Прогресс организации в основном осуществляется путем определения целей и задач и их выполнением. Стратегическое планирование , которое определяет цели и задачи, это формальный процесс в организации, независимо от ее размера. Будь-то менеджмент проектов, улучшение качества, развитие человеческих ресурсов или разработка продукта, все эти важные составляющие организации, как правило, ведут к выполнению определенных целей и задач.
Достижение поставленных целей и задач в основном зависит от успешного выполнения ряда мероприятий. Они могут выполняться одновременно или же последовательно. Дополнительные мероприятия и задачи часто определяются во время или же в результате завершения поставленных задач. Конечно же, процесс постоянно находится в движении и требует постоянного анализа и оценки сроков выполнения и обязательств.
Менеджмент и постоянный контроль мероприятий, ведущих к определенной цели, принимает различные формы. Процессы, которые используют организации, бывают совершенно разные: от таких, что не обладают формальной структурой и до всеобъемлющих компьютерных систем управления информацией. Однако, наиболее распространенный среди организаций процесс, использует определенную форму составления плана действий.
Рисунок 1 показывает основное описание процесса составления плана действий. Планы действий различаются по формату и содержанию – от простых чек-листов и до сложных таблиц с поддержкой макросов.
Рис. 1 Процесс составления плана действий
Неэффективные планы действий
Многие планы действий не приводят к выполнению указанных задач и мероприятий в установленные сроки. На основе анализа планов действия, которые использовались одной организацией и ее поставщиками на протяжении 10-летнего периода были составлены 10 причин неэффективных планов действий:
- Цели или задачи четко не определены. План действий не содержит четкие цели или задачи, описывая только то, что необходимо выполнить с помощью перечисленных действий. Четко установленная задача необходима для управления процессом и проверки актуальности последующих действий. Президент США Д.Кеннеди привел прекрасный пример в 1961, когда он постановил «…цель до конца этого десятилетия состоит в высадке человека на Луну и его благополучном возвращении на Землю» [ 1 ] . Было совершенно ясно, что должно быть достигнуто на протяжении определенного периода времени. И наоборот, цель «улучшение качества на 50%» не содержит информации, достаточной для ее выполнения.
- Обозначенные действия являются только желанием . Обозначенные действия часто не являются краткими, направленными на описание того, что именно должно быть выполнено. Вместо этого имеется только общее заявление о том, что надеются достигнуть. Например, «проведение обучение относительно концепции (сортируй, систематизируй, содержи в чистоте, стандартизируй и стабилизируй) для организации рабочего места»
- Чья-то догадка часто используется для определения установленных сроков. Намеченные даты выполнения часто являются не реальными и не учитывают ограниченность ресурсов. Даты в основном базируются на предписании менеджера или же другого лица, который имеет власть над теми, кому поручено выполнить задание. Нереальные даты становятся очевидными тогда, когда сроки выполнения неоднократно продлеваются.
- Отсутствие проверки исполнения . После того как план действия составлен и распространен среди тех, кто будет его выполнять, не проводится последующих проверок хода его выполнения до тех пор, пока не будет проведено формальное рассмотрение, как правило, это составляет период от одной недели и до одного месяца после того как издан план действий.
- Собрания по рассмотрению превращаются в сессии по решению проблем. Отсутствие эффективных проверок исполнения между собраниями приводит к тому, что запланированные собрания по рассмотрению становятся форумом по обсуждению, расследованию и анализу, которые должны быть проведены до собрания.
- Поиск виновных . Общая проблема, которая встречается в планах действий, это возложение ответственности за выполнение пункта плана более чем на одного человека. Иногда назначается целый отдел или рабочая группа. Но только один человек должен быть ответственен за выполнение каждого этапа. Хотя команда может работать на выполнение поставленной задачи, но только отдельный человек должен нести ответственность за каждый шаг. Неспособность привязать действия к одному лицу часто ведет к путанице и значительно снижает подотчетность.
- «Постоянно» становиться временем по умолчанию . Запись «постоянно» в графе «Дата выполнения» является явным признаком того, что установленное действие не является специальным для устранения обнаруженной трудности. Наоборот, действие – это часть нормального процесса, который видимо, не проходил положенным образом или же был непоследователен. Причины, по которым он проходил неправильно или непоследовательно, первым делом должны быть установлены для определения действий необходимых для обеспечения постоянного улучшения.
- Ответственность определяется позже . Указание того, что ответственность будет определена позже, часто используется тогда, когда никто в группе не желает или не способен принять на себя обязательства по выполнению действий. Так же это может указывать на недостаток ресурсов.
- «Я не знал, что меня назначили ответственным за выполнение действия» . Часто это утверждение можно услышать, когда для выполнения действия назначен человек, который не присутствовал во время создания плана и не был в дальнейшем с ним ознакомлен.
- Никто не помнит, что означает пункт действия и почему он был добавлен . Итак, вы просто удалите этот пункт, не так ли? Плохо сформулированный этап мероприятия в сочетании с отсутствием одобрения человека, который ответственен за его выполнение, имеет вероятность того, что превратится в требование, первоначальные причины создания которого никто не может вспомнить. Единственный выход – это удалить его из плана. Все это сигнализирует о том, что процесс определения и разработки плана действий является полностью неэффективным.
Рационализация целей
Помимо того, что план должен основываться на четко сформулированных целях, также должны быть обозначены сроки, в которые они должны быть выполнены. Общей проблемой является то, что цели четко не описаны, а иногда и вовсе не определены. Хотя важно осознавать, что четкое определение цели не достаточно для гарантии того, что план действий будет стимулировать достижение желаемого результата. Не менее важно, чтобы лица, работающие над выполнением плана действий, верили, что цель является реальной и достижимой.
Для этого, цель должна быть рационализирована. Должен быть проведен анализ для понимания разницы между текущим состоянием и желаемым. Причина достижения желаемого результата должна быть понятна для отдельных лиц или группы, которые ответственны за ее выполнение. Отдельное лицо или группа должны верить, что цель является достижимой, основываясь на рациональной оценке фактов, имеющихся данных и информации.
Например, менеджмент может установить цель: снизить запасы готовой продукции до половины ее текущего уровня. Обоснование этой цели может быть следующее: пространство на полу, которое используется для хранения продукции необходимо для других целей. Альтернативой по созданию необходимого пространства путем уменьшения запасов является более дорогая возможность расширения этого пространства.
Постоянное проведение сокращения запасов должно быть главной целью каждой организации, но фактические уровни запасов, как привило, основаны на текущем производственном плане и эффективны в сочетании с стабильностью и нестабильностью запланированного спроса.
Для определения конструктивных действий, которые приведут к достижению цели, каждый член команды должен понимать и верить, что конечный результат не создаст дополнительных рисков и не повысить их рабочую нагрузку. Поэтому, потенциальное воздействие предлагаемой цели должно быть тщательно оценено и понято.
Менеджмент должен признать любые последствия, выявленные командой и предпринять соответствующие действия для гарантии того, что текущие процессы и характеристики не будут поставлены под угрозу в результате достижения цели.
В случае приведенного ранее примера, опасения относительно влияния сокращения запасов на способность удовлетворять спрос потребителя должны быть обозначены как трудности и решены с помощью плана действий. Кроме того ограничения производства, такие как объем и сроки поставки сырья, также необходимо рассмотреть.
Рационализация может привести к определению других целей, которые необходимо завершить для выполнения цели по сокращению запасов. Этот уровень понимания является необходимым для получения поддержки команды, без которой процесс выполнения плана действий оказывается под серьезной угрозой.
Обозначение трудностей
Перед тем как определить специфические этапы действий, важные для достижения поставленной цели, полезно идентифицировать все трудностей, решение которых необходимо. Идентифицированные трудности имеют преимущество в том, что разбивают цель на более мелкие, лучше управляемые элементы, а также обеспечивают четкие цели для последующих этапов действий, что содержатся в плане действий.
Итак, что же такое трудность? С точки зрения плана действий, трудность это что-то, что должно быть решено для достижения общей цели или задачи и может быть устранено путем выполнения определенных действий. Другими словами, трудность можно рассматривать как препятствие на пути прогресса: что-то для чего решение известно, но что требует выполнения конкретных мер.
Например, несоответствие: «недостаточно контейнеров выделяются на обеспечение запланированного процесса перевозки». Этапы действий могут включать определение точного количества доступных контейнеров, определение количества контейнеров, необходимых для обеспечения перевозок, получение одобрения расходов, при необходимости заказ дополнительных контейнеров и определение места их хранения.
Трудность это не то же самое, что и проблема, но проблемы тоже часто идентифицируются и требуют решения для выполнения поставленных целей и задач. В этой ситуации трудности, идентифицированные в плане действий, становятся средствами решения проблем, а не самой постановкой проблемы. Действия по решению проблем могут быть идентифицированы как этапы действий.
Часто команда начинает с перечисления требуемых действий, основываясь на собственном понимании трудности. Если трудности четко не указаны в плане действий, то может возникнуть две проблемы:
- Не четкое указание трудности может привести к непониманию или разнице в интерпретации некоторыми членами команды. Это же в свою очередь, приводит к конфликтам или конфузам во время последующего контроля над выполнением или заседания при анализе высшим руководством.
- Группировка последовательных этапов действий с теми действиями, которые относятся к конкретной проблеме во время разработки плана действий, обеспечивает ясную картину о ходе прогресса.
Этапы действий
Действие может быть определено как процесс делания чего-либо, в основном для достижения определенной цели. Общая проблема, которая, встречается в плане действий, это то, что заявленные действия не являются конкретными и имеют общий характер.
Например, «проведение обучения в связи с использованием нового оборудования». Для выполнения этого действия могут потребоваться несколько этапов. Это может включать подготовку учебных материалов и вспомогательных средств, определение места проведения и создание графика.
Поэтому для оказания помощи при формулировке утверждений, название столбца в плане действий следует читать как «этап действия», а не просто «действие».
Как показано на рисунке 2, этап действия можно считать ступенькой лестницы. Успешно выполненный один шаг дает возможность следующего шага. Завершение последующих этапов ведет к устранению трудности. Это также объясняет, почему важно определять трудности и привязывать этапы действий к каждой из них. Часто для выполнения поставленной задачи или цели необходима более чем одна лестница.
Рис. 1 Лестница трудности
Для эффективности каждый этап действия должен начинаться с глагола и сопровождаться существительным. Например, «помыть машину». В общем, чем кратче формулировка этапа действия, тем больше вероятность того, что он будет выполнен. Так как его легче понять, а выполнение можно легко оценивать и подтверждать.
Графа, которую иногда включают в план действий это «Как это измеряется?». Цель этой графы - это определение метода, которым будет подтверждено выполнение каждого пункта действия. Примеры включают графики, диаграммы, отчеты и аудиты. В наличии этой графы нет необходимости, если действия для решения трудности разделяются на более мелкие этапы.
Процесс разбивания действия, необходимого для решения трудности, на этапы порученный только одному лицу это ключ к эффективности планов действий:
- Процесс мышления, необходимый для определения конкретных действий, обеспечивает лучшее понимание именно того, что требуется.
- Это позволяет идентифицировать того, на кого необходимо возложить ответственность за выполнение каждого шага. Часто, возникает осознание того, что в это вовлечены несколько человек. Когда выполнение действия поручается более чем одному человеку, то это явный признак того, что действие не было разбито на достаточно маленькие этапы.
- Определение конкретных пунктов действий идентифицирует потенциальные препятствия или другие трудности, которые часто не заметны при общей формулировке действия
Фокусировка на ответственности и контроль над выполнением
Другой путь к эффективности планов действий это назначение реального времени выполнения и ответственности за каждый этап. При определении этапа важно получит согласие от лица, назначенного на выполнение этого шага. Несмотря на то, что требуемые действия могут четко входить в обязанности и ответственность определенного лица или должности, произвольное назначение ответственности без предыдущего согласования, может привести к снижению важности этого действия или даже стать причиной сознательного игнорирования.
Также конечное время выполнения не должно базироваться на общем времени выполнения цели. Конечная дата должна быть определена ответственным лицом. Указание даты, при определении которой не учитывались необходимые ресурсы или другие ограничения вряд ли будет выполнена.
Часто можно увидеть, что конечная дата завершения переносится, так как первоначальные ожидания были не реалистичными.
Пожалуй, самая важная причина неэффективных планов действий заключается в непостоянном или полном отсутствии контроля над выполнением, который означает постоянное понимание ответственности человека за выполнение конкретного этапа. Для проведения ежедневного сравнения фактической реализации и запланированной деятельности по отношению к обещанной дате выполнения этапа, требует соблюдения дисциплины со стороны ответственного.
План действий должен использоваться как обычное руководство для установления графиков и планирования деятельности. Контроль над выполнением также означает надзор со стороны высшего руководства. В рамках широкой ответственности высшего руководства за установление приоритетов, сохранение фокусировки и обеспечение ресурсами, регулярный мониторинг планов действий стимулирует дисциплину, необходимую для эффективности планов действий.
Анализ со стороны руководства
Наблюдение за использованием планов действий обнаружило отсутствие явного закрытия или оценки эффективности плана действия относительно выполнения первоначальной цели или задачи. Планы действий, как правило, заброшены, забыты или заменены новыми после выполнения цели или задачи. Это нарушает методику постоянного улучшения «планируй-делай-проверяй-действуй» и это вероятная причина того, что процесс планирования действий не улучшается.
Законченные планы действий должны быть оценены для определения того, насколько они были эффективны при достижении установленной цели. Это можно легко выполнить с помощью измерения ключевых данных и графического отображения результатов. Пример лепестковой диаграммы на рисунке 3 показывает выполнение пяти атрибутов законченного плана действий. Любое значение в точке ниже 10 указывает на возможность улучшения. В этом примере, не были установлены ответственности относительно завершения 10% идентифицированных этапов.
Рис. 1 Лепестковая диаграмма
Значение 10 для «все этапы действия были закончены» указывает на то, что отсутствие ответственности, в конечном счете, не повлияло на завершение всех этапов. Отсутствие установленной даты, когда этапы уже определены, однако может серьезно повлиять на его приоритетность и фокусировку.
Еще большее значение имеют данные полученные из рисунка 3: половина этапов действий, для которых была установлена дата выполнения, были не завершены к обещанному сроку. Так как первоначально обещанные даты не были выполнены, 20% из них были изменены, по крайней мере, единожды. Из тех этапов, для которых менялись даты выполнения, только 30% были завершены до пересмотренной даты. Эта информация должна использоваться для определения причин таким образом, чтобы можно было улучшить весь процесс.
«Планируй свою работу, работай согласно плану» - это простая, но очень мощная концепция, для эффективности которой необходима структурированность и дисциплина. Использование планов действий в стандартизированном формате с четкими определениями обеспечивает равномерную структуру, из которой можно получить измеряемый прогресс.
Развивающий курс «Спудей». Задача №7
«Ребята, рад вас видеть сегодня. Как вы уже успели увидеть, тема сегодняшней лекции — . На прошлой лекции вы узнали про . Думаю, большинство из вас уже имеют представление о своих целях. Я долго думал до начала курса, как лучшего всего преподать вам урок о плане действий. Из всей матрицы пришедших в голову вариантов, выбрал метод наглядного примера. Объектом для наглядного примера решил сделать самого себя. Я давно ощущал необходимость глубоких внутренних перемен, но все никак не мог собраться. То одно, то другое, то лень, то четвертое. Дал алмазное обещание самому себе удивить вас. Только так я могу с высокой долей вероятности считать, что вы усвоите урок. Все что со мной произошло — продукт правильной постановки цели и дисциплинированной реализации плана действий. Весь месяц я работал над своим внутренним миром, подсознательными установками и физическим здоровьем тела. Результат месячного труда находится перед вами. Первую часть формулы реализации задуманного вы уже познали на прошлом занятии. Сейчас пришло время раскрыть вторую часть формулы. Внимательно послушайте и запишите тезисно составляющие эффективного плана действий
1. Реалистичность . Помните — реалистичный план действий имеет все шансы быть реализованным. Думайте глобально — действуйте локально. Лучше выполнить реалистичный план за меньший срок от запланированного, нежели не выполнить нереалистичный план.
2. Простота первого шага . Начинайте с того объема запланированных действий, которые вам будет буквально стыдно не выполнить. Смехотворное начало позволяет вам сделать те необходимые первые шаги, с которыми так часто затягивают люди, ссылаясь на мириады причин. Отжаться один раз, прогуляться пять минут, прочитать 2 страницы, вставать на 5 минут раньше, прочитать одну образовательную статью, прочитать одну новость на иностранном языке. Постепенно усложняйте план — 2,3,4,5,10 отжиманий. Найдите тот темп, который будет разжигать в вас желание выполнить план.
3. Запас для непредвиденного . Всегда планируйте реализацию плана действий из расчета непредвиденных обстоятельств. Вы — живой человек. Вы строите план действий для живого создания, которому свойственны осечки, а не для робота.
4. Дисциплина титана . Если вы строите план действий, чтобы успешно его спрятать в папку через неделю — лучше не тратить время на его создание. В современном мире проблема нереализованных целей состоит в том, что люди не находят сил дойти достаточно далеко, чтобы осуществить задуманное.
5. Наслаждение процессом
. Когда вы достигнете цели, скорее всего ваше наслаждение
продлится какое-то ограниченное количество времени и будут поставлены новые цели. Потому изначально стоит построить план действий таким образом, чтобы вы смогли получать удовольствие в процессе его реализации. Никогда не угнетайте себя, когда что-то идет не так — это лишь показатель того, что вы не стоите на месте. Упорство поможет преодолеть любую преграду.
6. Мониторинг действий . Ведите журнал выполненных действий. Когда эта информация собирается в значительном количестве, можно воочию увидеть, как много вы прошли на пути к цели — это непременно придаст сил в движении до победного конца.
7. Спокойствие и уверенность . Выполняя утвержденный вами план действий, вы лепите свое будущее своими же руками. Вы — Невероятные Человечища, которые влияют на свою жизнь. Ваша жизнь — в ваших руках. Будут моменты радости, будут моменты подавленности. Будет удачи, будут трудные задачи. Все это — ситуации, которые испытывают совершенно все люди, которые реализуют свои цели. Чем больше и амбициознее цель, тем больше спокойствия и уверенности вам необходимо иметь для ее воплощения. Какой смысл в том, что вы будете зря тратить свою драгоценную энергию на эмоции и сомнения? Вам даны силы реализовать ту цель, которую ставите перед собой — только покажите себе в реальности, что вы можете довести задуманное до конца.
8. Поощрение успеха . Когда очередной блок плана действий выполнен, откупорьте стеклянную бутылку лимонада, пожмите своей левой рукой свою правую руку, и скажите себе, как вы гордитесь тем очевидным прогрессом, который был достигнут за последнюю неделю. Большие цели реализуются в ежедневных маленьких шагах. Будьте в гармонии с собой. Чичииинь!
9. Анализ процесса . Определите дни, когда вы будете выделять 10 минут для размышлений над журналом проделанной работы по реализации плана действий. Как вам прогресс? Можете ли вы добавить темпа, не переусердствуя при этом? В какой ситуации у вас возникает желание бросить все? С чем это связано? Может, вам хочется спросить совета у друга, как преуспеть в реализации плана? Где особенно хорошо получилось выполнить план? Чем больше вопросов вы себе зададите, тем больше ответов получите. Со временем вы отшлифуете свою способность аналитически мыслить над задачей любого уровня сложности.
10. Мотивация . Вы хотите, чтобы поставленная цель была реализована? Желание реализовать цель — ваша главная мотивация. Точка.
11. Корректировка плана . Вероятны ситуации, когда вам придется поменять план. Это нормально. Делайте взвешенные перемены в плане действий. Ведь вы в самом начале при его составлении хорошо подумали, не так ли? Время может внести свои корректировки, это в порядке вещей. Но цель должна оставаться нетронутой. Если вы начнете менять налево и направо свои цели, то тогда нужно остановиться и честно спросить себя — в цели ли дело, или в чем-то другом?
12. Дробление на мелкие составляющие . Когда перед вами стоит цель — построить металлургический комбинат за 5 лет, вы можете ужаснуться от сути поставленной задачи. Но когда перед вами стоит задача построить меткомбинат, и при этом вам выдают пошаговый план действий на 500 страниц — вы будете более спокойно относиться к задаче. Когда план разбит на мелкие составляющие, мозгу проще поверить в его реализацию, нежели когда план представляется в виде больших блоков задач.
К чему приведет использование плана действий?
В результате практического применения знаний из лекций о постановке целей и плане действий вы кардинально поменяете свою жизнь. Задумываясь о вашей новой цели, вы будете думать категориями «как я это реализую», «что необходимо узнать для этого», «кого можно задействовать в реализации плана», в отличии от банальных «хорошо было бы получить это», «мечтать не вредно ведь» и «эх, эта цель мне не по силам». Вы станете невероятными людьми действия. Это многого стоит..
Тревожный звонок дал знать студентам, что пара закончилась. Задние ряды постепенно выходили из учебного экстаза. Кабанов оказалался славным преподавателем. Уважение ясно читалось в глазах восторженных студентов. «Ребята», — спохватился Кабанов, «вы же догадываетесь, что закрепить полученные знания можно только практикой? Записывайте..»
Основательность есть признак всех преуспевающих людей. Гениальность - это искусство непрерывного тяжелого труда... Все величайшие достижения отмечены пристальным вниманием даже к малейшим деталям.
ЭЛБЕРТ ХАББАРД
Ваше умение ставить цели и составлять план их достижения есть необходимая для успеха основа. Никакое иное умение не окажется для вас столь же полезным для реализации собственного потенциала.
Все основные достижения на сегодняшний день представляют собой «многоэтапные задачи». Они состоят из последовательности шагов, которые нужно пройти. Для получения некоего результата. Даже приготовление блюда по рецепту - тоже многоэтапная задача, ваше умение планировать и успешно справляться с такими задачами позволит вам работать на гораздо более мощных оборотах, чем обычные люди.
Задача планирования - помочь вам превратить вашу цель в четко оформленную, последовательную программу с жестко установленными сроками. К счастью, это умение приходит с практикой. Оно сделает вас одним из самых значительных и влиятельных людей в бизнесе. Чем больше практики, тем естественнее это умение.
Составляем план
К счастью, в предыдущих главах вы уже определили все необходимые для достижения целей ингредиенты, осталось лишь их объединить.
- Вы уже составили точный образ идеального будущего, конечного результата на основе внутренних ценностей. Вы знаете, чего хотите и для чего.
- Вы записали свои цели, расставили приоритеты и определили главную цель своей жизни.
- Вы выбрали критерии оценки и стандарты, чтобы отслеживать прогресс; установили сроки в качестве мишени, в которую вам надо попасть.
- Вы знаете, какие знания и умения вам еще нужны для достижения поставленной цели.
- Вы расставили свои умения в порядке приоритета и разработали план обучения необходимым знаниям для достижения желаемого.
- Вы определили людей, группы и организации, чья помощь и сотрудничество вам могут рано или поздно понадобиться, а также необходимые шаги для завоевания их доверия и поддержки.
Все это время вы делали заметки, поэтому сейчас у вас есть все необходимое для составления плана действий. Теперь вы готовы свести все воедино.
Процесс планирования очень важен
Несколько лет назад «Инкорпорэйшн Мэгэзин» поместил статью об исследовании, в котором участвовали 50 недавно созданных компаний. Половина из них потратила несколько месяцев на разработку полных бизнес-планов, прежде чем выходить на рынок и начинать работу. Вторая половина предпочла обойтись без подробных планов и ограничилась спонтанным реагированием на события по мере необходимости.
Через пару лет исследователи вновь вернулись к компаниям, чтобы определить уровень доходов и степень развития этих компаний. Результаты оказались весьма занятными. Компании, вышедшие на рынок с подробными и тщательно продуманными планами, преуспели гораздо лучше и получали значительно больше прибыли, чем те, кто сделал ставку на спонтанность.
Компании, ринувшиеся с места в карьер, чьи руководители были «слишком заняты», чтобы сесть и хорошо поработать над стратегическим планированием, практически все доживали свои последние дни. Многие уже давно обанкротились и прекратили свое существование.
«Золотой ключик» планирования
Любопытное открытие. Владельцам компаний и фирм задавали один и тот же вопрос: «Как часто в процессе ежедневной работы вы сверяетесь со своим планом?» Практически во всех случаях предприниматели и владельцы бизнесов не заглядывали в планы по несколько месяцев. Составив план, они убирали его в дальний ящик стола, и редко кто доставал до следующего года, когда вновь приходилось заниматься стратегическим планированием.
А важнейшее открытие было следующим: хотя к самому плану обращались редко, сам процесс продумывания и анализа главных элементов бизнеса являлся очень важным для успеха.
Планирование эффективно
Генерала Дуайта Д. Эйзенхауэра после высадки в Нормандии во время Второй мировой войны попросили подробно описать план, предшествовавший высадке. Он ответил так: «Сам план значения не имел, важен был процесс планирования».
На начальном этапе большое значение имеет проработка всех ключевых элементов бизнес-плана. Поэтому Алекс Маккензи, эксперт по тайм-менеджменту, говорил: «Действия без предварительного планирования - причина всякой неудачи».
Старая военная истина гласит: «Никакой план не выдерживает первой встречи с врагом». С первого же дня деловых действий ситуация будет меняться так быстро, что ваш план будет терять актуальность через несколько дней, если не несколько часов. Но ведь важен сам процесс планирования. Скотт МакНили из «Сан Микросистемз» утверждает: «В бизнесе вы каждые три недели спокойно можете выбрасывать в корзинку для бумаг свои предположения».
Условие всех великих достижений
Все преуспевающие люди действуют по написанному плану Величайшим достижениям человечества, от великих пирамид и до масштабных промышленных акций современности, предшествовали подробные планы, тщательно разработанные и продуманные с начала до конца.
По сути, минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут реальной работы. Каждая минута сэкономит вам время, силы и деньги для достижения желаемого результата. Поэтому и говорят: «Неудачный план - это планирование неудачи».
Первая причина неудач - действия без плана. Люди, утверждающие, что они слишком заняты, чтобы планировать, должны быть готовы к лишним ошибкам и густым тратам времени, денег и сил.
Говорят, любое новое бизнес-начинание - это попытка обогнать время. С первых же дней основатели компаний всеми силами пытаются найти способ заработать как можно больше денег, чтобы остаться в бизнесе. Если им удается обнаружить «модель дохода» и получать прибыль, превышающую затраты, такой бизнес выживает и считается успешным. Но если деньги заканчиваются до того, как возникает превышение доходов над расходами, компания, словно самолет при неудачном пикировании, терпит крушение и погибает.
Формула успеха
Предлагаю вам формулу «шесть П» для личного и профессионального успеха. Она звучит так: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».
Семь преимуществ предварительного планирования:
Во-первых, процесс планирования стимулирует вас продумывать мельчайшие вопросы, необходимые для безусловного достижения успеха.
Во-вторых, тщательное продумывание предстоящих действий позволяет эффективно их распланировать в целях экономии времени, денег и усилий.
В-третьих, хорошо продуманный и выверенный план помогает выявить всевозможные недочеты и упущения, которые впоследствии могут оказаться фатальными для вашего бизнеса. Задавайте себе вопросы типа «А что если...» Например: «Что самое худшее может произойти, если я выберу тот или иной способ действия?»
Часто в результате тщательного планирования и анализа мы понимаем, что нельзя достичь поставленной цели при имеющихся ресурсах или времени или при определенных обстоятельствах. Иногда лучшие сделки - те, о которых вы думали в последнюю очередь.
Несколько лет назад мне довелось работать с весьма состоятельным человеком. Он дал мне один бесценный совет: «Всегда легче заварить кашу, чем потом ее расхлебывать».
Думать о затратах времени и средств надо до, а не после.
Найдите слабые места
В-четвертых, предварительное планирование помогает заранее найти слабые места в плане и подстраховаться. Вы сможете обнаружить «роковую ошибку», которая могла бы остаться незамеченной и привести к гибели всей вашей затеи. Вот для этого и необходимо планирование.
ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ПЕРСПЕКТИВЫ
В-пятых, планирование выявляет сильные стороны и потенциальные перспективы, которыми вы можете воспользоваться. Зачастую вы можете не подозревать о своих сильных сторонах, открывающихся в данной ситуации, пока не проведете тщательное планирование.
Сфокусируйте свою энергию
В-шестых, планирование позволяет вам целенаправленно расходовать время, деньги и средства на одну-две основные цели, необходимые для успеха всего мероприятия. Без четкого фокуса вы начнете разбрасываться и тратить силы вхолостую с весьма незначительными результатами.
В-седьмых, планирование сэкономит вам массу часов, месяцев и даже лет бесплодных попыток, разочарований и убережет потери энергии.
Жизненно важная дисциплина
Планирование - это дисциплина, умение, а также привычка и способность. А значит, вы можете ему обучиться и развить до высокого уровня посредством практики и многократного упражнения. Причем овладеть этим умением гораздо проще, чем вы думаете.
Запишите все задания и порядок действий
В самом простом представлении план - это перечень всех необходимых для достижения цели действий. Возьмите лист бумаги и запишите все, что, по-вашему, способствует приближению цели.
Когда вам приходит в голову что-то новое, тут же добавьте это в свой список. Постоянно обновляйте его, просматривайте и корректируйте. Этот список должен стать вашим проектным чертежом для строительства «дома мечты» - достижения идеального результата.
Определение приоритетов и последовательности
Следующий шаг - организация списка в логической последовательности и по приоритетам. Установите, какие задания или действия для вас важнее других. Под номером первым ставьте самое важное задание и далее до конца в порядке убывания.
Таким же образом определите последовательность необходимых действий. Иногда какое-то дело не может быть выполнено, пока не закончено предшествующее. Трудности с одним заданием могут также стать камнем преткновения всего процесса.
Уточните сдерживающий фактор
Зачастую успех вашего плана во многом обусловлен достижением единственной цели: окончания строительства нового офиса, магазина или фабрики, а может быть, презентации нового товара или услуги, а еще достижения определенного объема продаж к конкретному сроку приема на работу нового человека на ключевую должность. Процесс планирования помогает вам определить существенные элементы плана и сосредоточить внимание на жизненно важных заданиях и действиях.
Будьте готовы к неудачам
Ни один план поначалу не совершенен. Первые по пытки достичь желаемого всегда заканчиваются провалом. Этого следует ожидать. Способность спокойно относиться к неудачам и вносить в план нужные коррективы крайне важна для вашего успеха. Постоянно спрашивайте себя: «Что сработает, и что не сработает?» Уделяйте больше внимания тому, что правильно, а не кто прав.
Помните старое высказывание: «Начните с белого листа!» Всякий раз, когда ваш план не сработает, вздохните глубоко, успокойтесь и переделайте план.
Когда у вас возникает проблема, сконцентрируйтесь на решении. Сложности - это часть рабочего процесса, поэтому научитесь реагировать на них эффективно и конструктивно. Если вы не укладываетесь в сроки, задайте себе вопросы: «В чем проблема? В чем еще проблема? Каково решение? Как еще можно решить эту проблему? Что можно сделать сейчас? Каков следующий шаг?»
Кажется, что как только вы делаете первый шаг на пути к цели, вы тут же наталкиваетесь на препятствия, временные трудности, помехи и препоны. Это нормально. Для работы над чем-то новым требуются немалые усилия, но это та цена, которую вам придется заплатить за достижение ваших целей.
Думайте на бумаге
Всегда думайте на бумаге. Постоянно составляйте план всех своих действий и регулярно улучшайте план, пока он не примет совершенный вид.
Помните: планирование - это умение, и ему можно обучиться. Ваша способность думать, планировать, анализировать и инициировать активную деятельность в конце концов приведет вас туда, куда вы стремитесь - в «десятку» лучших. Но на это нужно время.
«Думать на бумаге» можно так: оформите план проекта для достижения многозадачных целей в виде таблицы. При этом вы создаете визуальное представление своей цели и тех шагов, которые вас к ней приведут. Это откроет вам глаза на сильные и слабые стороны проекта.
Проектное планирование
При таком планировании вы пишите дни, недели и месяцы, которые могут потребоваться на завершение проекта, в шапке таблицы. Например, в годовом плане вы записываете названия двенадцати месяцев, начиная с текущего. Это временная строка проекта.
В левую вертикальную колонку в нужной последовательности впишите задания, необходимые для завершения проекта. Каким будет ваш первый шаг? Второй? И так далее.
Внизу правой колонки запишите конечную цель, идеальный результат. Чем яснее вы представляете, к чему стремитесь, тем проще вам будет этого достигнуть.
Горизонтальные графы вы можете использовать для указания необходимого количества времени на то или иное задание. Некоторые из них можно выполнять одновременно, другие - лить последовательно. Одни задания имеют высокую степень приоритетности, другие, наоборот, низкую. Но при помощи таблицы планирования проекта вы сможете наглядно представить свою конечную цель - со всей ясностью и детализацией.
Соберите свою команду
Каждый, отвечающий за выполнение части некоего плана, вовлечен в процесс планирования. Довольно распространенная ошибка - предполагать, будто отдельное задание можно выполнить легко и быстро. И вдруг шок - оказывается, что дело, выглядевшее таким простым и легким, занимает пару месяцев. Сжатые сроки могут заставить вас полностью пересмотреть составленный план.
Один из моих менеджеров решил разослать всем нашим клиентам информационную листовку по поводу нового направления в нашем бизнесе. Он вызвал дизайнера и сообщил, что листовка нужна ему к концу недели.
Каким же было его изумление, когда он узнал, что на профессиональную разработку, дизайн и изготовление листовки вместе с печатью и рассылкой уйдет шесть - восемь недель, и это обойдется в 2 000 долларов. Идея отпала сама собой.
Начиная процесс планирования, вы должны сосредоточиться на четком определении каждого этапа и необходимого для него времени. Это время оптимизма и реализма при составлении плана и достижении целей. На каждом этапе планирования будьте предельно честны с собой, не полагаясь на удачу или случай и не надеясь, что законы природы станет попраны ради вашей выгоды.
Определите возможные помехи
Существует проблема, которую следует решить прежде всего. Самая предварительная главная цель, серьезный фактор, требующий пристального внимания.
Например, многие компании вступают на рынок, расписав все до малейших деталей, кроме процесса профессиональной продажи, приносящего прибыли. Компания продумала стратегическое планирование, аренду офисов, покупку мебели, компьютеров и промышленного оборудования, наняла штат сотрудников, завела бухгалтерские книги и начала проводить рекламные акции. Но процесс продажи подкачал: он не был продуман, и через несколько месяцев или даже недель компания оказалась на мели. В большой степени это то, что превращает маленький камешек преткновения в мощную бомбу, оставляющую позади себя руины.
Промежуточные результаты
Определите промежуточные результаты, которые вам необходимо достичь на каждом этапе пути. Можете ли вы распределить их по приоритетности и выполнить точно в срок? Каков ваш план на случай неполадок или форс-мажорных обстоятельств? Есть ли у вас запасной план? Что будете делать, если окажется, что для выполнения задания требуется гораздо больше средств и времени? Вам Должна быть знакома фраза: «Великая жизнь, как и великий корабль, не должна зависеть от одной надежды, как от одной мачты».
Планирование - ключ к успеху
Сам факт планирования повышает качество всего процесса Достижения цели. Чем тщательнее и детальнее разработан вами предварительный план на старте, тем успешнее и ярче ваш финиш. Чем качественнее ваше планирование, тем больше идей и возможностей вы можете воплотить.
Умение точно определить свое желание, записать его, составить план и работать в согласии с ним - это ключ к личностному росту, эффективности и высокому темпу прогресса. Все эти умение - вполне реально освоить и усовершенствовать. В самые короткие сроки вы сможете изменить жизнь и бизнес, удвоить доход и объемы продаж, реализовать свои мечты и природный потенциал.
Составьте план
- Составьте перечень всех действий, ведущих к вашей цели, и постарайтесь ничего не упустить.
- Распишите все его пункты по приоритетам: от самого важного задания до самого наименее значимого.
- Организуйте список в логической последовательности. Что нужно выполнить в первую очередь, а что во вторую?
- Подсчитайте, сколько времени и денег потребуется для завершения задания. Располагаете ли вы всем необходимым?
- Творчески перерабатывайте свой план, особенно когда получаете новую информацию или когда дела идут не так, как вы ожидали. Будьте настроены на возможность корректив.
План - это список действий, которые необходимо совершить для достижения запланированного результата, составленный в порядке приоритетности и хронологии.
Поскольку путь к большой цели делится на небольшие отрезки, или этапы, ваш план также следует разбить на части, соответствующие этапам. Каждая часть должна содержать в себе последовательность действий, выполнение которых необходимо для реализации промежуточной цели.
На каждом из этапов очень важно определять приоритетность действий по отношению друг к другу и ранжировать их по принципу важности для достижения результата, от самого значимого к наименее существенному.
Создание плана действий является одним из ключевых моментов. Без хорошего плана все ваши устремления, скорее всего, так и не соприкоснутся с реальностью - они разобьются о быт, ежедневную суету, или вас отбросит назад столкновение с первым же препятствием.
План действий значительно увеличивает ваши шансы благополучно прийти к цели. Хороший план является дорогой, по которой можно двигаться легко и непринужденно, как по широкому шоссе с хорошим покрытием, понятной разметкой и указателями.
Для того чтобы продумать грамотный план, все, что вам требуется, - это лист бумаги, ручка и ваша цель. И время, поскольку ваш план должен быть взвешенным и тщательно обдуманным. Постарайтесь учесть все нюансы, по максимуму предусмотреть все непредвиденности и сюрпризы - как приятные, так и неприятные. Лучше потратить значительное время на составление плана, но постараться продумать и просчитать все возможные варианты развития событий, чем впоследствии «топтаться на месте», потеряв направление движения.
Работая над планом, есть смысл учитывать некоторые простые правила. С их помощью вы затратите для его составления значительно меньше времени и усилий и сможете уберечь себя от ошибок.
1. Ваш план должен быть реалистичным.
Мало иметь реалистичную, достижимую цель. Необходимо продумать алгоритм действий, реализовав который вы действительно сможете добиться задуманного.
Не стоит переоценивать свои возможности. Если ваша задача - в совершенстве овладеть английским языком, нет смысла ограничивать себя сроком в один месяц или отводить для этих занятий полчаса в день.
2. Ваш план должен быть записан на бумаге.
Все, что не записано, скорее всего, никогда не будет сделано. Я уже несколько раз приводила аргументы в пользу письменного изложения всего, что связано с вашими целями и планами по их достижению.
План - это инструкция, которую вы составляете для самих себя. Вы не сможете предусмотреть всего, если будете лишь размышлять о том, что собираетесь сделать. Только записанный на бумаге план даст вам целостное представление о том, что вы намереваетесь осуществить. Одного взгляда на этот документ может быть достаточно, чтобы увидеть «слабые места» вашего плана, понять, где вы были неточны или чересчур оптимистичны, определить, что требует доработки и усовершенствования.
3. Ваш план должен быть конкретным.
Ваш план должен содержать четкое перечисление конкретных действий, которые вы планируете совершить в заданные сроки в определенной последовательности в соответствии с понятными вам критериями успешности.
Фраза «я сделаю то и это, а потом подумаю», даже если вы записали ее на листе бумаги, планом ни в коем случае не является.
4. Четкие и ясные формулировки.
Перед тем как что то включить в свой план, тщательно взвесьте, что именно вы собираетесь сделать, а затем найдите для этого действия адекватную форму. Не допускайте расплывчатых формулировок и излишней многословности - «вода» в плане только мешает. Если вы не в состоянии четко и ясно сформулировать запланированные действия, это значит, что вы на данный момент не слишком хорошо понимаете, что собираетесь делать.
Не торопитесь, найдите правильные слова, которые будут максимально точно передавать тот смысл, который вы в них вкладываете.
5. Сроки и результаты.
Помимо сроков, в рамках которых вы планируете добиться желаемого на всех этапах вашего плана, необходимо описать, какой именно результат вы планируете получить как по истечении каждого из намеченных этапов, так и после того, как вы реализуете ваш план целиком.
Постарайтесь найти четкие критерии, которые помогут вам понять, насколько близко вы смогли приблизиться к цели.
6. Ресурсы.
Не забудьте отразить в своем плане, как вы собираетесь использовать все доступные вам средства достижения цели, держите под рукой ваш список ресурсов, который вы составляли до этого.
Обидно потратить кучу сил и времени, а потом осознать, что, если бы вы не забыли использовать тот или иной ресурс, вы добились бы желаемого намного быстрее.
7. Препятствия.
Хороший план должен включать прогноз относительно всех возможных проблем и препятствий, с которыми вы можете столкнуться. Также имеет смысл предварительно разработать необходимые меры по решению этих проблем и преодолению этих препятствий.
8. План Б.
К любому результату можно прийти несколькими способами. Составляя свой план действий, ориентируйтесь на самый лучший - быстрый, надежный и эффективный. Но, поскольку на пути к цели всегда есть место препятствиям, иногда непреодолимым, наметьте для себя альтернативные варианты достижения желаемого. Это необходимо для того, чтобы вы не были полностью дезориентированы, если у вас что то не получится с первого раза. Если у вас будет план Б, вы всегда сможете быстро на него переключиться и продолжить движение к цели практически без остановки.
9. Мнение со стороны.
Подумайте, кто может дать вам грамотную обратную связь по поводу вашего плана действий. Чья оценка была бы для вас важна? Покажите свой план этому человеку или людям, внимательно выслушайте их комментарии и конструктивные замечания.
10. Сожгите мосты.
Заранее примите решение, что ничто не заставит вас отступить. Будьте настойчивы и тверды. Гоните прочь мысли о неудачах - мыслите позитивно! У вас все получится, если вы этого хотите.
НИКОГДА НЕ СДАВАЙТЕСЬ!
Когда вы двигаетесь к цели, способной привести вас к вашей мечте, весь мир оказывается на вашей стороне. Не помышляйте о сдаче позиций, держитесь, что бы ни случилось. Если вы заранее решили, что никогда не будете сдаваться, вы обязательно придете к успеху.
Перечисленные выше правила смогут значительно облегчить вам задачу по составлению грамотного плана действий. Но помните, что ваш план время от времени будет меняться - жизнь вносит свои коррективы, особенно если вы движетесь к большой, значимой цели. Всегда существует больше вариантов, чем мы можем предугадать.
На самом деле хороший план - это полпути к цели. Ведь вы уже все продумали, предусмотрели все возможные нюансы и варианты.
Теперь - приступайте к его осуществлению. Самое сложное вы уже сделали - вы смогли услышать себя, поняли, чего вам на самом деле хочется, сформулировали намерение, нашли правильную цель и составили грамотный план действий.
Вы очень близки к желаемому. Главное - не останавливайтесь!
Из инета
Люди склонны делить всё происходящее в их жизни на важное и неважное. То, что вы более всего цените, должно стать основой вашего финансового плана.
Прежде всего, нужно разобраться в своих приоритетах, чтобы в дальнейшем использовать их для достижения своих целей - касается ли это вашего финансового благополучия или личной жизни в целом. Существует много видов планирования. Главное, что нужно сделать, - это выбрать подходящий для вас вид планирования и придерживаться его. Вот одна из моделей составления плана, состоящая из четырех этапов.
1. Определите свои потребности
Проведите анализ своего текущего финансового положения и постарайтесь всесторонне его оценить. Можно назвать это - "проверка остатков на складе" или "ревизия". Неважно, как вы назовете данный этап, главное - не пропускайте его!
Определите для себя, что относится к разряду желаний, а что - к разряду потребностей. Составьте два списка: список "ЖЕЛАНИЯ" и список "ПОТРЕБНОСТИ".
Перед тем как вписать что-то в один из этих списков, задайте себе следующие вопросы:
- Почему мне этого хочется?
- Почему я в этом нуждаюсь?
- Что изменится, если это у меня появится?
- Какие перемены (к лучшему или к худшему) произойдут, если я это куплю?
- А что является поистине важным для меня?
- А соответствует ли это моим главным жизненным ценностям и приоритетам?
2. Поставьте перед собой цель
Планируя свою жизнь, выбирайте в качестве целей ваши ПОТРЕБНОСТИ.
Цель - это конкретная задача, для решения которой сосредоточены максимальные усилия. Необходимо ставить перед собой краткосрочные и долгосрочные задачи: на день, неделю, год и на всю жизнь.
Выбор финансовых целей
Вы достигнете финансового благополучия на долгие годы, если сумеете правильно планировать свои финансовые цели.
"А чем я хочу заняться завтра?" - Ответив на этот вопрос, вы поставите перед собой краткосрочную цель.
Есть цели, для достижения которых требуется год или даже больше - например, накопление средств на отпуск или на выплату небольших долгов.
К краткосрочным обычно относят цели со сроками до двух - пяти лет. Долгосрочные цели требуют составления финансовых планов на более длительный период - более пяти лет. К долгосрочным можно, например, отнести план накопления дополнительной пенсии, отложения средств на высшее образование детей или покупку дачи.
Ваши финансовые цели должны быть:
Конкретны
Конкретность
Правильно поставленные цели всегда достаточно конкретны и определяют последующие действия. Например: накопить достаточно денег на покупку холодильника (а не просто начать копить деньги).
- Измеримы
Измеримость
Надо понимать, что конкретно нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели, а также знать, насколько вы уже приблизились к выполнению намеченного плана.
Например: холодильник стоит 20 000руб., а у вас уже есть 10 000руб., - значит, осталось накопить еще 10 000руб.
Цели типа "хочу иметь больше денег" практически недостижимы. Такие расплывчатые формулировки, настолько неопределенны, что вы даже сами не узнаете, как и когда вы эту цель достигнете!
- Достижимы
Достижимость
Ваши последующие действия должны быть реально возможными. Например: я знаю, что для достижения этой цели мне потребуется один год.
- Насущны
Насущность
Поставленные цели должны соответствовать здравому смыслу. Не следует прилагать усилий для достижения цели, которая не отвечает вашим потребностям. Например: если вы не уверены, что вам одномоментно надо купить 18 пар туфель - зачем копить для этого деньги?
- Определенны по времени
Определенность (по времени)
Старайтесь достичь намеченных результатов к определенной дате. Например: мастер сказал, что мой старый холодильник не проработает больше года - значит, мне необходимо накопить на холодильник месяцев за шесть-восемь, не больше.
3. Составьте "план жизни"
Важно, чтобы вы начали составлять план на всю жизнь. Задайте себе вопрос: "Чего я хочу достичь через пять, десять, двадцать лет?"
Задумавшись над таким вопросом, вы сможете представить себе те действия и поступки, которые необходимо будет совершить. Чем больше этапов в достижении намеченного вы можете конкретизировать, тем больших успехов добьетесь. Затем продумайте очередность шагов, намечая, что следует сделать в первую, вторую очередь и так далее.
4. Составьте план действий
Первый шаг к намеченной цели - составление плана действий. Наличие плана само по себе еще не означает, что цель будет достигнута, однако очень важно при составлении плана действий подтвердить намеченные цели. Для этого составляют список целей. Эксперты в этой области говорят, что лучше всего этот список вывесить на видном месте дома или на работе. Однако можно просто проговорить свои цели вслух. Можно рассказать о них своим близким друзьям. Перечитывая записанные на бумаге цели, вы способствуете их претворению в жизнь.
Количество показов: 49516
