Какие бухгалтерские записи будут при списание со сч. № 27. В нашей организации 5 услуг,т.е. когда халат передается в личное пользование - у нас Д-т 10961-10965 и К-т 105.одновременно Д-т сч. 27. Человек увольняется или износил халат -как списать? Вернуть со сч. № 27 на 105 и тогда списать, тогда расходы будут удвоены на 109.. счетах?Или уже просто списать со сч. № 27? А если это не халат,а основное средство,ноутбук у врачей,один сдает,другой получает-опять будет задвоение или передавать внутренней передачей на забалансе? Спасибо.
Ответ
сообщаем следующее : Халаты, независимо от стоимости и срока службы, учитывайте в составе материальных запасов на счете 0.105.05.000 «Мягкий инвентарь». При передаче их во временное пользование сотрудникам спишите их с балансового учета проводкой: Дебет 0.109.ХХ.ХХХ Кредит 0.105.05.440. И одновременно учтите их за балансом на счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». На счете 27 халаты учитывайте по балансовой стоимости в течение всего периода их использования сотрудниками. Списывайте халаты с забаланса на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) простой записью по Кредиту счета 27. Приходовать их вновь на счет 0.105.05.000 не нужно. Аналитический учет по счету 27 ведите в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041). Внутреннее перемещение материалов, учитываемых за балансом, производится внутри этого счета, без восстановления из на балансовых счетах. Для удобства организуйте учет на забалансовых счетах в разрезе материально ответственных лиц.
Забалансовый счет 27 был включен в Инструкцию по применению Единого плана счетов (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н) сравнительно недавно - на основании Приказа Минфина России от 29.08.2014 N 89н (далее - Приказ N 89н), поэтому до сих пор у бухгалтеров возникают сложности и вопросы при применении данного счета.
Предназначение
В соответствии с пунктами 385 и 386 Инструкции N 157н счет 27 предназначен для учета имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением. Принятие к учету объектов имущества осуществляется на основании первичного учетного документа по балансовой стоимости.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости.
Учетные данные счета 27 отражаются и в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах в составе баланса.
Право или обязанность?
Первый вопрос, который возникает при прочтении процитированного выше пункта Инструкции N 157н: является ли применение забалансового счета 27 правом или обязанностью учреждения? Отметим, что Инструкцией N 157н предполагается именно обязанность его применения, и материалы проверок деятельности учреждений данный вывод подтверждают.
Так, контрольно-счетной палатой г. Саратова в качестве нарушения в акте проверки деятельности одного из учреждений было указано, что согласно данным годовой бухгалтерской отчетности учреждения за 2015 год материальные ценности на забалансовом счете 27 по состоянию на конец отчетного периода отсутствовали.
Таким образом, было допущено нарушение пункта 385 Инструкции N 157н. Учреждением не осуществлялся учет специальной одежды, выданной работникам для выполнения должностных обязанностей, что, по мнению проверяющих, свидетельствовало о недостоверности бухгалтерской отчетности в части отражения показателей в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах по состоянию на 01.01.2016 к Балансу по счету 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".
Объекты учета
Перечень объектов имущества, которые могут передаваться в пользование сотруднику для выполнения им служебных (должностных) обязанностей, достаточно широк. Это могут быть предметы, относимые в бухучете:
- к основным средствам (объектам со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенным для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд);
- к материальным запасам.
Достаточно часто у бухгалтеров возникает вопрос: нужно ли учитывать на забалансовом счете 27 основные средства, переданные в пользование сотруднику (например, ноутбук, телефон)? Хотя счет 27 называется "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", однако в нормах Инструкции N 157н термин "материальные ценности" в равной степени применяется и к основным средствам (п. 38 Инструкции N 157н), и к материальным запасам.
При передаче имущества в личное пользование сотруднику списание данного объекта со счетов учета 10100 "Основные средства" не производится, однако ведется одновременно дополнительный учет на забалансовом счете 27.
Обратите внимание, что письмом Минфина России от 19.12.2014 N 02-07-07/66918 были доведены Методические рекомендации по переходу на новые положения Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденные Приказом N 89н. В данном письме (п. 2.5 Методических рекомендаций) было установлено следующее правило:
выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.), отражается по дебету счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".
Прямо в Методических рекомендациях по переходу на новые положения Инструкции не указано требование отражать на счете 27 стоимость основных средств, выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, поэтому споры возникают до сих пор.
Обратите внимание! На счете 27 числится именно имущество, находящееся в личном пользовании работника (сотрудника).
Приведем типичный пример для разграничения случаев, когда отражение стоимости имущества на счете 27 производится, а когда нет.
Так, специализированное лечебное учреждение обеспечивает пациентов халатами, тапочками и т.п. Пациенты, в личное пользование которых передается данное имущество, сотрудниками учреждения не являются. Материально ответственным лицом при данной организации правоотношений является сестра-хозяйка, у которой данное имущество в личном пользовании не находится. Относить имущество на забалансовый счет 27 оснований нет.
Списание с забалансового счета
Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету (п. 385 Инструкции N 157н).
При списании имущества по причине его негодности истечения сроков пользования вопросов не возникает. А как быть, если соответствующее имущество еще может быть использовано? Например, на забалансовом счете 27 числится спецодежда, которая после увольнения сотрудника возвращается работодателю (срок ее службы не истек).
Некоторые бухгалтеры полагают, что повторное отнесение стоимости имущества на счет 10500 нормами действующего законодательства не предусмотрено.
Вместе с тем, на наш взгляд, более обоснованной является иная точка зрения: при возврате сотрудником имущества (пригодного для использования) оно, согласно пункту 385 Инструкции N 157н, должно быть списано с забалансового счета и оприходовано проводкой:
Дебет 0 10500 340 Кредит 0 40110 180 (по оценочной стоимости).
В таком случае цели обеспечения сохранности имущества и надлежащего контроля за ним будут достигнуты.
Выбранный вариант учета следует прописать в учетной политике.
Инвентаризация
Показатели годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждаться данными инвентаризации.
В соответствии с Инструкцией N 157н все материальные ценности, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
В учетной политике может быть предусмотрен порядок проведения инвентаризации имущества, которое числится на всех забалансовых счетах.
Забалансовый счет 27 входит в План счетов, предназначенный для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Что такое забалансовый счет, какие ценности переносятся за баланс на счет 27, как с ним работать рассмотрим в этой статье.
Особенности забалансовых счетов
Для забалансовых счетов характерно ведение учета в простой форме, когда суммы активов и обязательств, вынесенных за баланс, проходят только по кредиту или только по дебету забалансового счета, корреспонденции при этом не используются. Бюджетные организации ведут учет, используя свой План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157 н, и инструкцию к нему.
Просмотреть план счетов, применяемый бухгалтерией бюджетной организации, ознакомиться с действующими нормами его применения можно в статье .
Для чего применяются забалансовые счета в бюджете? Основная их цель — накопление и сохранение информации для оперативного и достоверного управленческого учета. Для учета и контроля над ценностями, не принадлежащими организации, которые данное учреждение использует временно, но отвечает за их сохранность. Раздел 7 инструкции по применению счетов в бюджетном учете и регламентирует применение забалансовых счетов. В нем указан перечень ценностей, которые должны учитываться организацией, но не в составе балансовых ценностей. Кроме того, учреждение вправе расширять список этих ценностей и забалансовых счетов в случае необходимости.
Какие забалансовые счета применяются в бухгалтерском учете коммерческих организаций, какими документами регламентируется порядок учета на них, см. в статье .
Использование забалансового счета 27 в учете
Забалансовый счет бюджетной организации 27 именуется «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Он предназначен для сбора и хранения информации по выданным работникам:
- фирменной одежде;
- спецобмундировании;
- обуви;
- иному вещевому имуществу, необходимому сотрудникам организации для работы.
Перечисленные ценности должны быть переданы в личное пользование сотрудника именно для выполнения им своих служебных обязанностей. При этом сотрудник должен отвечать за сохранность этих ценностей. Таким образом, главная цель введения забалансового счета 27 — контроль над имуществом, переданным сотруднику. Эти ценности списываются с балансового учета, выдаются обязательно в личное пользование под личную ответственность сотрудника.
В бухгалтерском учете поступление имущества в личное пользование сотрудника отражается по дебету счета 27, выбытие, соответственно, по кредиту. Согласно инструкции к счетам бюджетного учета, ценности принимаются к учету на счет 27 по их балансовой стоимости, по ней же происходит и их списание с учета за балансом. Порядок использования счета 27, список возможных к учету на нем ценностей должны быть прописаны в учетной политике организации. В ней же должен быть указан перечень первичных документов, которые формируются для передачи ценностей сотруднику в распоряжение, а также для их выбытия с забалансового счета.
Передачу ценностей в личное пользование нужно оформлять, соблюдая правила, по которым работник несет индивидуальную материальную ответственность. При применении забалансового счета 27 должен быть организован аналитический учет по виду ценностей, их пользователям, количеству и стоимости. Для целей такого учета используется Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504041).
Инвентаризация бюджетных забалансовых счетов
В бухучете применение забалансовых счетов является обязательным. Учреждения обязаны проводить инвентаризацию всего своего имущества и обязательств для формирования достоверной информации финансового положения. Инвентаризируются ценности, обязательства и активы, числящиеся за балансом организации, так же и в такие же сроки, как и находящиеся на балансе.
Подробнее о том, надо ли инвентаризировать имущество, находящееся за балансом, см. в статье .
Итоги
Забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» используется в бюджетных учреждениях для учета и контроля над материальными ценностями, переданными сотрудникам для исполнения с их помощью своих служебных обязанностей. Данный учет должен вестись детально по каждому виду ценностей, отдельно по сотрудникам, количеству и суммам.
На забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» учитывается имущество, выданное учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей.
Данное имущество учитывается на забалансовом счете 27 в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением (таблица 194).
По нашему мнению, перечень (список) материальных ценностей, которые разрешается выдавать в личное пользование работникам учреждения, рекомендуется установить в учетной политике учреждения.
Аналитический учет по забалансовому счету 27 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости.
Принятие к учету объектов имущества на забалансовый счет 27 осуществляется на основании первичного учетного документа по балансовой стоимости.
Выбытие объектов имущества с забалансового счета 27 производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету. То есть выбытие производится по балансовой стоимости.
Таблица 194
Бухгалтерские записи
по учету материальных ценностей, выданных в личное пользование
Еще по теме 18.25. Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам):
- 11.3. Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства
- 11.4. Аудит операций по движению материальных ценностей и правильности их оценки
- 11.5. Аудит операций по использованию материальных ценностей в производстве
- 11.8. Проверка полноты и качества проведенныхинвентаризаций товарно-материальных ценностей и отражения их результатов в учете
- Глава 11. Учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете
Практически у любого бюджетного учреждения имеются активы, имущество или ценности, которыми заведение пользуется или которые хранит. При этом они не принадлежат ему и не закреплены в его оперативном управлении. Чтобы проводить операции с такими ценностями, необходимо открыть специальные счета, которые называются забалансовыми. Кроме того, такие счета нужны, чтобы отслеживать бланки строгой отчетности, обязательства по которым еще не исполнены.
Какие забалансовые счета существуют в бюджетных организациях
Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42). Этим бухучет в бюджетных организациях отличается от учета в коммерческих компаниях, для которых предусмотрено всего 11 забалансовых счетов.
Итак, каковы забалансовые счета у бюджетников?
Счет 01. Имущество, полученное в пользование
На нем учитываются недвижимость и другое имущество, которое получено в безвозмездное пользование. Здесь же отражаются транспортные средства в возмездном пользовании (кроме аренды), находящиеся на балансе лизингополучателя. Факт передачи имущества от собственника пользователю закрепляется в акте приема-передачи. В нем же прописывается стоимость объекта, по которой он будет проходить по забалансовому счету 01.
Интересный факт! На забалансовых счетах 01 учитываются экспонаты и коллекции музейного фонда РФ, которые хранятся в государственных и муниципальных музеях.
Счет 02. Матценности, принятые на хранение
На этом счету учитывается целый ряд активов:
- предметы, отправленные на переработку;
- бесхозные вещи;
- списанная в утиль техника;
- имущество, изъятое в качестве компенсации вреда;
- товары, задержанные на таможне;
Имущество принимается на хранение с составлением первичного документа, в котором передающая сторона указывает его стоимость. Если ценности принимаются в одностороннем порядке, указывается условная цена в один рубль.
Счет 03. Бланки строгой отчетности
К таким бланкам относятся:
- т и вкладыши в них;
- шаблоны аттестатов и дипломов;
- свидетельства и сертификаты;
- больничные листы;
- незаполненные квитанции;
Прием, хранение, выбытие, списание этих бланков учитывается на забалансовом счете 03.
Счет 04. Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов
Задолженности учитываются на забалансовом счете после того как специальная комиссия принимает решение об их списании с основного балансового учета. Задолженность будет учитываться, пока имущественное положение должника не изменится и он не погасит долг, либо пока задолженность не будет исполнена или прекращена иным образом, не противоречащим закону.
Счет 05. Матценности, оплаченные по централизованному снабжению
Таким счетом могут пользоваться учреждения-грузополучатели, которые отгружают матценности, а затем передают их заказчикам. На забалансовом счете грузы отражаются по закупочной цене, а затем списываются по ней же.
Счет 06. Задолженность студентов и учащихся за невозвращенные матценности
Объем долга учитывается как сумма расходов на восстановление старого или покупку нового имущества. Цифры отражаются в карточках по каждому студенту, видам поступлений и ценностей.
Счет 07. Награды, ценные подарки, сувениры
Награды, призы, кубки и знамена ставятся на учет по условной цене в один рубль. Ценные подарки, сувениры и другие предметы, купленные для вознаграждения, отражаются по той стоимости, по которой их покупали.
Счет 08. Неоплаченные путевки
Неоплаченные путевки принимаются на забалансовый счет после истечения срока их хранения в кассе. Они ставятся на учет либо по номиналу, указанному на путевке, либо по условной оценке в один рубль, если номинал отсутствует.
Счет 09. Запчасти к транспортным средствам
Запчасти начинают учитываться на забалансовом счете, после того как с их помощью отремонтируют транспортное средство. В этот момент они списываются с баланса и в течение всего эксплуатационного срока учитываются на забалансовом счете 09.
Счет 10. Обеспечение исполнения обязательств
На этом счете учитывается имущество, полученное учреждением в рамках обеспечительных мер:
- залог;
- поручительство;
- банковская гарантия;
Стоимость такого имущества записывается как сумма тех обязательств, которые оно обеспечивает. По этой же стоимости оно выбывает с забалансового учета.
Счет 11. Государственные и муниципальные гарантии
На этом счете отражаются все виды и суммы гарантий, данных и полученных по тем или иным гражданско-правовым обязательствам. Записи о прибытии и выбытии производятся по тем суммам обязательств, на которые получены гарантии.
Счет 12. Специальное оборудование для выполнения научных исследований по договорам с заказчиками
Этот счет необходим учреждениям, которые выполняют научно-исследовательскую работу по специальным заказам. На забалансовом счете 12 учитывается оборудование, необходимое для такой работы. Оно прибывает и убывает по стоимости, указанной заказчиком в соответствующем договоре.
Счет 13. Экспериментальные устройства
На этом счете также учитывается оборудование, которое необходимо для научно-исследовательской работы, но при этом относится к категории экспериментального.
Счет 14. Расчетные документы, ожидающие исполнения
На этом счете учитываются все суммы, на которые выданы расчетные документы.
Счет 15. Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия денег на балансе бюджетной организации
На этом счете учитываются все суммы задолженностей, которые бюджетное учреждение не смогло погасить вовремя. Долги выбывают с баланса по истечении срока их погашения, но сохраняются на забалансовом учете.
Счет 16. Переплаты по пенсиям и пособиям из-за неверного применения законов и счетных ошибок
Суммы переплаты ставятся на забалансовый учет на основании ревизий или проверок и числятся там до момента их полного погашения или списания.
Счет 17. Поступления денег
Забалансовый счет 17 открывается как приложение к трем расчетным балансовым счетам. Он необходим для аналитического учета поступления денег, возврата излишне полученных доходов, возврата дебиторской задолженности прошлых лет.
Счет 18. Выбытия денег
Счет открывается в дополнение к тем же расчетным балансовым счетам, что и предыдущий. Он необходим для анализа выбытия денег, возвратов излишних расходов и т.д.
Счет 19. Неизвестные поступления в бюджеты прошлых лет
На счете учитываются даты неизвестных зачислений и уточнения их объемов.
Счет 20. Задолженность, не востребованная кредиторами
На этом счете учитывают суммы долгов, не подтвержденные кредиторами по результатам их ревизий. Они остаются на учете в течение срока исковой давности, а затем списываются в счет доходов бюджетной организации.
Счет 21. Основные активы (до трех тысяч рублей), находящиеся в эксплуатации
На этом счете учитываются основные средства предприятия стоимостью до трех тысяч рублей включительно, которые находятся в активном использовании. Исключение – недвижимость и объекты библиотечного фонда. Средства ставятся на учет по условной стоимости в один рубль.
Счет 22. Матценности, полученные по централизованному снабжению
На этом счете такое имущество учитывается до тех пор, пока поставщик не представит все необходимые документы на снабжение.
Счет 23. Периодика для использования руководством и сотрудниками
Здесь учитываются газеты, журналы и прочая периодика, которую бюджетное учреждение покупает для своих нужд. Учет ведется по условной стоимости в один рубль.
Счет 24. Предметы, отданные в доверительное управление
Счет необходим для контроля над активами, в том числе недвижимыми, передаваемыми в доверительное управление.
Счет 25. Предметы, отданные в аренду
Этот счет нужен для анализа активов, передаваемых в аренду. Он помогает обеспечивать их сохранность и правильное использование. На нем учитываются местоположение имущества, его виды, количество, стоимость.
Счет 26. Предметы, отданные в безвозмездное использование
Здесь учитывается любое имущество, которое бюджетное учреждение отдало кому-то в безвозмездное пользование. Запись производится на основании первичного акта, в котором установлена стоимость передаваемого имущества.
Счет 27. Матценности, выданные трудящимся для личного использования
На этом счете учитываются спецодежда, обмундирование и прочее имущество, которое выдается сотрудникам для исполнения их служебных обязанностей.
Еще четыре счета 30, 31, 40 и 42 считаются дополнительными. На них учитываются:
- денежные транзакции, выполненные через третьих лиц;
- акции, имеющие номинальную стоимость;
- активы, находящиеся в ведении управляющих компаний;
- бюджетные инвестиции, находящиеся в реализации.
Также бюджетные учреждения имеют право заводить и другие забалансовые счета, если им необходимо собрать дополнительную информацию или усилить контроль над имуществом и транзакциями.
