1. От чего зависит порядок учета расходов на лицензионное программное обеспечение в налоговом учете.
2. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение неисключительного права использовать программное обеспечение.
3. Какая ответственность предусмотрена законодательством РФ за использование нелицензионных программных продуктов.
Сейчас сложно представить себе организацию, у которой нет компьютеров. Однако компьютер как таковой, без программного обеспечения, не представляет практически никакой ценности. Именно программные средства помогают пользователю решать самые различные задачи, стоящие перед ним: от простейшего создания текстового документа до сложного проектирования. При этом программное обеспечение не имеет материально-вещественной формы, то есть приобрести какую-либо программу – означает получить права на ее использование. Чаще всего используется лицензионное программное обеспечение , приобретенное по лицензионному договору без перехода исключительных прав на него . Это и антивирусные программы, и офисные приложения, и различные специализированные программы, например, для ведения бухгалтерского учета. В этой статье речь пойдет именно о лицензионном программном обеспечении, а точнее, о том, как учесть расходы на его приобретение в налоговом и бухгалтерском учете.
Подтверждающие документы
Для того чтобы учесть расходы на приобретение программ в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо документальное подтверждение (ст. 252 п. 1 НК РФ). В случае с лицензионным программным обеспечением, основным подтверждающим документом является лицензионный договор. В соответствии со ст. 1235 ГК РФ:
«По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах»
Лицензионным договором между поставщиком (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом) программного продукта устанавливается размер вознаграждения (то есть стоимость программы), а также срок действия договора (срок использования программы). Если такой срок прямо не прописан в договоре, то в гражданском праве он считается равным пяти годам (п. 4 ст. 1235 ГК РФ).
Форма, в которой составлен лицензионный договор, а также подтверждающие документы могут быть разными в зависимости от способа приобретения программного обеспечения:
|
Способ приобретения программного обеспечения |
Документы, подтверждающие расходы на приобретение программного обеспечения |
| у оптового продавца | Лицензионный договор, подписанный продавцом (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом);Акт приема-передачи неисключительных прав на программное обеспечение. |
| Экземпляр программного обеспечения приобретен в розницу | Лицензионный договор, содержащийся на упаковке программного продукта («коробочная» лицензия);Товарная накладная или другой аналогичный документ;Документ, подтверждающий оплату |
| Экземпляр программного обеспечения приобретен через интернет | Лицензионный договор, содержащийся на сайте продавца (правообладателя);Документ, подтверждающий оплату (Письмо Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596);Распечатка электронного письма, подтверждающего приобретение программы (Письмо Минфина России от 5 марта 2011 г. N 03-03-06/1/127) |
При наличии перечисленных выше подтверждающих документов Вы имеете все основания отразить в налоговом и бухгалтерском учете лицензионное программное обеспечение, используемое в хозяйственной деятельности. Однако нужно учитывать некоторые нюансы, о которых речь пойдет далее.
Налоговый учет расходов на приобретение лицензионного программного обеспечения
Налог на прибыль
В целях налогообложения прибыли расходы на приобретение права использовать программное обеспечение в соответствии с лицензионными и сублицензионными соглашениями (расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения) уменьшают налогооблагаемую базу и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 пп 26 ст. 264 НК РФ). Однако порядок налогового учета таких расходов может быть различным в зависимости от срока действия лицензионного соглашения (срока использования программного обеспечения), а точнее, от того, установлен ли этот срок.
1. Если в договоре установлен срок, на который лицензиату передается право пользования программным продуктом, то расходы на его приобретение должны списываться равномерно в течение всего этого срока (п. 1 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина РФ от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95, от 16.12.2011 № 03-03-06/1/829).
Пример.
ООО «Перспектива» приобрело по лицензионному соглашению программный продукт Kaspersky Internet Security 2014. Стоимость программы 2400 руб. (без учета НДС), срок действия лицензионного соглашения — 2 года.
Так как срок действия лицензионного соглашения определен, для целей исчисления налога на прибыль организация будет ежемесячно списывать в расходы по 100,00 руб. (2400 руб. / 24 месяца).
2. В случае, когда конкретный срок действия лицензионного соглашения не установлен , позиция контролирующих органов неоднозначна.
Ранее Минфин пояснял, что организация вправе самостоятельно установить порядок учета расходов на приобретение такого программного обеспечения с учетом принципа равномерности (Письмо Минфина России от 18 марта 2013 г. N 03-03-06/1/8161). Однако немногим позже вышли разъяснения Минфина, согласно которым, если срок использования программного обеспечения не установлен лицензионным соглашением, то для целей налогового учета применяются нормы ГК РФ – то есть этот срок считается равным пяти годам (Письмо Минфина РФ от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039). Таким образом, расходы на приобретение программного обеспечения должны списываться в налоговом учете равными частями в течение пяти лет.
Свою позицию по этому вопросу имеют и судебные органы. Есть судебные решения, в которых признается правомерность списания затрат на приобретение программного обеспечения единовременно в момент установки, независимо от срока действия лицензионного соглашения (Постановления ФАС МО от 01.09.2011 N КА-А40/9214-11, от 28.12.2010 N КА-А40/15824-10; ФАС ПО от 26.01.2010 N А57-4800/2009; ФАС СЗО от 09.08.2011 N А56-52065/2010).
! Обратите внимание: Ввиду такой неоднозначности мнений Минфина и судебных органов, лучше закрепить выбранный порядок учета расходов на приобретение программного обеспечения в учетной политике для целей налогообложения.
Расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения учитываются при определении налоговой базы по УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» на основании п. 1 пп. 19 ст. 346 НК РФ. При этом какого-то специального порядка учета таких расходов для расчета налога при УСН нет, в отличие от расчета налога на прибыль. Соответственно, они учитываются единовременно после установки и оплаты программного обеспечения.
Бухгалтерский учет лицензионного программного обеспечения
Лицензионное программное обеспечение отражается в бухгалтерском учете в порядке, установленном п. 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». В соответствии с ПБУ нематериальные активы, полученные в пользование , то есть и лицензионные программы, должны учитываться на забалансовом счете по стоимости приобретения. Планом счетов такой счет не предусмотрен, поэтому его необходимо самостоятельно ввести в рабочий план счетов организации. Например, для этих целей можно создать забалансовый счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование». Расходы на приобретение программного обеспечения учитываются как расходы будущих периодов и списываются на текущие расходы в течение всего срока использования. Срок использования программного обеспечения, как и для налогового учета, определяется периодом действия лицензионного договора. Если же в договоре срок не установлен, организация вправе определить его самостоятельно. Критерии определения срока использования программного обеспечения лучше закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (удобнее, если эти критерии будут совпадать с применяемыми в налоговом учете).
Бухгалтерские проводки по учету лицензионного программного обеспечения:
Ответственность за использование нелицензионного программного обеспечения
Нередко руководители и владельцы бизнеса, стремясь сэкономить на программном обеспечении, допускают установку нелицензионных программ на корпоративные компьютеры. Поэтому нелишним будет знать о мерах ответственности , предусмотренных за использование нелицензионного программного обеспечения:
1. Гражданско-правовая ответственность (ст. 1301 ГК РФ) в виде возмещения убытков или выплаты компенсации:
- от 10 тыс. руб. до 5 млн. руб. по усмотрению суда;
- в двукратном размере стоимости программного обеспечения.
2. Административная ответственность (ч. 1 ст. 7.12 КоАП РФ) в виде штрафа:
- 30 – 40 тыс. руб. — на организацию;
- 10 -20 тыс. руб. — на руководителя.
3. Уголовная ответственность (ст. 146 УК РФ):
- лишение свободы на срок до 2 лет и штраф до 200 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет от 100 тыс. руб. до 1 млн. руб.;
- лишение свободы сроком до 6 лет и штраф до 500 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет 1 млн. руб. и более.
Как видите, меры по защите исключительного права на программные продукты весьма серьезные. Стоит ли в таком случае устанавливать нелицензионные версии программ и тем самым подвергать риску свой бизнес? Каждый руководитель решает этот вопрос по-своему. Однако бухгалтеру, на мой взгляд, нелишним будет напомнить руководителю об ответственности, а также о том, что расходы на покупку лицензионных программных продуктов и на их обслуживание уменьшают налогооблагаемую базу как по налогу на прибыль, так и по УСН.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!
Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");
Законодательные и нормативные акты:
1. Налоговый кодекс РФ
2. Гражданский кодекс РФ
3. Уголовный кодекс РФ
4. КоАП РФ
Все кодексы РФ доступны на http://pravo.gov.ru/
5. Письма Минфина РФ
С документами финансового ведомства Вы можете ознакомиться на http://mfportal.garant.ru/
Что предпринять? Издайте приказ о необходимости покупки подписки на журнал и пропишите в должностных инструкциях работников их обязанность знакомиться с профессиональными изданиями. Тогда затраты можно учесть как материальные расходы. Списывайте суммы по мере получения очередного номера издания.
Если вы - предприниматель. Данный материал будет полезен для вас. Вы узнаете, как правильно списать затраты на печатные и электронные издания.
Как списать затраты на подписку в налоговом учете
Чиновники считают, что, если вы применяете упрощенную систему с объектом налогообложения "доходы минус расходы", учесть затраты на подписку изданий нельзя. Ведь перечень признаваемых при УСН расходов носит закрытый характер, расширенному толкованию не подлежит. И про периодические издания в нем ничего не сказано (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.10.2013 N 03-11-11/45487).
Однако, на наш взгляд, затраты на подписку можно учесть по такому основанию, как материальные расходы (пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Это подтверждает арбитражная практика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40) и ФАС Поволжского округа от 30.10.2008 N А65-1419/2008). Судьи аргументируют свое решение тем, что периодические издания необходимы для осуществления производственной деятельности, направленной на получение дохода.
Чтобы не доводить дело до суда и у налоговиков не возникало вопросов об обоснованности приобретения периодических изданий, сделайте следующее:
1. Подготовьте приказ о приобретении подписки на печатные (электронные) издания. Укажите в нем, что подписка нужна для повышения качества работы. Перечислите конкретных сотрудников или отделы, для которых подписка приобретается.
2. Отметьте в должностных инструкциях работников обязанность знакомиться с профессиональными изданиями.
3. Предусмотрите в трудовых и (или) коллективном договорах обязанность работодателя обеспечивать сотрудников профессиональными изданиями. Например, можно использовать такую формулировку: "Работодатель обязуется обеспечивать работников профессиональной литературой и периодическими печатными (электронными) изданиями, в том числе следующими журналами..."
Теперь непосредственно о порядке списания стоимости изданий. Чтобы учесть затраты при УСН, их нужно произвести. То есть издание должно быть оплачено (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А еще в пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ сказано, что имущество, не являющееся амортизируемым, включают в состав материальных расходов в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию. Соответственно, при упрощенной системе стоимость любого издания можно списать на расходы только после того, как получен конкретный номер, несмотря на то что оплата произведена сразу за несколько номеров вперед.
Таким образом, очень важно определиться, в какой конкретно момент считать издание полученным. В отношении электронного издания в этих целях целесообразно издать приказ, указав в нем, что затраты на электронное издание учитываются ежемесячно в последнее число месяца. Ведь, как правило, в течение месяца точно выходит в свет один электронный номер. Что касается печатного издания, то логично составлять акт на оприходование каждого номера. За образец можно взять бланк формы N М-4 или N М-7. Тогда датой такого документа списывайте расходы на полученный номер в налоговом учете при упрощенной системе.
Какие проводки нужно сделать в бухгалтерском учете
Теперь расскажем, как отразить материальные расходы на подписку в бухгалтерском учете.
Оплата подписки - это авансовый платеж. То есть проводка будет следующей (п. 3 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):
- перечислен аванс за подписку на печатное (электронное) издание.
При получении очередного печатного номера сделайте запись:
Дебет 10, субсчет "Материалы", Кредит 60, субсчет "Расчеты с издательством",
- принят к учету в составе материалов очередной номер печатного издания.
Далее - в момент начала использования печатного экземпляра - спишите его стоимость на расходы (п. 5 ПБУ 10/99):
Дебет 26 (44) Кредит 10, субсчет "Материалы",
- списана на расходы стоимость печатного издания.
Памятка. ПБУ 10/99 "Расходы организации" утверждены Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Как правило, эта проводка делается одновременно с предыдущей.
В случае с электронной подпиской дело обстоит чуть иначе. Приходовать на счет 10 в данной ситуации вроде бы нечего. Ведь продукт - электронный, материальной ценности как таковой нет. Поэтому сразу списывайте стоимость очередного номера на расходы. То есть после получения очередного номера журнала (газеты) в электронном виде - это можно установить как последний день месяца - делайте запись:
Дебет 26 (44) Кредит 60, субсчет "Расчеты с издательством",
- списана на расходы стоимость электронного издания.
Далее в обоих случаях понадобится проводка:
Дебет 60, субсчет "Расчеты с издательством", Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным",
- зачтена сумма аванса в счет погашения кредиторской задолженности.
Пример. Учет расходов на подписку
ООО "Парус", применяющее УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", 12 января 2015 г. оформило и оплатило в издательстве подписку на ежемесячный печатный журнал "БухучетПлюс".
Согласно приказу руководителя общества данный журнал выписывается для использования бухгалтерией компании. И сразу после получения передается в отдел бухгалтерии. Стоимость полугодовой подписки - 3000 руб. (без НДС), цена за номер - 500 руб. (3000 руб. : 6). Первый номер журнала компания получила 15 января 2015 г., о чем был составлен соответствующий акт.
Бухгалтер сделал следующие проводки:
12 января 2015 г.
Дебет 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", Кредит 51
- 3000 руб. - перечислены денежные средства за подписку на журнал;
15 января 2015 г.
Дебет 10 Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
- 500 руб. - учтен в составе материально-производственных запасов полученный журнал;
Дебет 26 Кредит 10
- 500 руб. - списана на расходы стоимость полученного журнала;
Дебет 60, субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным",
- 500 руб. - зачтен ранее выданный аванс в части стоимости полученного печатного экземпляра журнала "БухучетПлюс".
Далее ежемесячно при получении очередного номера журнала бухгалтер компании будет делать аналогичный блок проводок.
В налоговом учете при упрощенной системе налогообложения бухгалтер ООО "Парус" отразил расходы также 15 января 2015 г. в сумме 500 руб.
Затраты на покупку остальных номеров издания будут включаться в налоговую базу при упрощенной системе и отражаться в налоговом учете ежемесячно по мере получения журнала.
На заметку. Как быть, если подписка оформлена на сотрудника
Подписка на издание может быть оформлена на одного из сотрудников фирмы (например, директора или бухгалтера). В этом случае компании зачастую компенсируют стоимость подписки работнику. Такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Тогда ее не нужно облагать зарплатными налогами - НДФЛ и страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Вместе с тем имейте в виду, что основания учесть такую компенсацию в расходах при УСН отсутствуют (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Еще один вариант возместить расходы сотрудника на профессиональную литературу - предусмотреть в трудовом (коллективном) договоре доплату к зарплате на соответствующую сумму. Тогда, в отличие от компенсации, такую доплату вы сможете учесть при УСН (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ). Но возникнут и зарплатные налоги, что, очевидно, совсем невыгодно.
Учитывая указанные минусы, при возможности лучше оформляйте подписку на саму компанию. Тогда вы сможете учесть затраты как материальные расходы.
Как отразить в бухучете расходы, связанные с подпиской на электронные периодические издания? Уменьшат ли налоговую базу при УСН затраты на электронный журнал? Ответы - в статье.
Вопрос: Как учесть расходы на электронный журнал в бухгалтерском и налоговом учете если товарная накладная пришла 31 июля 2014 года, а период журналов с 01.01.2015г по 30.06.2015г при УСН?
Во втором случае для целей бухучета нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются на забалансовом счете в оценке, установленной договором (п. 39 ПБУ 14/2007). План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Поэтому организации нужно самостоятельно открыть забалансовый счет и закрепить это в учетной политике для целей бухучета. Например, счет 012 «Электронные подписные издания».
Единовременный платеж за предоставленное право пользования электронным изданием отразите в бухучете на счете 97 «Расходы будущих периодов» и ежемесячно включайте в расходы по обычным видам деятельности в течение срока действия лицензионного договора (абз. 2 п. 39 ПБУ 14/2007).
В бухучете внесение предоплаты отразите проводкой:
Дебет 60 Кредит 51
- оплачена стоимость права пользования электронным изданием.
После получения доступа к электронному изданию сделайте записи:
Дебет 012 «
Электронные подписные издания»
- учтена стоимость права доступа к электронному изданию;
Дебет 97 Кредит 60
- отнесена на расходы будущих периодов стоимость права доступа к электронному изданию.*
Механизм переноса расходов будущих периодов на себестоимость определите самостоятельно. Такие расходы можно списывать:
- равномерно;
- пропорционально доходам, полученным от реализации;
- другими способами.
Срок списания расходов определите периодом, на который был предоставлен доступ к электронному подписному изданию. Начало этого периода (начало срока использования подписного издания) обусловлено форматом предоставляемого программного обеспечения. Например, для интернет-версии - с момента активации кода.
Срок использования подписного издания указан в договоре.
Установленный порядок списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. , ПБУ 1/2008, письмо Минфина России от 12 января 2012 г. № 07-02-06/5).
Ежемесячно в течение срока доступа к электронному подписному изданию делайте проводку:
Дебет 26 (44) Кредит 97
- списана часть платежа за пользование электронным изданием*.
Такой порядок основан на положениях Инструкции к плану счетов (счета , ПБУ 10/99.
Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья: Вопрос: Наша фирма выписала и оплатила стоимость подписки на электронный журнал. Уменьшат ли налоговую базу при УСН данные затраты?
А.П.Пряникова, бухгалтер
Ответ: Ответ на этот вопрос зависит от того, готовы ли вы отстаивать свою позицию в суде.
Дело в том, что "упрощенцы" могут учитывать те затраты, которые указаны в п.1 ст. 346.16 НК РФ. При этом данный перечень расходов является закрытым. И траты на подписку на электронные издания в нем не поименованы.
Вместе с тем некоторые судьи считают, что подобные затраты можно учесть в расходах при УСН в качестве материальных расходов на основании пп. 5 п.1 ст. 346.16 НК РФ. Такое решение, в частности, вынесли ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40) и ФАС Поволжского округа в Постановлении от 29.03.2006 по делу N А65-25615/05-СА2-9. Арбитры аргументируют свое решение тем, что периодические издания необходимы для осуществления производственной деятельности компании.
Таким образом, если ваша организация будет учитывать затраты на электронную подписку в расходах, то правомерность своей позиции ей, возможно, придется доказывать в суде.*
Журнал "Упрощенка", 2012, N 5
" № 20/2011
Вопрос: Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Можно ли учесть в расходах при УСН стоимость подписки на правовой журнал? О.Е. Хамадеева, ООО «НПП «Союзгазтехнология», г. Тюмень
Ответ: Как известно, перечень расходов, учитываемых при «упрощенке», носит закрытый характер. Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы уменьшенные на расходы», могут учитывать только те расходы, которые перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. И подписка на периодические издания в нем не названа.
Поэтому, по мнению Минфина России, расходы на подписку на газеты, журналы и другие периодические издания не могут быть учтены при УСН, даже если они используются в основной деятельности организации . Нам известно об одном судебном решении, в котором суд поддержал данную точку зрения .
Но, по мнению некоторых экспертов, есть несколько вариантов учета затрат на подписку в расходах по УСН.
Во-первых, расходы на подписку могут быть учтены в соответствии с подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в качестве расходов на услуги связи, поскольку согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) услуги по подписке на периодические издания относятся к прочей деятельности почтовой связи (код 64.11.14). Но финансовое ведомство такую точку зрения не разделяет , поэтому ее, скорее всего, придется отстаивать в судебном порядке. А как решит дело суд – сложно предугадать.
Еще один возможный вариант – учесть затраты на приобретение периодических изданий в составе материальных расходов . Однако наибольший шанс отстоять такие расходы имеют организации, которым подписные издания необходимы для осуществления основного вида деятельности , например компании, оказывающие консультационные или юридические услуги и приобретающие специализированные издания. Но судебная практика противоречива: есть пример, когда суд согласился с налоговыми органами и отказал налогоплательщикам в признании расходов на периодику .
На наш взгляд, наиболее реальным представляется третий вариант учета расходов. Работник организации может оформить подписку на себя, а работодатель будет выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества (печатных изданий). Тогда суммы компенсации могут быть квалифицированы как расходы на оплату труда и учтены в расходах .
Но сразу хотим заметить, что и у этого варианта есть слабое место. По мнению Минфина России, денежная компенсация за использование в служебных целях имущества относится не к расходам на оплату труда, а к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ), перечень которых открыт для организаций, являющихся плательщиками налога на прибыль. А при «упрощенке», как уже говорилось, перечень расходов ограничен и «просто прочих» расходов в нем нет .
Если организация рискнет учесть расходы на подписку в качестве расходов на оплату труда, то необходимо попытаться обезопасить себя, оформив компенсацию за использование имущества в соответствии со статьей 188 ТК РФ и требованиями, предъявляемыми налоговыми органами к такому виду расходов.
В названной статье Трудового кодекса указано, что при использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Это значит, что при оформлении компенсации необходимо соблюдать следующие условия.
Поскольку организация собирается отнести расходы на выплату компенсации к расходам на оплату труда, письменное соглашение между работником и работодателем необходимо оформить именно как дополнительное соглашение к трудовому договору (или сразу включить в условия трудового договора при приеме на работу). Стороны определяют размер, порядок компенсации расходов, а самое главное, какое именно имущество работник будет использовать, то есть перечень периодических изданий, на которые он подпишется.
Поскольку речь идет о личном имуществе, то есть принадлежащем работнику на праве собственности, нелишними будут документы, подтверждающие оплату работником подписки на издания. Эти же документы пригодятся и для обоснования суммы компенсации, выплачиваемой работнику. Расходы, учитываемые при УСН, должны быть экономически обоснованны. Те же требования для освобождения суммы компенсаций от «зарплатных налогов» выдвигают Минфин и Минздравсоцразвития России . Как разъясняют эти ведомства, компенсация за использование личного имущества работника не облагается страховыми взносами и НДФЛ в суммах, указанных в соглашении сторон. При этом размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация обязана располагать копиями документов – как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.
Статья 188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации за использование работником личного имущества. Из этого вытекает, что работнику, которому выплачивается компенсация, следует лично использовать свое имущество в процессе выполнения трудовых обязанностей. Соответственно, выписываемые периодические издания должны быть необходимы именно этому работнику для выполнения его должностных обязанностей. Поэтому в должностной инструкции работника или в трудовом договоре целесообразно написать об обязанности анализа специализированных периодических изданий. Например, в должностные обязанности бухгалтера могут входить анализ бухгалтерских СМИ и информирование бухгалтерского подразделения о порядке применения норм законодательства, в том числе о существующей арбитражной практике.
Для комфортной работы многих сотрудников необходимо предоставить им доступ к проверенной и качественной информации, которая позволит им быть в курсе событий и изменений в своей области. А значит и более эффективно справляться со своими обязанностями. На практике это реализуется путем подписки на периодические издания, оплаты доступа к справочным системам и т.п. И здесь возникают специфические расходы.
На УСН ситуация осложняется тем, что перечень расходов является закрытым. Перед тем, как разбираться, разрешено или нет учитывать расходы на подписку при УСН, отметим, что на самом деле «подписаться» можно на разные вещи:
— подписка на журнал;
— подписка на доступ к справочной системе (например, Гарант, Консультант-плюс, БСП «Система Главбух» и др.).
Расходы на печатные издания
Сначала рассмотрим ситуацию с расходами на печатное издание – журнал, газету. Позиция Минфина не меняется по этому вопросу уже долгое время (одно из старых писем Минфина от 17.01.07г. №03-11-04/2/12), одно из последних писем – от 28.10.2013г. №03-11-11/45487.
Перечень расходов, которые можно учесть на УСН согласно п.1 ст.346.16 НК, является закрытым. Этот перечень не содержит расходы по подписке на периодические издания. Поэтому при расчете единого налога организация на УСН с объектом «доходы-расходы» не имеет права учитывать расходы на подписку на печатные издания.
Судебная практика по этому вопросу является противоречивой: есть решения, поддерживающие как налоговые органы (постановление ФАС УО от 11.01.2007г. №Ф09-11283/06-СЗ), так и налогоплательщиков (постановление ФАС ЗСО от 22.01.07г. №Ф04-8976/2006(29957-А67-40)).
Подписка оформлена на главбуха
Одна из ситуаций, которая была рассмотрена судом, и решение было принято в пользу налогоплательщика, может стать «лазейкой» для списания расходов на периодику (постановление ФАС ДВО от 30.01.08г. №Ф03-А80/07-2/6039).
В рассмотренной ситуации подписка была оформлена не на организацию, а на сотрудника. Трудовым договором с бухгалтером предусмотрена обязанность организации предоставить ему периодические печатные издания. Поэтому компенсация расходов бухгалтера учитывалась в составе расходов на оплату труда.
Обновление СПС
Совершенно иная картина, если вместо подписки на журналы работникам предоставляется доступ к справочно-правовым системам. Вносится регулярная плата за обновление системы.
Пп.19 п.1 ст.346.16 НК говорит, что к расходам, которые можно учесть на УСН, относятся и расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К этой категории затрат относятся и расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных.
Поэтому такой вид расходов разрешено учитывать на УСН, что подтверждает и Минфин в письме от 21.03.2013г. №03-11-06/2/8830.
О расходах на программное обеспечение на УСН . Еще один проблемный вопрос на УСН – расходы на благоустройство – об этом .
А в вашей организации как удовлетворяются потребности сотрудников в информации? Поделитесь в комментариях!
