a los ingresos recibidos por las ventas;
- De otras maneras.
Determine el período de cancelación de gastos por el período durante el cual se proporcionó el acceso a la publicación de suscripción electrónica. El comienzo de este período (el comienzo del período de uso de la publicación de suscripción) está determinado por el formato del software proporcionado. Por ejemplo, para la versión de Internet, desde el momento en que se activa el código.
El período de uso de la publicación por suscripción se especifica en el contrato.
El procedimiento establecido para cancelar gastos de períodos futuros debe fijarse en la política contable a efectos contables (cláusula, PBU 1/2008, carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 12 de enero de 2012 No. 07-02-06/5 ).
Mensualmente durante el período de acceso a la publicación de suscripción electrónica, realice las siguientes anotaciones:
Débito 26 (44) Crédito 97
- se ha cancelado parte del pago por el uso de la publicación electrónica*.
Este procedimiento se basa en lo dispuesto en el Instructivo para el plan de cuentas (cuentas, PBU 10/99.
Elena Popova, Asesor Estatal del Servicio Fiscal de la Federación de Rusia, primer rango
2.Artículo : Pregunta: Nuestra empresa solicitó y pagó el costo de una suscripción a una revista electrónica. ¿Estos costos reducirán la base imponible bajo el sistema tributario simplificado?
A. P. Pryanikova, contadora
Respuesta: La respuesta a esta pregunta depende de si está preparado para defender su posición ante los tribunales.
El caso es que el “simplificado” puede tener en cuenta los costes que se indican en el apartado 1 del art. 346.16 Código Fiscal de la Federación de Rusia. Sin embargo, esta lista de gastos está cerrada. Y en él no se mencionan los gastos de suscripción a publicaciones electrónicas.
Al mismo tiempo, algunos jueces creen que dichos costos pueden contabilizarse en los gastos del sistema tributario simplificado como gastos materiales sobre la base de los párrafos. 5 cláusula 1 art. 346.16 Código Fiscal de la Federación de Rusia. Esta decisión, en particular, fue tomada por la FAS del Distrito de Siberia Occidental mediante Resolución de 22 de enero de 2007 N F04-8976/2006(29957-A67-40) y la FAS del Distrito del Volga mediante Resolución de 29 de marzo de 2006 en el caso N° A65-25615/05-CA2-9. Los árbitros justifican su decisión por el hecho de que las publicaciones periódicas son necesarias para las actividades productivas de la empresa.
Por lo tanto, si su organización incluye el costo de una suscripción electrónica en sus gastos, es posible que tenga que demostrar la legitimidad de su posición ante los tribunales.*
Revista "Simplificada", 2012, N 5
" № 20/2011
Pregunta: La organización aplica el sistema tributario simplificado con el objeto “ingresos menos gastos”. ¿Es posible tener en cuenta el coste de una suscripción a una revista jurídica como gasto en el sistema tributario simplificado? Equipo original Khamadeeva, SA La central nuclear Soyuzgaztekhnologiya, Tiumén
Respuesta: Como sabéis, la lista de gastos que se tienen en cuenta durante la “simplificación” está cerrada. Los contribuyentes que apliquen el sistema tributario simplificado con el objeto de tributar "ingresos reducidos por gastos" solo pueden tener en cuenta aquellos gastos que se enumeran en el párrafo 1 del artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Y en él no se menciona la suscripción a publicaciones periódicas.
Por lo tanto, según el Ministerio de Finanzas de Rusia, los gastos de suscripción a periódicos, revistas y otras publicaciones periódicas no pueden tenerse en cuenta en el sistema tributario simplificado, incluso si se utilizan en las actividades principales de la organización. Conocemos una decisión judicial en la que el tribunal apoyó este punto de vista.
Pero, según algunos expertos, existen varias opciones para contabilizar los costos de suscripción en los gastos del sistema tributario simplificado.
En primer lugar, los costos de suscripción se pueden tener en cuenta de conformidad con el subpárrafo 18 del párrafo 1 del artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia como gastos de servicios de comunicación, ya que según el Clasificador de tipos de actividades económicas de toda Rusia (OKVED) , los servicios de suscripción a publicaciones periódicas se clasifican como otras actividades de servicios postales (código 64.11.14). Pero el departamento financiero no comparte este punto de vista, por lo que lo más probable es que haya que defenderlo ante los tribunales. Es difícil predecir cómo decidirá el tribunal el caso.
Otra posible opción es tener en cuenta los costes de compra de publicaciones periódicas como parte de los costes de material. Sin embargo, las organizaciones que necesitan publicaciones por suscripción para llevar a cabo sus actividades principales, por ejemplo, las empresas que brindan servicios legales o de consultoría y compran publicaciones especializadas, tienen mayores posibilidades de defender dichos gastos. Pero la práctica judicial es contradictoria: hay un ejemplo en el que el tribunal estuvo de acuerdo con las autoridades fiscales y se negó a permitir a los contribuyentes reconocer los gastos de publicaciones periódicas.
En nuestra opinión, la tercera opción de contabilidad de costes parece ser la más realista. Un empleado de una organización puede suscribirse a sí mismo y el empleador le pagará una compensación por el uso de su propiedad personal (publicaciones impresas). Entonces los montos de compensación pueden calificarse como costos laborales e incluirse en los gastos.
Pero nos gustaría señalar inmediatamente que esta opción también tiene un punto débil. Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, la compensación monetaria por el uso de la propiedad con fines oficiales no se relaciona con los costos laborales, sino con otros gastos asociados con la producción y las ventas (subcláusula 49 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Federación), cuya lista está abierta a organizaciones que sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Y con "simplificado", como ya se mencionó, la lista de gastos es limitada y no contiene "simplemente otros" gastos.
Si una organización corre el riesgo de tener en cuenta los costos de suscripción como costos laborales, entonces es necesario intentar protegerse emitiendo una compensación por el uso de la propiedad de conformidad con el artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y los requisitos impuestos por las autoridades fiscales. para este tipo de gasto.
Dicho artículo del Código del Trabajo establece que cuando un empleado utiliza bienes muebles con el consentimiento o conocimiento del empleador y en su interés, el empleado recibe una compensación por el uso, desgaste (depreciación) de herramientas, vehículos personales, equipos. , se reembolsan otros medios y materiales técnicos pertenecientes al empleado, así como los gastos asociados a su utilización. El monto del reembolso de gastos se determina por acuerdo de las partes del contrato de trabajo, expresado por escrito.
Esto significa que al solicitar una compensación, se deben cumplir las siguientes condiciones.
Dado que la organización va a incluir los costos de pago de compensación como costos laborales, se debe formalizar un acuerdo escrito entre el empleado y el empleador como un acuerdo adicional al contrato de trabajo (o incluirse inmediatamente en los términos del contrato de trabajo al momento de la contratación). . Las partes determinan el monto, el procedimiento de compensación de gastos y, lo más importante, qué tipo de propiedad utilizará el empleado, es decir, una lista de publicaciones periódicas a las que se suscribirá.
Dado que estamos hablando de bienes personales, es decir, propiedad del empleado, sería útil tener documentos que confirmen el pago del empleado por las suscripciones a publicaciones. Los mismos documentos también serán útiles para justificar el importe de la compensación pagada al empleado. Los gastos contabilizados en el sistema tributario simplificado deben estar económicamente justificados. El Ministerio de Finanzas y el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia plantean los mismos requisitos para eximir el importe de la compensación de los "impuestos salariales". Como explican estos departamentos, la compensación por el uso de la propiedad personal de un empleado no está sujeta a primas de seguros ni al impuesto sobre la renta personal en los montos especificados en el acuerdo de las partes. En este caso, el importe del reembolso de los gastos deberá corresponder a los costes económicamente justificados asociados al uso real de dicho inmueble con fines de trabajo. Es decir, la organización está obligada a tener copias de los documentos, tanto que confirmen la propiedad del empleado sobre la propiedad utilizada como los gastos incurridos por él al utilizar esta propiedad con fines laborales.
El artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia prevé el pago de una compensación por el uso empleado propiedad personal. De esto se deduce que el empleado a quien se le paga la compensación debe utilizar personalmente su propiedad en el desempeño de sus funciones laborales. En consecuencia, las publicaciones periódicas solicitadas deben ser necesarias para que este empleado en particular pueda realizar sus funciones laborales. Por lo tanto, es recomendable escribir en la descripción del puesto del empleado o en el contrato de trabajo sobre la obligación de analizar publicaciones periódicas especializadas. Por ejemplo, las responsabilidades laborales de un contador pueden incluir analizar los medios contables e informar al departamento de contabilidad sobre el procedimiento para aplicar la ley, incluida la práctica de arbitraje existente.
Para que muchos empleados trabajen cómodamente, es necesario brindarles acceso a información verificada y de alta calidad que les permita mantenerse al tanto de los acontecimientos y cambios en su campo. Esto significa que podrá afrontar sus responsabilidades de forma más eficaz. En la práctica, esto se logra suscribiéndose a publicaciones periódicas, pagando por el acceso a sistemas de referencia, etc. Y aquí surgen costos específicos.
En el sistema tributario simplificado la situación se complica por el hecho de que la lista de gastos es cerrada. Antes de averiguar si está permitido o no tener en cuenta los costos de suscripción bajo el sistema tributario simplificado, observamos que, de hecho, puede "suscribirse" a diferentes cosas:
— suscripción a la revista;
— suscripción para acceder al sistema de ayuda (por ejemplo, Garant, Consultant-plus, BSP “System Glavbukh”, etc.).
Costos de impresión
Primero, veamos la situación con los costos de una publicación impresa: una revista, un periódico. La posición del Ministerio de Hacienda sobre este tema no ha cambiado desde hace mucho tiempo (una de las cartas antiguas del Ministerio de Hacienda del 17 de enero de 2007, No. 03-11-04/2/12), una de las Las últimas cartas están fechadas el 28 de octubre de 2013. N° 03-11-11/45487.
Se cierra la relación de gastos que pueden tenerse en cuenta en el sistema tributario simplificado de conformidad con el inciso 1 del artículo 346.16 del Código Tributario. Esta lista no incluye los costos de suscripciones a publicaciones periódicas. Por lo tanto, al calcular el impuesto único, una organización que utiliza el sistema tributario simplificado con el objeto "ingresos-gastos" no tiene derecho a tener en cuenta los costos de suscripción a publicaciones impresas.
La práctica judicial sobre este tema es contradictoria: existen decisiones que apoyan tanto a las autoridades tributarias (Decreto FAS UO del 11 de enero de 2007 No. Ф09-11283/06-СЗ) como a los contribuyentes (Decreto FAS ZSO del 22 de enero de 2007 No. Ф04-8976 /2006(29957-A67-40)).
Suscripción emitida al jefe de contabilidad.
Una de las situaciones que fue considerada por el tribunal, y la decisión se tomó a favor del contribuyente, puede convertirse en una “laguna jurídica” para la cancelación de gastos de publicaciones periódicas (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Lejano Oriente de Rusia de 30 de enero , 2008 No. Ф03-А80/07-2/6039).
En la situación considerada, la suscripción no se emitió a la organización, sino al empleado. El contrato de trabajo con el contador establece la obligación de la organización de proporcionarle publicaciones periódicas. Por lo tanto, la compensación por los gastos del contador se tuvo en cuenta como parte de los costos laborales.
actualización ATP
El panorama es completamente diferente si, en lugar de suscribirse a revistas, los empleados tienen acceso a sistemas de referencia legal. Se aplican tarifas regulares de actualización del sistema.
La cláusula 19, inciso 1, artículo 346.16 del Código Tributario dice que los gastos que pueden tenerse en cuenta en el sistema tributario simplificado también incluyen los gastos asociados con la adquisición del derecho a utilizar programas informáticos y bases de datos en virtud de contratos con el titular de los derechos de autor (licencias acuerdos). Esta categoría de costos también incluye los costos de actualización de programas informáticos y bases de datos.
Por tanto, este tipo de gasto puede tenerse en cuenta en el sistema tributario simplificado, lo cual es confirmado por el Ministerio de Hacienda en carta de 21 de marzo de 2013. N° 03-11-06/2/8830.
Sobre los costos del software para el sistema tributario simplificado. Otro tema problemático del sistema tributario simplificado: los gastos de mejora, se trata de este.
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